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客户档案管理办法 【B-304-043】 第一章 总 则 第一条 为加强公司对客户档案的科学管理，提高营销效率，拓展资源渠道，扩大市场占有率，更好地为公司各部门提供客户资料的查询、借阅等服务，实现资源共享，特制定本办法。 第二条 本办法旨在公司对经营业务活动中往来客户的档案进行归集与管理。 第二章 职 责 第三条 业务管理部（以下简称业务部）为客户档案管理的主管部门，负责制订客户档案管理办法，并组织实施和监督检查。 第四条 各营销部为客户资料的采集部门，负责客户资料的收集、整理、汇总，并及时将整理完成的资料移交至业务部留存。 第五条 财务部为客户资产的审核部门，负责客户赊销额度、预付款的管理，并在年终将整理完成的资料移交至业务部留存。 第三章 档案的内容 第六条 客户基础资料。主要包括客户的名称、地址、电话；银行账户、税务登记证、营业执照、法人代表等方面。 第七条 客户特征资料。主要包括该客户服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、资产规模、经营管理特点等方面。 第八条 客户业务资料。主要包括与公司交往时间，经营品种，目前及以往的进货、销售实绩、与其他竞争公司的关系、与公司的业务联系及合作态度等。 第九条 客户信用资料。主要包括与该客户往来的状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。 第十条 其他资料。主要包括除以上资料外、需要妥善保管的其他资料。 第四章 收集和整理 第十一条 填写“供方（外包方）调查评定表”（见附表一）和“销售客户信息资料表”（见附表二） 由各对口营销员负责，通过客户访问、向客户寄送信息资料表、市场调查等方式全面收集、整理、汇总客户资料，并对收集汇总后的资料进行审核，确保资料的真实性和可靠性。 “供方（外包方）调查评定表”和“销售客户信息资料表”客户填写部分，应由客户填写后加盖公章，交给对口营销员，营销员再填写表内的其他内容，完成表格。 第十二条 形成客户资产分析数据 由资产财务部负责对客户资产等情况进行分析，并提供客户赊销额度和执行情况、预付款等数据资料。资产财务部在提供数据资料的同时，对该数据形成时的原因进行说明。 第十三条 建立客户资料数据库 1．由资产财务部进货付款员，负责将各营销部审核通过后的客户信息资料录入英克系统。如客户信息资料发生变化，应及时更新英克系统内的数据。 2．由业务部计算机管理员负责对英克系统内的客户数据进行筛选、排序，建立重点客户资料数据库，按月对进、销数量、金额等情况进行汇总，以便于公司管理者更直观、更清晰地了解客户资料信息。 第五章 归档和清理 第十四条 各营销部经理对需要归档的客户资料，应在营销员审核的基础上进行复核，并签字确认，复核通过后的资料方可移交业务部归档。 第十五条 资产财务部经理应对提供的客户资料数据进行审核，并签字确认，然后移交至业务部归档。 第十六条 业务部应对各营销部、资产财务部移交来的归档资料进行编号整理后装订成册，并编制档案目录，按照档案存储规定保存。 第十七条 各部对归档后的资料如需补充或更新，应及时将新的资料整理后，送交业务部予以替换。 第十八条 客户档案的清理。业务部应定期将超过保存期限的各类档案进行登记造册，经对口营销部认可及总经理室批准后，由两个人负责按规定销毁，并在销毁册上签字盖章。 第六章 借阅和保密 第十九条 客户档案的借阅 1．业务部应编制档案目录、索引等检索工具，为档案借阅者提供方便。 2．凡需借阅档案者，都应根据规定办理档案借阅手续。总经理、营销部经理有权查阅所有客户档案；营销员有权借阅自己所对口客户的档案；营销员借阅他人所对口客户的档案时，或其他部门经理借阅客户档案时，须经档案对口的营销部经理或总经理批准后方可借阅。 第二十条 客户档案的保密。客户档案属公司保密资料，仅供内部使用，严禁外泄。离职、退休人员应在离开公司前办妥客户档案交接手续，并自觉遵守档案保密规定。 第七章 附 则 第二十一条 本办法由业务管理部负责解释。 第二十二条 本办法自发文之日起执行。 第二十三条 附表一：供方（外包方）调查评定表； 附表二：销售客户信息资料表。 第二十四条 附：客户档案管理流程（YW－4）。 附表一：供方（外包方）调查评定表 供方（外包方）调查评定表 企业名称(公章) 企业英文名 工商注册号 企业类型 注册地址 邮政编码 法定代表人 员工总人数 人，其中：技术人员 人；工人 人 联系电话 注册资本 传真电话 企业E-mail 企业网站 统计证号 企业成立时间 经营期限 上年产值 或营业额 万元 上年利润总额 万元 生产经营 范 围 企业