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档案管理办法 【B-118-017】 第一章 总 则 第一条 为加强档案工作，逐步实现档案工作的规范化、科学化管理，有效地为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。 第二条 档案是指企业在管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有利于档案的利用。 第三条 文件材料的归档工作应纳入企业的工作计划；纳入各部门的管理制度；纳入管理人员的职责范围。 第四条 文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。 第五条 综合部为公司档案管理工作的主管部门，负责制订档案管理办法，并组织实施和监督检查。其他各部门均为立卷单位，立卷单位应指定专人，做好本部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作。 第二章 档案工作的基本职责和任务 第六条 分管档案工作领导的职责和任务 1．贯彻国家有关档案管理的法律、法规及上级主管机关对档案工作的要求，将档案工作纳入公司的发展规划和工作计划，纳入公司与各部门的日常管理之中。 2．审定各项档案管理制度并督促执行，协调档案工作与公司各项工作的关系，帮助解决档案工作的实际问题，保证档案工作与其他工作协调发展。 第七条 综合部档案工作人员的职责和任务 1．贯彻和督促执行档案分类、归档、保管、借阅、保密等项制度。 2．负责接收并统一管理公司在各项工作活动中形成的各种载体的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案。 3．对公司各职能部门与企业文件材料的形成、积累和整理、归档工作进行指导。 第八条 公司各部门档案人员的职责和任务 1．具体落实公司关于档案工作的各项规章制度。各部门应指定一名专人负责所在部门各类文件资料的管理，并在规定时间内负责与综合部档案员对接。 2．负责本部门在工作中形成的有保存价值的各种载体等档案材料的收集、管理、预立卷保管工作。即按照“立卷类目”及预立卷要求，负责本部门平时档案的预立卷、组卷、归卷，保证案卷的完整、准确、系统。 3．每年度终了，填写档案材料移交目录，并将初步组卷后的档案材料送部门负责人审查、签字后，于次年三月前移交综合部档案室（下称“档案室”）。 第三章 立卷与归档 第九条 立卷与归档是指公司各部门将本部门处理完毕的文件分类整理立卷，定期移交给档案室集中保存。 1．各部门要建立健全收发文制度，并确定专人负责文书处理工作，收发文要统一登记、编号。在登记时，可根据“立卷类目”将需要归档的文件左上角用铅笔标明该归的条款号。承办文件要有记录，办理完毕的文书材料（包括内部形成的文件）要定期清理、分类预立卷、统一保管。 2．及时做好文书材料的收集、整理、归档工作是文书处理工作的重要环节，也是做好档案工作的基础，各部门领导应重视档案工作，并由部门负责人分管档案工作。 第十条 立卷分工 1．由上级部门下达的文、电材料，属综合性的，由综合部立卷归档。 2．属专业性或具体业务性的文件材料，由承办部门立卷归档。 3．各部门以公司名义发文或以部门名义发文，由部门立卷归档，发文均应保存三份。 4．由两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档。 5．公司召开的各类会议所形成的文件材料，由综合部统一立卷归档。 6．各职能部门召开的专门会议所形成的文件材料，由主办部门立卷归档。 7．重要的来信来访材料，由综合部立卷归档。 第十一条 归档范围 办理完毕的具有保存和查考利用价值的各种文书材料，包括党、政、工、团以及各职能部门、公司的工作形成的多种形式和载体的文件材料均应归档。主要有：收发电文、上级来文、请示、报告、上级批复、计划、总结、情况反映、简报、重要会议记录、会议纪要、调查报告、访问记录、合同、协议、契约、公司的各类相关营业执照、组织机构代码证及各类经济信息、广告宣传、各种统计报表、规章制度、机构设置、奖金分配方案、职工奖惩、干部任免、人民来信以及本单位领导人进行重要活动的照片、录音、录像、讲话稿等等。另外，财务档案及科技档案所包括的归档内容，如财务凭证账册及票据、基建图纸及设备图纸等，也须由部门档案管理人员收集整理后归档。 电子文件的档案管理按《电子文件档案管理规定》（详见附件）执行。 第十二条 归档时间 1．凡办理完毕的文书材料要做到年年清，不得借故拖延和积压，为减少年终工作压力，一般要求第二年三月份前完成上一年的文书材料归档工作。 2．对于重要会议或专项工作，坚持专题收集整理。即每开一个重要会议或每搞一项专题工作，都要抓紧一切机会，掌握信息，及时做好文件材料的收集、整理、归档工作。 第十三条 归档要求 凡属归档范围的文件，向档案室归档时，一般应符合以下要求： 1．归档的文件要收集齐全、完整，一律使用钢笔，字迹要工整、清楚。不得用铅笔、圆珠笔和复写