浅析如何做好企事业单位人事档案信息化建设.docVIP

浅析如何做好企事业单位人事档案信息化建设 　　摘要：企事业单位的人事档案信息化既是档案工作的重要组成部分，同时，又是企事业单位信息化、电子政务以及各部门信息化的重要基础性工作。计算机网络技术的广泛应用使企事业单位的人事档案的管理进入现代化管理的先进行列，并为企事业单位的人事档案信息化管理提供了可靠的保证。 　　关键词：人事档案 信息化管理 　　人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是企事业单位的人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对企事业单位领导考察和识别干部选拔优秀人才，加强企事业单位的干部队伍建设，促进工作、监察、党政管理的开展具有重大作用。随着计算机网络技术的广泛应用使人事档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为人事档案信息管理提供了可靠的保证。为更好地为干部人事档案工作提供全方位、准确、快捷的服务，推进干部人事管理工作改革创新，进一步加强新时期干部人事档案信息化建设。本文就人事档案信息化、存在的的问题、人事档案信息化建设、人事档案信息化建设对策与建议等，作进一步的研究和探讨。 　　1 人事档案信息化 　　企事业单位的人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高人事档案工作的效率。并且，与传统的人事档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了人事档案的利用率，降低了人事档案的管理的成本。 　　①领导重视是关键。领导高度重视，是推动人事档案信息化建设的关键。领导要率先垂范，更新观念，带头学习信息化技术知识，并在干部档案工作中积极应用，才能推进干部人事档案管理信息化进程。一是要把人事档案管理信息化纳入到日常办公的重要日程，并积极探索推进干部人事档案信息化的新途径、新办法；二是要引入干部人事档案信息化管理系统软件，安排专人负责管理，才能实现人事档案信息化管理。 　　②建立干部档案信息库系统。通过计算机、扫描仪、录音、录像等现代化设备和技术，将管理的干部基本情况、职级、学历等干部档案信息全部整理录入系统。一是对录入的人事档案信息要全面反映干部的基本情况，如职务变动、工作履历等动态信息；二是对录入档案信息要做到随时录入、随时更新，保证档案信息的时效性、真实性和准确性；三是要建立干部档案信息网络化管理体系，使信息得以共享。可在领导和相关科室间，建立干部人事档案信息管理局域网，并按照干部管理权限，实行干部档案的网络化管理。 　　③应用信息管理系统。通过使用干部档案信息管理系统，一是可以快速、准确地为领导和相关部门提供干部结构状况查询、统计分析、干部基本情况查询等全方位、及时、可靠的干部人事信息，作为在干部管理、人事决策等方面的重要依据；二是为领导全面掌握企事业单位干部队伍的整体素质，使领导在选任干部时量才任用。 　　④原件管理系统建设。为满足利用者的需求，保护实体档案，提高人事档案利用工作的效率，可通过计算机、扫描仪、录音、录像等现代化设备对在职干部档案材料按照类别，逐页扫描，制成JPEG格式的图片文件后上传至干部人事档案管理系统。查阅者在查阅干部信息时，只需点击鼠标进入系统，便可查阅到干部档案材料，并可网上（局域网）申请下载打印。 　　2 存在的问题 　　在干部人事档案管理信息化建设过程中，我们发现一些问题。 　　①软、硬件设施不完善。例如，人事档案信息化所需要的缩微复印设备、计算机、扫描仪、数码相机、干部人事管理系统软件等，而部分基础设备至今仍未到位，从而影响和制约了信息化管理工作的开展。 　　②系统应用不完善。例如，现已经建立了干部人事档案信息管理系统，个人基本信息也已输入系统，对干部年龄结构、知识结构、专业结构等情况统计分析时，只能做一些简单查询、报表之类的工作。 　　③录入信息不完整。例如学历、表彰、入党等重要材料有的缺失，在录入信息时无法录入，从而使信息不够完整。 　　④专业技能有待提高。人事档案数字化信息系统管理，需要有较高知识技能，仅懂一般计算机操作知识是很难胜任这项工作的，所以，我们要加强培训，或者招聘既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才上岗。 　　3 人事档案信息化建设 　　人事档案信息化建设是以档案应用与服务为重心，建立和充实数字化档案信息库，提高档案信息的综合应用，实现档案信息数字化和网络化，实现档案信息接收、传递、存储和应用的一体化，达到档案信息的高度共享，通过对信息进行综合利用而实现档案信息的增值。 　　①基础设施的建设。一是网络环境建设包括：内网建设和外网建设。内网主要是本单位内部局域网或本系统单位的内部联网。外网主要是信息采集传递网络和信息查询网络；内网和外网站要物理隔离、彼此独立；二是硬件环境建设包括：计算机、交换机、路由器、存储器等；三是系统软件建设包括：操作系统、数据库管