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新形势下企业档案工作思考 　　摘 要：随着办公自动化及数字档案馆在企业中普及和推广，在平时的工作中产生了大量的电子和数字文件，如何管理这些急剧增加的电子和数字文件成为企业档案工作的一个难题，本文就目前企业档案工作现状及出现的一些问题提出了一些看法和建议。 　　关键词：档案；电子文件；数字档案馆 　　一、档案工作现状及出现的问题 　　首先，大部分档案工作人员观念落后，水平普遍较低，难以适应电子及数字文件的整理，目前大部分人员仍严格区分档案与文件资料，仍旧以以前档案整理的几大步骤进行档案资料的收集、整理、保管、提供利用等。其次，档案借阅人员对档案信息的需求多样化，传统的档案借阅已不能完全满足他们的需求。 　　其次，?底值蛋腹萁ㄉ璺矫妗Ｄ壳按蟛糠制笠刀加涤凶约旱囊桓龅蛋感畔⑾低常?但由于片面理解数字档案馆建设目标，制度不健全，急于求成，应付检查等原因，造成数字档案馆建设过程中浪费了很大的人力和物力。如：为了提高自己的数字化率，很少去思考所做的这些真正用上的有多少？组织员工加班加点，不分昼夜的往电脑里著录条目，但当查借阅档案的时候却发现需要的信息没有找到，也许有一些相关的信息，可是由于太简单，无法真正的满足需求。组织员工争分夺秒的扫描，扫描的格式却各不相同，有的是jpg格式、有的是tif或PDF格式的，究竟是哪种格式最好以及如何减少降低扫描对原稿的伤害？没有时间思考。扫描以后呢？还要命名，是一张一张的命名还是一个图号一个图号的命名，接着需要挂接，同样面临一张还是一份的问题；挂接后又有更改的图纸如何处置等出现了一系列的问题。同时，即使及时著录挂接到了系统里面，由于技术手段和保密要求的限制，数字档案信息利用率也不高。以及存储备份问题。电子文件的收集归档大部分停留在系统接口的直接归档上，对各单位平时形成的具有保存价值的电子文件缺乏收集管理。 　　二、解决问题的对策 　　思路决定出路。首先，思想观念上要革新。档案工作者不能固守传统的档案定义、内涵与外延，要紧跟时代发展步伐，根据变化了的档案工作环境，树立新的档案思维观念。要抛弃档案就是纸质文件、是正式文件、是归档文件的旧观念，而树立档案就是有保存价值的文件，是信息资源，是知识资产的新观念。而且，档案工作者要向社会公众、所在单位的领导及各个部门的员工宣传这种新观念。同时，不断学习新知识，新技术，尤其是计算机技术，要以信息工作者标准要求自己，使自己的视野、观念和能力始终与时俱进。 　　（一）提倡“泛档案观” 　　“泛档案观”即是将一切具有保存价值的文件视为档案，而不论这些文件是否办理完毕，不论这些文件是红头文件还是非红头文件，不论这些文件是纸质的还是电子的，不论这些文件是文字、图表的还是音频、视频的。 　　随着信息化的高速发展，以及人们对信息需求的日益多样化、系统化、概括化、全面化，我们不得不停下来想一想以后档案的路该如何走？档案事业该何去何从？固守以前的观念，严格区分档案与文件资料、信息等的区别，只停留在收集保管最终版本上，还是打破观念，适应发展要求，推行“泛档案观”，更好的为人们服务？选择前者，路将越走越窄，选择后者路将越走越宽，同时也会给我们提出了更大挑战。 　　首先，随着信息技术的不断发展成熟，电子文件取代纸质文件的速度正在不断加快，我们已经不可能将电子文件排除在档案的范畴之外，也不可能要求所有电子文件都打印成纸质档案保存。其次，由于电子文件具有不稳定、非永久、动态、积极、交互式、流动、可变等特性，必须对电子文件实行全过程管理和前端控制，否则就无法保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。这也就意味着，要将处于现行阶段文件（实质上是尚未办理完毕的文件）纳入档案部门的控制之下。第三，企业在生产经营活动者，产生很多的音频、视频、网页和多媒体电子文件，这些形式的电子文件更加直观、更加丰富，更受用户喜欢，更易为人所吸取，甚至其许多信息是不能用文字、图表来记录和展现的，因此具有十分重要的保存价值。第四，人们对信息、知识的需求变化，要求档案部门能提供更多的隐性知识、非正式文件和外部信息。 　　（二）要有档案知识化管理意识 　　档案是凝聚着人类在社会实践活动中重要信息的历史记录，它既是人们总结经验、寻找凭证、制定计划的依据，同时又是生产建设和科学研究的参考，是真实记载整个社会的历史、经验和技术的重要信息资源。 　　知识管理的原则是对知识的积累、共享、创新。而档案工作有效地对知识进行积累和保护。美国文档组织有限公司（Document Organization）主席、纽约大学兼职教授Marcy Goldstein曾讲：“现在正是革新的时代，我们应该利用新技术开始新的技能，使档案馆成为有价值的资源――即知识管理中心而不是历史仓库。 　　所以企业档案人员应顺应时代，有档案知识