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浅谈研究生学籍档案科学化管理 　　 摘要：结合长期从事高校研究生学籍管理工作的体会，就研究生学籍档案管理工作中的一些问题进行探讨，提出在研究生学籍档案的管理过程中应从加强和改进新生入学报到流程、信息资料的网上录入管理、课堂教学的督导管理、学籍异动书面资料、毕业答辩材料的归档管理以及研究生证的信息化管理等方面着手，加强研究生学籍档案的科学化管理。 　　关键词：研究生；学籍档案；科学管理 　　 　　一、 学籍与档案的概念 　　学籍是指经过一定的手续或入学考试及格，正式录取，并按照规定办理注册手续后所取得的学生资格。档案是指国家机关、社会团体、企事业单位和个人，在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的具有保存价值的历史记录材料。结合以上概念，我们可以这样理解，高等学校中的研究生学籍档案管理是高等学校研究生教学与培养管理部门工作内容中的一项重要组成部分，是学校对研究生从入学到毕业整个培养与管理过程的具有保存价值的资料的收集与整理，是研究生培养过程的重要体现，也是高等学校教育教学管理工作的一项重要内容。 　　二、 研究生学籍档案管理的内涵及意义 　　研究生的学制为弹性学制，硕士研究生学制一般规定为2.5年，博士研究生学制一般规定为3.5年。学籍管理内容除包括有入学与注册、转学与转专业、更换导师、休停学与复学、退学等，还涉及到研究生在校期间的学习成绩的记录。其中的入学与注册是指新生与老生的入学、报到与注册，新生入学时个人信息资料的计算机录入，制作与发放新生研究生证；转学与转专业的内容不仅包括有校外学生申请转入与校内学生申请转出的转学申请，还包括了同一学院或不同学院的学生对所报考的学院与专业调换的申请；更换导师指导师因年龄、身体或其他特殊原因无法继续履行导师职责的调整；休学是学生因病无法继续在校参加学习或研究而办理的手续；停学是指研究生因出国或女研究生因生育等情况而发生的手续；复学是研究生在休、停学或新生推迟入学期满向学校提出的继续学习的申请；退学是指个别研究生因学习成绩或其他特殊情况所造成的放弃学籍的现象。 　　 学籍异动书面材料详细地反映出研究生学籍异动的全过程，是最直接、最有力学籍档案的证明材料，其内容涉及到研究生在校学习期间学籍异动的方方面面，准确、科学地记录和保存研究生学籍异动过程的动态材料，充实和完善研究生的个人档案资料内容是研究生教育管理部门工作的重要组成部分，也是研究生学籍管理工作者的一项重要的工作职责。 　　三、 研究生学籍档案传统管理方法中存在的问题 　　1. 学籍异动的申请和归档管理不到位 　　研究生的学籍异动内容包括了新生推迟入学与复学、入学后的转学与转专业、更换导师、休学与复学、停学与复学、退学等。目前在转专业与更换导师的学籍申请中，有部分学生因自己对导师所从事的研究课题内容不感兴趣而提出更换导师，或因对自己所报考的专业不感兴趣，进校后提出转换专业，在处理这些学籍的申请上，导师与学院的态度不够慎重，只要学生提出申请，双方导师同意交接，即放行，初审关把握不严，容易使学生从心理上造成对学籍异动申请的认识上的误区。而学籍异动的管理，传统的做法只是停留在学籍异动内容的书面记录和材料的分散保管上，这样一来，很容易因管理的疏漏，造成其学籍异动书面材料的丢失，为以后的资料查询带来诸多不便。 　　2. 考试成绩的管理方式有待改进 　　研究生考试成绩的管理工作包括考试成绩的计算机录入、个人网上查询和毕业答辩成绩审核以及个人成绩归档等工作。以往一般采取的是考试成绩由学籍管理部门专人录入的管理方式，每次都需要任课教师将考试成绩递交到学籍管理部门，成绩才能输入上网，随着研究生在校生人数的逐年增加，这种信息化管理方式已无法满足教学工作的要求，给教师及时传递和学生知晓考试成绩造成不便。研究生在毕业离校时，其个人档案中会归档一份学习成绩单，此成绩单所体现出来的往往只是合格的考试成绩，而其学习期间可能因特殊原因产生的补考、重考、缓考等情况却无从查证。 　　3. 教学实践环节的管理不够完善 　　研究生教育是高层次的人才培养模式，每一位研究生不仅要掌握过硬的专业基础理论知识，还应从多方面加强动手动脑的实践能力的锻炼。教学实践环节作为研究生教学培养计划内容的重要的组成部分之一，主要是通过协助导师指导本科生论文设计、帮助导师批阅本科生作业、完成某些教辅工作来实现，由导师负责安排管理，但有部分导师因行政事务较为繁忙，或科研压力大，或本科教学工作量不饱满，或疏于精力有限、时间不足，造成对此项工作不够重视，认为可有可无，或者应付了事，因而在此过程中产生的文字记录在研究生的个人档案中较难查证。更重要的是，它可能会造成研究生失去一部分动手动脑的锻炼机会，也使本科生失去了与研究生共同学习、交流、提高的机会。