行政类公司制度.doc

公文管理制度 编号： 版次： 页数： 编制： 太阳能股份有限公司 审核： 批准： 一、为规范公司公文管理，提高公文处理质量和效率，特制定本制度。 二、公司办公室统一负责公司公文管理工作。其它部门均应予以配合。 三、公文分类： 1、命令（令）：适用于依照公司有关制度和规定，宣布强制性执行的重大行政措施；嘉奖有关单位及人员。 2、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 3、公告：适用于向公司内外宣布重要事项或者决定。 4、通知：适用于传达要求下级单位或员工须知、办理或者执行的事项。 5、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。 6、决议：经会议讨论或审议通过并要求贯彻执行的事项。 7、报告：适用于向上级单位或领导汇报工作、反映情况、答复上级单位或领导的询问（包括审计报告）。 8、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 9、会议纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项。 10、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、咨询情况和答复问题；或向有关主管部门请求答复。 由总经理批准发布的不属于上述10种主要公文类型的其它行政性文件等，也归入公文范畴。 四、公文签发流程和审批权限： 1、拟稿：公司公文一般由办公室拟稿，其它部门需要发文的，则拟稿后交由办公室统一进行文字审核。各拟稿部门须对所拟文稿的内容正确和真实负责。 2、会签：核稿完毕后，需要其它部门会签的，核稿人应确定会签人员范围，于限定时间内会签完毕。 3、签发：审核会签完毕后，拟稿部门参照签发权限规定，呈交公司总经理或经其授权者签发。 4、签发后程序：编号、校对、打印、盖章、发文。公文发布日期以签发日期为准；发布前应明确发放范围；发布时做好文件发放登记；原稿由办公室归档保管。 五、收文管理： 收文管理主要指对公司内外部公文的接收和传阅、办理、答复等环节进行管理。公司收文由办公室统一处理。 （一）内部收文包括：1、各类通知、会议纪要；2、总经理批示的文件；3、各部门提交的请示、报告或提交流转的文件资料；4、员工参加外部会议或通过其它渠道获取的重要文件、资料，等等。 （二）外部收文包括：1、政府相关部门文件；2、行业主管部门文件；3、外单位或个人重要函件；4、与本公司有关的重要通知、信息；5、其它外部重要文件、资料等。 （三）外部收文处理包括签收及登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 1、签收及登记：所有外部来文、信函、资料等均由办公室统一先签收、登记，再转交相关部门和人员处理。 2、收文中，注明个人接收的函件直接转送；注明公司接收或未注明具体接收人的函件转送办公室主任或经其授权的人员处理。 3、审核：由办公室主任对收到的函件进行审核，须公司领导处理的进入拟办程序，其它函件签署处理意见后交有关部门或人员处理。 4、拟办：办公室填写《收文处理单》后交相关部门负责人提出拟办意见。需要多个部门（人员）共同处理的，须指明主办部门（人员）。再根据文件内容报送相关领导审阅、处理。 5、批办：有关领导对收文及拟办意见进行审阅和批示。阅毕的文件由办公室根据领导批示，直接归档或转承办部门（人员）处理。 6、承办：对于领导批示办理的文件，承办部门（人员）应抓紧时间办理。有限时要求的按限时要求办，无限时要求的原则上3个工作日内办理完毕。 7、催办：公司办公室对承办部门（人员）的收文处理过程进行督促。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 8、收文处理必须于第一时间将文件转送至相应部门（人员）手中，不得延误。 相关人员须做好公文的签收、登记工作，并动态掌握文件流转状况，防止积压。 六、公文归档与管理： （一）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。公文办理完毕应及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应归档公文。 （二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和使用。 （三）应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。公文经传递或处理完毕，收发文部门需对公文及其相关文件进行存档。 （四）联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档。单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交清退。 （五）公开发布公文，必须经总经理批准。经批准公开发布的公文，同正式印发的公文具有同等效力。 （六）不具备归档和存查价值的公文，在相应领导批准后，可以销毁。办公室应定期组织清理公文。 七、授权与保密： （一）公文批示人、会签人、签发人可针