活用邮件合并提高工作效率.docVIP

活用邮件合并，提高工作效率 一、什么是邮件合并 “邮件合并”这个专有名词最早是在批量处理“邮件文档”时出现的。具体说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。　　显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 　二、什么时候用邮件合并功能 一是我们需要制作的数量比较大；　　 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。当您希望创建一组除了每个文档中包含唯一元素以外基本相同的文档时，可以使用邮件合并功能。使用邮件合并功能，我们可以创建： 一组标签或信封：所有标签或信封上的寄信人地址均相同，但每个标签或信封上的收信人地址将各不相同。 一组套用信函、电子邮件或传真：所有信函、邮件或传真中的基本内容都相同，但是每封信、每个邮件或每份传真中都包含特定于各收件人的信息，如姓名、地址或其他个人数据。 一组编号赠券：除了每个赠券上包含的唯一编号外，这些赠券的内容完全相同。 单独创建信函、邮件、传真、标签、信封或赠券将会非常耗时。这就是引入邮件合并功能的目的。使用邮件合并功能，您只需创建一个文档，并在其中包含每个版本都有的信息。然后只需为每个版本所特有的信息添加一些占位符，其余工作就可以由 Word 来处理了。 三、邮件合并过程 (一) 建立主文档 　　“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 　(二) 准备好数据源 　　数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 　　在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。　　如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。需要注意的是两者的对应关系！ （三）连接到数据文件 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。 　四、举例说明 以学校学生成绩为例，怎样来制作学生的成绩单，并且打印（或邮寄）。这就可以运用邮件合并功能 1、建立主文档 在word中新建一个文档（即上面所提的主文档） 通 知 通 知 本学期自 年 月 日起正式放假，下学期于 月 日开学注册， 月 日正式上课。 假期中，望家长督促孩子按时完成作业，并适当地参加力所能及的家务劳动和公益活动。同时，请你注意对孩子的安全教育。祝愿你的孩子度过一个快乐的假日。 姓名： 班级： 年 月 日 枞 阳 县 义 津 中 学 成 绩 通 知 单 科 目 成 绩 班主任寄语 期中 期末 语文 数学 英语 政治 历史 物理 化学 体育 综合 考勤 旷课 迟到 早退 病假 事假 家 长 意 见 课时 奖 罚 记 录 成绩通知书单内页 2、建立数据源（最好用excel制作）。 依据上面主文档，制作好数据源，等邮件合并时插入到主文档。 结束年 结束月 结束日 报到月 报到日 开始月 开始日 姓名 班级 2011 7 1 8 31 9 1 王婷芳 301 2011 7 1 8 31 9 1 吴涛 301 2011 7 1 8 31 9 1 盛涛 301 2011 7 1 8 31 9 1 邹媛媛 301 2011 7 1 8 31 9 1 吴彤 301 2011 7 1 8 31 9 1 张文健 301 2011 7 1 8 31 9 1 姚晨晨 301 2011 7 1 8 31 9