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论高校档案信息化建设实践路径 　　摘要：为推进档案信息化建设，各高校应该做好提高全员档案信息化建设的认知度，加大信息设施配置等的资金投入，健全档案组织管理和运作机制，推进电子文件归档管理工作，提高档案工作人员的素质水平，开发特色档案信息资源，做好档案编研工作，促进档案信息资源的社会共享等工作。 　　关键词：高校；档案信息化；档案管理；信息共享 　　中图分类号：G271文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2011）12-0274-02 　　 　　高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，发掘、摘取档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息，实现资源共享的过程，它包含了数据资料信息化、工作流程信息化和档案检索信息化。随着中国高等教育的迅猛发展，一些重点大学的档案室已经率先基本实现了信息化管理，但多数高校的档案管理还停留在传统的管理阶段，信息化水平相对较低。主要表现在：资金投入不足，大容量存储设备、网络设备缺乏；经数字化扫描加工处理的档案仅占所藏档案比重极少；缺乏档案信息化建设的统一规划和标准，各高校使用的档案信息系统和网络建设层次不一，规范性、共享性较差，不能形成联网的、高效的信息化高速公路；尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍；等等。笔者认为，要推进档案信息化建设，高校还须在以下九个方面进行努力： 　　一、提高师生对档案信息化建设的认知度 　　促进高校档案信息化建设工作，首要工作就是消除人们认识上的障碍，突破思想的樊篱，树立正确的档案信息观。为此，高校应该深刻认识档案信息化的内涵和意义，提高对档案信息资源的认知度。要通过各种宣传方式，如，在档案室建立爱校、爱国主义教育基地和现行文件查询利用中心、加大门户网站建设力度等，提高档案信息资源的社会利用率，让档案室成为新兴信息服务部门的形象深入人心。通过宣传、引导，在学校创造一个有利于信息开发和有效利用的思想氛围，从而提高全校师生的档案信息化意识。只有在建设思想上有了共鸣和认同，档案信息化建设才能获得多方支持，才有可能争取更多的建设资金用于档案基础设施建设。 　　二、优化信息设施配置 　　高校应当设立档案信息化专项经费，为档案信息化建设发展提供资金保障。学校相关职能部门应力促学校加大对档案事业一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费，尤其是列入学校信息化建设总体规划，以获得更多资金支持。同时，档案部门也应妥善高效地使用来之不易的专项经费，在选购信息化相关设备时，尽量让有限的资金得到最大价值的利用。一方面，档案部门在购置新设备时，要根据档案室信息化建设的需求和支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设备；另一方面也要提高旧设备利用率，节约利用资源，将部分淘汰的仍可正常运行的旧机器用于档案目录的信息录入等简单任务，这样不仅可以充分利用现有的旧机器，也可将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。 　　三、建立科学的档案组织管理和运作机制 　　各高校档案部门必须根据国家已出台的相关标准，结合自身的实际情况，制定出各种规章制度和信息化标准，对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理。根据《普通高等学校档案管理办法》及有关法规的要求，制定与此相一致的实施细则，把科学的管理制度形成文件，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节制定出切实可行的制度，要求每一个操作环节都必须按照统一的标准和科学的方法进行工作，实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平。高校档案部门在实现档案管理标准化的过程中，首先要全面普查案卷，去粗取精，这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作；其次要统一分类号，统一标引，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。在数据的准备过程中要注意分清轻重缓急，循序渐进，还要分级次著录，既节约时间、人力与财力，又提高效率。要充分利用档案原有的基础，减少著录环节，大大地提高著录速度。 　　四、加强保密意识与安全保障体系 　　档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。数字档案的安全管理是档案信息化建设的前提条件。档案信息化建设必须充分考虑安全问题,档案部门应树立科学正确的档案信息安全观念,处理好方便、高效与安全管理的关系。加强对计算机硬件设备和软件系统的管理；在信息安全防护方面，要综合运用防火墙技术、杀病毒软件、网络安全检测、用户身份认证、数据加密技术等综合防护措施，采取多重备份、异地备份，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等有效技术手段确保档案数据安全。 　　五、大力提高档案