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试论档案信息化建设趋势 　　[摘 要]信息时代的到来，使档案信息化建设变成了可能。档案管理日益信息化与智能化，推动着档案信息数字化研究实践的深入发展。传统的档案管理模式让档案信息资源的经济价值和社会价值难以充分实现，而且已经不能满足日常的工作需要，档案信息化和数字化建设是档案事业发展的必然趋势。 　　[关键词]档案建设、信息时代、电子档案、远程阅档档案建设是档案的完整核心 　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）40-0324-01 　　1.档案建设目标要求 　　信息时代对于档案建设要求是比较高的，要适应时代建设与档案管理部门信息系统相匹配的应用程序，实现档案工作的现代化管理，使档案能够在人事档案过程中不断提高办事效率，提升档案管理水平，促进人事档案管理体制的改革。 　　2.档案系统结构要求 　　系统开发建设，要满足档案的基本需求。系统的人事档案信息应该包括人事档案编号、人员档案基本情况信息、档案目前的状态（在库、借出或调出等）、档案目录信息、档案扫描后的电子化信息等等。要保证纸质的实物档案和电脑系统的信息一致。 　　3.档案系统功能要求 　　（1） 满足人事档案工作的所有业务。 　　新建档案；对于档案的来源，无论是单位专人送档，还是机要档案接收，档案的录入系统应该能根据实际情况自动编取档案号，自动分配物理位置。 　　档案借出和归还；系统能够录入需借出档案单位的全部信息，借出时间，借出人及其联系方式等。归还时，可以录入归还单位信息，归还时间，归还人及其联系方式等。 　　档案借阅；对于单位来政审的专人，能录入政审单位信息，政审人信息等，并且也能做到反查及统计功能。 　　档案转出；流动人员占很大比例，档案调动频繁，系统要做到档案调出的信息完整，包括调出单位、提档人信息、调出时间、调出方式等等。 　　档案归档材料；档案归档材料及时补充，系统要体现移交档案材料的目录、材料页数、移交时间、移交人等相关信息。 　　档案模糊信息查询；比如可以通过名字和身份证的信息查询、也可以通过名字加出生年月日查询、甚至可以通过名字加毕业学校查询或者通过机要号码查询等等各种方式查询。 　　（2） 支持档案管理过程中产生的信息管理问题 　　档案数据每天都在变化，系统要完善监控、数据反查等职责。系统要自动记录每个工作人员操作过的数据状态，在系统的工作日记自动显示操作过的记录，如哪位工作人员在某个时间操作了某个业务。要做到任务完成后，有问题要有责任追溯。档案管理系统同时也要有数据自动备份，档案工作是严谨性和保密性很高的一项工作，数据丢失会造成无法估量的损失。系统数据库信息应该交由信息中心的专业技术人员来统一管理和维护。 　　开展档案信息化必要性 　　1.顺应时代的发展 　　我中心成立于90年代，从单纯的手工档案登记，到电脑档案录入，再到电子档案的发展，适应时代发展要求，紧跟数字化建设的步伐。档案里面的信息资源丰富，但是结构单一，导致利用率偏低。我中心目前库存档案二十多万卷，但是有一部分也属于“休眠档案”，此类“休眠档案”无人问津，档案信息也就无法更新。 　　2.目前档案信息化的状况 　　档案信息数字化在我国的起步相对比较晚，但是我国也陆续颁布了一些管理性、业务性及技术性标准，为档案信息数字化工作提供了指导和依据。档案信息数字化建设一项长期工程，需要长期建设。档案管理要求越来越高，对档案专业管理的专业人才要求自然就越来越高，档案管理人员既要懂得档案管理业务，又要懂得计算机网络方面的业务，这类复合型人才是档案信息数字化建设的重要基石。 　　电子档案的独特性和优越性 　　1.电子档案记录方式多样。 　　与传统的手工档案相比，手工档案工作效率极低，而且归档方式受限制，查阅也极不方便，难以充分利用档案。 　　2.电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。 　　以我中心工作人员为例，窗口工作人员在受理前台办事人员业务，如果纸质档案在未进行电子化扫描形成图片，后台工作人员需要到库房把档案找出来，然后给前台工作人员再查阅纸质档案内容后，给办事人员办理业务。如果档案是已经扫描成电子图片的情况下，只需要前台工作人员在电脑上查阅电子档案图片内容，就可以审查完档案，完成办事人员的业务，减少了后台人员拿档案和放回档案的环节。这种极大的方便，无论是对前台工作人员或是热线电话咨询工作人员的办事效率来说，还是对办事人员的等待时间上，都是一个极大的转变。 　　3.电子档案也有着独特的保密性。 　　人事档案的内容涉及党和国家机密与个人隐私。查阅和借阅档案不仅要发挥应有的作用，又要贯彻保密法规和制度，确保档案的安全和泄密。传统的纸质档案只是整理后，装订成册，完成初级档案整理。在查