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1 1 1 策划与跟进 主讲：易彦 2004-10-16 甲. 有關理論闡釋 ※ 策劃與跟進淺釋 策劃工作和跟進成效是组长的職責.组长接到上層的工作指示,首先要分析工作內容,將其細分為不同工序,然後分配及安排屬下員工去完成.在下屬執行工作期間,组长還要按時跟進工作的進度. 要做好策劃與跟進工夫,便要兼雇以下四個環節: ● 如何為自己和員工訂立工作目標; ● 怎樣籌劃.推展和跟進工作的成效; ● 如何將工作分配給合適的員工; ● 怎樣善用一些策劃與跟進的工具. 訂立目標 策劃工作首先要訂立目標,訂立目標有四個原則. 原则一：高而可達 訂立工作目標的第一個原則猶如跳高,目標需要夠高,這樣才可以激發員工隱藏的潛力,爭取最好的成績.但是目標卻不能訂得脫離現實,應該體察情況;否則員工會因為難度 太高而放棄. 原则二：詳細明確 假如目標模糊不清,則員工會無所適從;結果會浪費時間于一些不必要的工作上或做成錯誤,以致無法完成既定的目標,徒然浪費資源.所以组长應該將工作的目標詳細而明確地告訴員工,讓他們清楚的知道工作的要求,以便增加對完成工作的信心.例如组长要求產品的返工率不能超過百份之一. 原则三：可以量度 目標需要是一些可以量度的指標,這樣,组长和員工才可以清楚知道目標究竟有沒有達到.例如“每日生產一千付產品”便是可以量度的目標,但是“發揮員工的生產力”這個目標,便是一個難以量度的目標. 原则四：完成時間 组长需要為每一個工作目標定下完成時間,以便控制工作進度. “三點式”策劃推展方法 工作目標既定,组长便要籌劃推展工作的方法,將工作細分給合適的員工去承擔,並不斷跟進各部分的成效.為方便記憶,大家可叫以上三個步驟為“點做法”.“點分工”和“做成點”. ※ “點做法” 這是有關策劃工作的工夫,组长須研究如何去完成既定的工作目標.此時组长應兼顧以下四點: 1 排列次序 组长將工作任務詳細分析,然後將整個任務細分為規模較小的工序,再為工序細項安排先後完成或同時進行的次序;這有助進行工作分派及日後的跟進. 2 估計時間 將所有工序排列妥當後,接著便是估計每一個工序所需要的時間.根據這些資料,组长可以預計新工作任務是否能夠在目標時間內完成.假如預計不能達到目標,组长便要研究改變工序或增加資源去完成. 3 衡量資源 制定工作計劃後,组长便要衡量部門的資源是否足夠.資源包括人力.員工的知識及技術.设备和原料等.如果資源不足,组长便須要向上層反映,要求增加資源或是改變工作的要求. 4 決定地點 假如公司擁有超過一個工作或生產的地點,组长便須衡量各生產地點的條件.譬如比較精巧的產品可能須要由成品一组生產。 ※ “點分工” 計劃妥當後, 组长下一步便是分派工作給各員工執行. 分派工作有四點須要留意,簡稱為“四個工有”. 1 有心 員工的工作態度對工作的成敗有很大的影響.组长須要明瞭屬下的心態,了解各人對工作的投入程度.基本上,較為困難及創新的工作應該找有積極態度的員工去擔當. 2 有力 所謂心有余而力不足,组长亦須要考慮下屬的工作能力.如果工作所需的知識.經驗和技術超出員工的能力範圍,則不應該分配給該員工負責. 3 有時間 能者多勞,组长往往因為信心問題,不自覺地把自己負責的工作,大量分配給最能干的下屬.結果可能令到他們忙得不可開交.所以在分配工作之前,需要注意員工有沒有足夠的時間完成工作. 4 有人緣 絕大部分的工作都需要員工分工合作才可以完成,而員工之間的人際關係會直接影響工作的成果.假定某項任務需要组员合作完成,則组长在組織小組成員時,便要避免選人緣欠佳而會影響小組合作的員工擔當重要的角色,以免影響工作. ※ “做成點” 组长在這階段須跟進工作成效,具體做法可以參考一下三個要點. 1 搜集資料 组长應該定時和員工接觸,了解他們的工作情況.搜集的資料可包括工作設計是否可行.資源的供應情況.各工序的進度情形.員工的工作量和組员的合拍程度等. 2 對照標準 在訂立目標和研究如何執行任務時,组长應訂下一系列的預期標準,如完成某項工序的時間和所消耗的人力.物力等.组长搜集了實際工作情況的資料後,便要和既定的標準比較,看看有沒有明顯的差距. 3 矯正錯誤 假如發覺現實情況和標準的偏差很大,组长便要著手矯正錯誤.例如某工序比預定完成時間遲了一天