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浅谈秘书口才 【内容摘要】口才是人们进行交际的一种表达能力。在竞争激烈的社会里,口才已成为交际的重要手段。作为组织单位里上情下达、下情上传,联络内外的秘书更需要口才。秘书口头表达能力的提高有赖于其知识水平和思想内涵的提高。现在，随着市场经济的发展，社会竞争的激烈，人们联系的增多，它已成为有效交际的重要手段。口才欠佳，不仅得不到交际的最佳效果，而且工作难以顺利进行。秘书由于其工作职能和在单位中所处的枢纽地位，纵向横向接触广泛，更需要口才。口才已成为秘书谋生存、求发展，获得成功的不可或缺的业务能力。 【关键词】秘书 口才 新要求 培养 一、前言 相信很多人都知道发生在战国时期的“触龙说赵太后”的故事。在此，故事我就不详细说了，大概是这样的：触龙说动了赵太后以后，长安君到齐国去做人质。齐国的救兵迅速出动，解了赵国的围。这样的例子还有善讽齐王纳谏的邹忌，巧谏齐景公的晏子等。不可否认，这一个个高妙的进行语言沟通的范例，他们的谈话艺术可为今天秘书学习的范例。这也意味着一个优秀的秘书工作者，必须具有很好的语言表达能力，对这一点，我想良好的口才在秘书工作实践中的运用实在是太重要了。秘书是领导的助手和参谋，在一个单位里秘书处于承上启下、沟通四方的枢纽地位。秘书光会“耍笔杆子”已经远远不够了，还必须善于说话。善于说话有利于协调关系，有利于信息的快捷传递，有利于树立单位的良好形象。成功的协调离不开出色的口才。那么什么才是一个秘书工作者应该具备的口才呢？秘书口才的特点又是什么呢？ 二、现代社会工作对秘书口才新要求 2.1简洁明确，讲究效率 　　现代社会是高节奏的效率社会，这就要求我们的秘书在说话的时候，必须简洁明确，注意效果。时间就是金钱，效率就是生命”。在说话的的时候必须要贯彻这样的效率原则。这也要求我们秘书要顺应时代潮流讲“短话”，使自己讲出的话一语中的、逻辑严密，要用最少量的语词传递尽可能多的信息，使得说话耗费的时间与说话效果成正比，提高效率。 　　秘书说话要为听者着想，不能浪费对方时间。秘书接到上级办公室电话通知向领导汇报时，要以最快的速度把这一信息概括地输送给领导，而后再依时间、地点、主持人和会议内容的顺序述说。例如说：“XX长，市办有会议通知。23日下午15点在市政府市长办公室召开人事会议，由张市长主持。”这样的传达给人一种精明的感觉。汇报工作时，如果用一句话可以说清的问题，用了两句乃至三句，不仅会耽误领导的时间，汇报的主旨还可能被废话淹没，贻误工作。 　　为了提高说话的效率，应当精心选词，使之以一当十，“言”半功倍。秘书还应注意在说话时少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句，不带“这个”、“那个”等口头禅，做到通俗易懂，直抒胸臆。比如，办公室主任对秘书说：“这个会你就不必参加了———如果这份稿子没写完的话。”秘书先听到的是不让参加会议，在未听清原因时，有可能产生误解。现代社会生活的快节奏，还要求秘书长话短说，对所说的内容要分清主次，确定详略，有点有面，努力提高说短话的能力。 2.2原则性与灵活性相结合 　　秘书的辅助地位及秘书工作的被动性，决定了秘书说话的语境千变万化，经常出现始料未及的情况，这时就需要临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应付意外，以避免尴尬和失误。突发事件的发生需要我们秘书去处理，这个时候秘书原则性与灵活性相结合的语言就显得特别的重要了，说得好能够促进融洽的气氛，化解多方面矛盾。 　　我们都知道，在现工作中，我们秘书接触的众多对象中，难免有修养差、偏激执拗的人，或有意刁难、出言不逊；或自以为是、以势压人；或观点不同、故意添乱。对于这些突然出现的情况，秘书应处变不惊、镇定自若、应变适当。这种机变，不是见风使舵、八面玲珑的投机取巧，而是原则性与灵活性相结合的随机应变。当别人打听秘密时，应采用婉转拒绝的技巧，既不伤和气，又获得理解。 2.3把握分寸，讲究表达艺术 在有些情况下，多说一句添乱，少说一句欠缺。说深了，难以拔出，说浅了，不能奏效。分寸的把握较为复杂，涉及到思想认识及语言运用等多方面因素。秘书特殊的工作性质和工作环境，要求他们说话时应把握分寸，避免简单、片面、主观和武断。看问题不武断，是掌握分寸的前提。为了使话说得有分寸，秘书有时还得借助委婉含蓄的表现手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情，采用委婉的语气，能够避免被动。比如在涉及到领导工作的进程的询问的时候，应该避免把话说绝对了。秘书对这种情况应留有余地，可以这样说：“此事正在研究，很快将正式答复你们。” 　　说话有分寸，实际上是讲究表达艺术。话说出来要让人乐于接受，听得顺耳。特别是对重要问题的说明，需要格外注意措辞。说话还得看准时机，该早讲的不能晚讲，该晚说的不能先捅出去。如果交谈中发生争执，秘书不可“火上浇油”，应抑制感情，“冷却降