公司电子邮件沟通规范和技巧-精选版.pptVIP

邮件内容（1） 写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple） 在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话 Email会被记录并有证可查 避免非相关主题性的言语 勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题 勿任意或无心地浪费频宽 传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车 保持专业 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件 * 邮件内容（2） Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确 保持你的每个段落简短不冗长 一次邮件交待完整信息 不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感 注意字体大小要适中、字体尽可能统一 如果写英文邮件，特别注意不要全用大写 注意编码 有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的编码 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 * 邮件内容（3） 内容和格式要相符，避免写太多情感的东西 切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器 许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突 避免情绪激动的时候回信（放1-2天） 确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应 有意见要提时，请先思考，这个问题都需要哪些相关人知道，避免将事态扩大 * 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 CarbonCopy * 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 * 天将降大任于斯人也 天将降大任于斯人也 企业电子邮件沟通规范及技巧 * 电子邮件沟通的重要性 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 企业用户电子邮件的用途主要体现为 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等 * 电子邮件沟通的重要性 现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计 不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务 * 电子邮件使用基本原则 基本原则：面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端 * 需要发送邮件的情况 正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项 * 邮件格式 邮件一定要注明标题 通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理 如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注 结尾签名 对方可以清楚的知道发件人信息 Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显 * 邮件发送对象的选择（1） 工作计划的发送对象 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理 项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 * 邮件发送对象的选择