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办公自动化和电子文件归档管理 　　【摘 要】随着计算机技术的发展，办公自动化被广泛应用，对随之产生的大量电子文件进行管理也成为企业档案管理的重要组成部分。本文简述了办公自动化中的电子文件特点和电子文件归档中存在的一些问题，并从加强管理意识、解决归档一体化问题、制定管理标准、培养专业人才和提高安全性等方面提出建议与对策。 　　【关键词】办公自动化；电子文件；归档；管理 　　办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，以求取得更高经济效益的人机信息处理系统。一般来说，一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。 　　随着人们对办公自动化认识的逐步深入，使我国的办公自动化水平达到了前所未有的程度，由此也产生了大量的电子文件。这些电子文件已经成为当今信息化建设的基本构成要素，极大地方便了信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了办公效率和工作质量。而在这些电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，需要我们按照有关规定和规范进行归档处理。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。大量电子文件的无规则的使用和保存不仅将影响工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。 　　一、电子文件的内涵及其特点 　　办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息过程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现，如E-mail等；第二种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以矢量图等形式出现，如CAD、CAM生成的电子文件。 　　电子文件给日常工作带来了极大的便利的同时，也改变了我们长久以来的办公方式。与纸质文件不同，电子文件具有一些新的特点： 　　（一）电子文件具有传递的快捷性和文件的可塑性。它改变了传统的文件收发流程，使文件可以随时被查找，同时也为档案现代化奠定了基础；它改变了传统的办文格局，电子文件的易修改性使得文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加快捷，提高了工作效率和工作质量；而且电子文件还可以利用网络技术，广泛的收集相关数据，丰富资料内容，并且开放远程服务等。 　　（二）对电子设备的依赖性。电子文件的起草、修改、收发、传递都必须在计算机上完成，它的制作、处理及归档都必须借助计算机系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。所以电子文件是依赖特定的电子设备和软件而存在的。 　　（三）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；同时，电子文件也容易遭受病毒的侵袭，一旦被染上病毒电子文件就会损坏，丧失部分或全部功能。 　　（四）电子文件具有共享性。电子文件改变了文件的处理和运转方式，其中包含的信息不是固定不变的，可以从一种载体上转移到另一种载体上，突破了时空限制，能够满足多用户的需求，实现信息共享。 　　（五）电子文件的保存环境要求较高。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温度、湿度，防磁型等条件要求较高。 　　（六）电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。如纸质文件、微缩品，都有相关的法律作为保证，得到社会承认。但电子文件由于没有固定载体，并且还未有效的方法杜绝伪造、删改和抵御病毒侵袭，所以很难制定相应的法律条文保证其效力。这在很大程度上限制了电子文件优势的发挥，只能在一定范围内作为普发、传阅文件来发挥作用。 　　二、自动化环境下电子文件归档管理存在的问题 　　电子文件的管理工作经历了三个发展阶段：第一、个体管理阶段，这一阶段管理及维护的重点是单机；第二、网络化管理阶段，这一阶段的管理维护侧重于网络和服务器；第三、无纸化管理阶段，这时的管理及维护才是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。这三个阶段的发展并不是截然分开的，而是由低到高，技术要求和管理方法越渐复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。在不断的进步和发展中，办公自动化中的电子文件归档管理仍存在着一些问题： 　　（一）电子文件归档管理认识不到位，还未得到充分重视 　　虽然办公自动化现在被广泛使用，但通常只是发挥着事务性的作用。办公自动化环境下的电子文件具有重要的保管价值，但在实际工作中管理者对电子文件的原始生成和使用过程不是很重视，档案管理的重点放在了最终的文件上。这种电子文件档案化管理意识是不全面、