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浅谈现代办公条件下电子文件和纸质文件归档 　　摘要：随着办公现代化技术的普遍使用，产生两类需归档文件即电子文件和纸质文件。这就要求我们正确认识二者的特性，在电子文件归档的同时，不应忽视纸质文件的归档。 　　关键词：电子文件；纸质文件；归档 　　 　　在信息技术与网络技术迅猛发展的今天，人们进行交流正逐步依靠电子媒体，越来越多的公务活动依赖于电子文件而进行。这就产生了两类需归档的文件，即电子文件和纸质文件。然而实际工作中纸质文件的归档却日益被人们忽视，认为纸质文件归不归档已失去其意义。笔者认为：在现代办公条件下，电子文件还不能完全取代纸质文件，在相当长的时期内电子文件与纸质文件二者将长期并存。 　　 　　一、正确认识电子文件与纸质文件二者的特性 　　 　　电子文件(Electronic Records)是二十世纪中期以后伴随着计算机技术的广泛应用而出现的新事物新名词，即能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，可在网络上传送的数字代码序列。从上述定义中可以看到电子文件的两个基本特点：一是用计算机生成和读取；二是用数字代码记录信息。其特性主要表现在： 　　(一)非人工直接识读性。我们在计算机屏幕或打印纸上看到的由文字、图形等构成的电子文件是计算机系统通过代码转换显示出的信息与纸质文件直接识读性明显不同。 　　(二)对计算机系统的依赖性。电子文件从生成、传输到存贮都是通过计算机系统实现的，这就决定了电子文件对计算机设备和技术的依赖性。没有相应的计算机系统电子文件将没法被识读，更不能被处理、传输和利用。而纸质文件归档，文书处理程序一旦结束便可直接归档，在提供利用时，不需要依靠任何其它设备，便可实现调卷、查阅功能。 　　(三)信息内容的易改性。计算机的存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存储载体的可重写性、计算机存储器的随机读写功能，以及电子文件与载体的分离使电子文件信息内容增、删、改更方便，且不留痕迹，不借助其他管理数据标识，根本无法判断该电子文件是否是原始形成的。而且从电子文件生成到归宿有较长的时间间隔，即使不是特意更改，也往往由于疏忽或误操作造成电子文件的更改失真。这就为日后电子文件真实性鉴定、保密增加了难度。而纸质文件，最能体现档案的“原始记录性”。如一份完整发文归档材料、无论是手写稿还是机制稿，各类文稿在起草、修改、审核、直至领导签发的每一个环节，均体现着具体负责人的意志。从修改稿件的字迹、领导签发文件签名到发文机关的印章都是唯一具有原始性、真实性的文稿，必须存档。并且，纸质文件一旦完成归档，再进行任何修改和改都会留下明显痕迹。这一特性是电子文件无法比拟的。 　　(四)电子文件受载体的局限，长期保存具有一定的困难。电子文件大多存储在硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等主要介质上，这些介质与纸张相比，稳定性较差，在常温常湿环境里就易发生结构变化，而且对磁场和有害气体、灰尘等也相当敏感。载体结构稍有变化，存储在其中的信息便会丢失和无法读出。而纸质文件的手写文稿则要求为碳素墨水或蓝黑墨水书写，自己耐久，便于长期保存，即使是计算机打印输出的文件，也要求必须是喷墨打印机或激光打印机的打印件，对归档文件定稿要求必须是经过一体化油印机印制而成的，其耐久性是电子档案暂时无法取代的。 　　 　　二、电子文件与纸质文件在保护技术上的差异 　　 　　(一)电子文件与纸质文件在载体寿命的差异。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件下可发生水解和氧化反应，只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质文件的寿命达到上百年甚至上千年；电子文件的载体材料是磁性物质和光盘，这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，与纸质文件载体相比，电子文件载体材料的寿命短的多，一般应为5-15年。 　　(二)电子文件与纸质文件在技术寿命的差异。纸质文件一旦形成，其制成材料纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起。它的寿命与其内部因素和保护环境条件有关。而电子文件寿命不仅与其内部因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读一旦技术过时。载体上的信息就无法读出，因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。 　　(三)电子文件与纸质文件在信息保护上的差异。纸质文件保护工作的目标是使档案的载体纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体。以文字记录的信息就得以保存，对电子文件而言信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险，另外，电子文件信息保护还面临着一个不可忽视的隐形杀手――电脑病毒，因