74档案管理制度.docVIP

74档案管理制度 一.总则?1.??????为规范档案管理工作，特制定本办法。?二.公司档案范围????公司建档范围确立为：?1.??????公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；?2.??????公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；?3.??????财务、会计及其管理方面的文件材料；?4.??????劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；?5.??????经营管理方面的文件材料；?6.??????生产技术管理方面的文件材料；?7.??????产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；?8.??????仪器、设备方面的文件材料；?9.??????基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；?10.???科研、技术引进、转让方面的材料；?11.???教育培训方面的文件材料；?12.???信息、情报方面的文件材料；?13.???党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；?14.???其他具有利用和保存价值的文件材料。?以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。公司档案还包括声像资料：1.??????照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；?2.??????影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；?3.??????录音档案：唱片、录音带；?4.??????录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。?三.公司档案管理体制?1.??????公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。?2.??????根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。?3.??????公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。?四.档案管理工作(一).档案材料的收集：?1.??????建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；?2.??????对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；?3.??????及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。?(二).档案的归档、立卷与管理。?1.??????区分全宗，确定立档单位。?2.??????分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。?3.??????归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。?4.??????案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。?5.??????整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。?6.??????对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。?7.??????每年对档案进行一次清理：?1.??????清除不必要保存的材料；?2.??????对破损和褪色的材料进行修补和复制。?(三).档案的保管：?1.??????防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；?2.??????公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；?3.??????做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。?(四).档案的鉴定：?1.??????从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。?2.??????确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。?公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。(五).档案的销毁：?1.??????对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；?2.??????办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；?3.??????销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。?1.??????公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。?2.??????公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。?(六).档案借阅、利用工作?1.??????凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调