北京外国语大学电子文件归档办法跟管理标准.docVIP

PAGE PAGE 10 北京外国语大学电子文件归档办法及管理标准 （试行） 第一章 总 则 第一条 为加强北京外国语大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范（国家标准）》，特制订本办法。 第二条 本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。 第三条 本办法以维护电子文件的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子文件的安全性和可利用性。 第四条 基本术语解释 （一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。 （二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。 （三）真实性 指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 （四）完整性 指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。 （五）有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （六）逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 （七）物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （八）元数据 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 第二章 电子文件归档的管理体制和职责 第五条 各单位应根据本标准，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。 第六条 文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 第七条 为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 第八条 归档的电子文件，实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能够被识别。 第三章 电子文件的收集 第九条 收集范围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括： （一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 （六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 （七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （八）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。 （九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 （十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 第十条 收集要求： (一)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。 （二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。 （三）各单位应依据本标准以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。 第四章 电子文件的归档程序 第十一条 归档要求 （一） 文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记。 （二） 归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。 （三） 电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》（见附录1）。归档电子文件应逐件编目。 （四） 文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。 （五） 档案馆应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附录2）。 第十二条 归档方法 (一) 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中