协同办公管理系统应用可行性报告.doc

推行协同办公 节约办公成本 提升办公效率 改善机构形象 PAGE 1 - 协同办公管理系统应用可行性报告 ■ 项目名称：政府协同办公系统 ■ 实施单位：XX局 ■ 实施时间：2009年1月 于秋心 2008年12月 一、协同办公系统立项的背景 随着国家信息化步伐的加快，政府机关和企事业单位、教育单位正积极引入信息化技术手段，重塑组织结构、强化管理机制和优化资源分配，使内部管理更加规范，信息采集统计分析和决策更加准确快捷。如何迅速地构建高效的组织，如何建立一个可以自动运作的系统，使工作团队能高效沟通、快速达成目标，是他们所关注的重点内容，而协同办公系统正是这种需求的最好解决办法。 目前，很多政府机关正在或者已经建成了政府内部网络，从而为机关内部不同的机构或部门之间的信息交换与协同工作提供了很好的基础条件。我局亦于（ ）年使用成品OA办公系统，一定程度上提升了办公效率，但在运作中也产生了系统故有流程和实际操作中不相匹配的问题，制约了我局深入实现新信息化办公的进程，因此特提出更新原有办公系统，而采用协同办公系统的设想，以实现我局办公效率和方式向信息化时代快速转变。 协同办公不同于传统的办公自动化，它是推进机关办公现代化、传输网络化、管理信息化和决策科学化的办公服务平台。协同办公系统将日常管理中的业务、事务、事件等信息，在集团、部门、组群、个人之间，进行及时高效、有序可控、全程共享的传递和处理。有利于进一步增强管理执行力，持续优化资源配置，大力深化精细管理，提升部门间的执行配合效率。协同办公系统的应用是我国电子政务建设的大趋势。 二、协同办公软件的应用现状 据Gartner 统计分析，2007年，中国协同软件市场份额较2006年增长了24%。截至2008，中国的协同软件发展已经趋于成熟，整个协同市场呈现出鲜明的“剧增、普及、国际化”特色。协同功能在IT行业的充分发挥，俨然标明协同软件发展已经开始走向稳定、成熟，与国际化市场接轨。 当前，受全球金融风暴影响，许多企业更加注重成本集约和办公效率的提升，纷纷聚焦内部管理，选用协同、ERP等管理软件来提升企业内部管理效率。协同软件应用需求持续增长。 从其应用角度看，协同软件主要应用于三个方面：行政办公、电子商务、电子政务。而行政办公是应用最为广泛的部分，公文收发、日程安排、通知公告、档案管理、共享资源管理等等，是行政办公的主要应用范畴。政府机构协同办公，不仅已成为提升政府形象、改善办公环境、提升办公效率的主要手段，也成为建设和谐社会、建设信息化社会的重要渠道。 三、现有基础和存在问题 自（ ）年以来，我局已在开始尝试应用OA办公系统，硬件配置上，已实现人均一台办公电脑；各部门工作人员对OA办公已不再陌生，且均具备计算机基础操作技术，这些都为开展协同办公奠定了基础。 但是在具体的操作中，我们也遇到了一些问题，如部分工作人员对推行电子政务工作认识不足，积极性不高，导致OA办公系统行同虚设等，总结而言，推行协同办公，须解决以下几个方面的问题： 1、改变思想意识。推行电子政务办公方式，能够提升办公效率，节省办公成本，因此在协同办公系统的实施过程中，需积极培训，调动工作人员的积极性，增强工作人员在协同办公每个环节中的责任心。 2、完善流程与制度。过去，由于采用的是成品OA办公系统，因此部分流程与制度不够完善，导致办公脱节，影响了工作人员的操作体验，因此，在实施协同办公系统时，也需要完善相关流程的规定和制度。 3、加强安全防护。主要体现在计算机病毒防范不强，计算机管理员密码口令不设置或设置过于简单，保密性不强。 此外，协同办公系统与现有的OA办公系统在操作上定然存在着不同之处，因此，加强专业培训，提升工作人员的专业技能也必不可少。 四、协同办公系统的认识误区 误区一、认为协同办公就是行政办公，就是收发公文 协同办公系统不只停留在传统的收发文系统或行政办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统，是一个整体调度的管理工具。 误区二：认为协同办公的终极目标就是手工转为电子化 手工转为电子化只是协同办公的第一步，对管理层来说，机构实施协同办公是需要花费人力、物力、财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和机构的发展。所以协同办公系统对机构管理核心有几方面： 第一：提升机构办公效率同时，重在执行力的提升； 第二：协同办公的终极目的最终是为机构战略发展和管理服务； 第三：部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享； 第四：集体知识的沉淀和痕迹的保留； 第五：加强对员工日常行为的考核。 所以，协同办公系统不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻机构管理制度的执行，传播集体文化，通过流程的规范、知识的