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办公自动化环境中电子文件的平时归卷管理 业务纵横 办公自动化环境中电子文件的 平时归卷管理 传统的文件工作中,人们都很 l—L重视纸质文件的平时收集与归 卷工作,以便平日查找利用和年终归 档整理.在力公自动化的环境下,电 子j寸i~.!I旺I时归卷同样十分重要,这是 因为,办公自动化系统并不能将文件 工作的内容与流程完全自动化,电 脑自动着录与检索能力也是有限的; 加之,电子文件数量与类型的不断增 加,利用计算机自动检索时人们并不 能准确记忆电子文件的名称,关键字 或词组等信息,也会降低电子文件的 查全率和查准率,有时甚至难以找到 所需电子文件,从而影响力公效率. 为此,继承纸质文件平时归卷管理的 良好传统,利用办公自动化系统进行 人机合作,建立一个有序,及时,高效 的电子文件平时收集归卷与查找利 用系统,这仍然是信息时代便捷,高 效,安全管理电子文件的一种值得信 赖的有效途径. 一 ,电子文件平时归卷流程 随着电子文件量的不断增长, — 个单位,—个部门只有做好平时筛 选收集,分类归卷,才能避免信息无 序,信息超载,为组织管理提供良好 的信息支持. 首先,制定文件分类表.现行机 关保存现行文件时主要考虑的是日 常工作中能否及时准确地找到文件, 这就必须要对文件进行有序管理,必 须对文件进行科学分类.文件分类表 就是文件分类的依据. 文件分类表,是根据本单位的 职能活动预先编制的文件分类归卷 的类目体系.它指导本单位文件分类 口杨霞 收集,归卷管理,前端控制本机关归 档文件范围.一般由文件部门,档案 部门共同协作研制并报送本单位综 合办公部门批准后施行. 文件分类表是一个主题概念系 统,一般由类别和顺序号组成.对于 — 个单位的文件来说,类别的划分可 按内设组织机构或者按业务内容等 分类标准进行.按内设组织机构进行 分类,是指将单位内部组织机构形成 与处理的文件分别作为独立的类别. 按业务内容进行分类,是指将本单位 各项业务内容或流程的文件分别划 分为独立类别.二者可以单独使用, 也可在不同分类层次结合使用.类别 划定后应标明类名(概括提炼的主题 词或词组),不宜过于冗长,且注意类 别概念之间的关系要符合逻辑规则, 保持同级分类标准的一致I生,避免文 件类别概念之间的交叉与重复.文件 分类表的类别项目排定顺序后,可依 次为其编制顺序号,以便固定类别之 间,大类与子类,子类与子类之间的 逻辑顺序,方便查找使用. 其次,创建树型电子文件夹目 录.根据文件分类表的指引,在力公 自动化系统提供的网络磁盘或本地 电脑硬盘上新建树型电子文件夹目 录(如E盘,F盘等,不要在C盘或者 我的文档中创建,避免电脑故障或 格式化系统时影响文件安全陛),为 电子文件的日常收集归卷做好准备. 创建树型电子文件N-vb,目录,一般应当 与本单位的文件分类表的分类系统 相对应,这样既可固定文件的分类体 系,也方便新员工学习使用或者员21-_ 离职时移交文件,便于整个单位文件 的有效管理. 一 个单位内的组织机构及其工 作人员在履行自身职责或完成业务 活动中,都要负责本部门或本职岗 位的文件管理,其电子文件夹目录 可主要依据自身业务内容或工作流 程来创建.以xx贸易公司为例,根 据其主要业务内容可将其第一级文 件夹分为四个类别:客户(服务对 象,内部或外部客户),成果(提供的 产品与服务),团队(人力资源或组 织效率团队),管理(非核心工作的 各类信息)等,这种类别的设置,回 答了为谁服务?,提供什么服 务?,谁来提供服务?,如何提供 服务?等问题,准确概括了该公司 业务活动的主要内容;其二级文件 夹可分别依照客户类型或数量,产 品型号与服务项目,不同项目团队, 辅助核心工作信息等分类标准创设 目录,如1瘩户类下即可设:1.1财 务部1.2技术部1.3营销部……1.7 客户总项.如果第二级分类后文件 数量与种类仍然较多,还可继续创 制第三级文件夹.如遇到难以归类 的文件,可创设总项或者其他文 件夹来归卷①.此外,对于不需长期 保存的临时性,事务性文件,或等待 办理的文件,还可创设暂存,临 存待办等文件夹来收纳文件归 卷,以方便日常拣选与处置. 树型电子文件夹目录的第一级 文件夹目录数量一般不宜过多,各文 I 生 I 血J~-名称的概括l生,包容l生要大些. 同一层次的文件夹要充分体现出类 别的独立I生.注意不要创建层次过深 的目录结构(一般在3层左右),这样 20《档案与建设》月刊 业务纵横 容易查找. 第三,电子文件的审查归卷.由 于电-T文件具有复制性,共享性,可 点对点,点对面共时传递,阅文与办 理,其流转与办文过程的记录可以分 离,不同办文部门及人员在办文流程 中或流程结束后可以在自身权限内 上载,更新,查看,保存,刷新办文信 息.因而,与传统纸质