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企业数码照片档案管理难点及对策的研究 　　摘 要：数码照片档案出现后，因其管理没有具体可依照的标准，存在收集难度大、整理难度大、数码照相机的应用，公司形成了大量的数码照片，为丰富、充实档案库存提供了有利条件，但安全隐患重和检索手段单一的问题，本文针对以上问题制定了相应的措施，从而加强对数码照片档案的管理。 　　关键词：数码照片档案；现状；分析；思考 　　中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号： 　　 　　随着数目前国家只制定了“照片档案管理规范”，对这一新生事物，尚未出台统一的标准或管理办法。照片档案作为一种信息记录，形式简单、直观；记录真实、迅速；画面所含信息量大且不受国界、语言的限制，弥补了纸质档案的不足，是企业档案的重要组成部分，具有重要的保存和利用价值，必须要对其进行规范整理。本文根据目前照片档案管理的现状，制定一些措施。 　　一、现状分析 　　1.1 数码照片收集上存在局限性 　　数码照片与传统的纸质照片有很大不同，它没有底片，甚至绝大多数情况下也并不需要洗印出相纸照片，而是以数码文件的形式存在于相机存储卡或数码棒上，再由摄影者转存于计算机硬盘或光盘中。对于这种全新的照片文件应履行怎样的归档手续，对数据文件有哪些技术要求，都没有可供参考的执行标准。没有制度的保障，数码照片档案的归档就没有了根基，就不可能是一种规范的行为。目前对于办公室拍摄的照片都能够完全归档，也只是简单意义上的存储，没有什么特别的要求，但是其他部门拍摄的照片很难归档齐全。 　　1.2 整理难度大 　　数码照片档案数量大。在整理数码照片时，既要鉴定筛选，又要对原数码照片文件重新命名，还要进行刻录光盘、编写、粘贴文字说明等一系列大量、繁琐的整理工作，工作量无疑会加大。照片质量不一。由于摄影技术的有限，一个活动就可能有上百张照片，内容重复；个别的照片清晰度不够，也不能对整个事件进行说明。整理方法不规范。如同归档环节一样，数码照片档案整理依然是没有标准。在数码照片的分类、文件档号的构成编制、要不要有文字说明，以及文字说明所采用的文件格式和存放位置等这些具体的整理要求上，都没有标准可依靠。 　　1.3 安全隐患加重 　　数码文件的易损性。数码照片的保存和使用完全依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件，计算机病毒、硬件故障、软件的升级都可能造成数据文件的严重破坏或丢失。数码文件的易改性。一方面，计算机对数码照片的增、删、修改十分容易，而且一般情况下看不出痕迹；另一方面，如果操作人员在整理照片时，把那些认为“无用”的照片删除掉，或者误操作，而此时又未作备份，数据一旦被删除，档案将荡然无存。存储设备质量不高。目前光盘的质量参差不已，一般光盘4~5 年就有可能出问题，甚至有不少光盘使用期都不足一年。 　　1.4 检索查阅手段单一 　　目前，对数码照片的检索和查找只能是在档案室的计算机上进行，一般多使用通用的图像管理软件，如 Acesee。但由于备份数码文件要比普通文档大上许多，至少在 1M 以上，数码照片档案总量往往可能高达几G，几十G，因此不可能将数码照片档案按数据库建立在单台计算机的硬盘中。在这种条件下，只能采用对数码光盘进行逐盘检索的方式。如果需要进行跨年度的专题检索，会涉及多张光盘，就会感到特别不便。在目录编制方面，也不能由计算机自动生成机打目录，而需要采用手工方法。 　　二、制定对策 　　2.1 建立数码照片档案管理规范与制度 　　数码技术发展速度之快，数码照片档案也就成为各单位最主要的声像档案资源。我们只能依靠在数码照片文件的管理上的一些经验，参照国家“照片档案管理规范”，结合单位的实际情况，建立起管理制度，规范数码照片档案的管理。 　　2.2 强化鉴定筛选、控制照片数量 　　在收集数码照片档案时，要对照片是否进行过改变图像性质的编辑处理进行鉴定，也就是说要判别图像是否经过修改、添加、合成、挖补等后期编辑处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，档案人员还需要去粗取精，对照片加强筛选，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，同一场景有多张图像的，一般只需保留一、二张。而对那些图像不清晰、角度不佳、压缩率过大的要坚决剔除。只有这样，才能在保证图像文件的质量的同时，有效的控制文件数量，以减少后期整理和检索的压力，更重要的意义还在于可以转变数码照片档案膨胀速度过快、内容过于冗杂的局面。 　　三、对策实施 　　依据实际情况制定了《数码照片档案管理规范》，确定了归档范围、归档要求，以及数码照片的整理、存储、保管要求。对现存的数码照片文件进行鉴定、筛选，选取具有代表性、能全面反映事件全貌及其细节、视觉冲击力强的数码照片归档。反映同一内容的若干张数码照片一般应选择主要照片归档，反映同一场景的数码照片一般只收集一张