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二、形象生动原则
形象生动原则的特点在于:简短、简洁,便于观众记忆。所谓便于记忆,是指让人们记住幻灯片的观点和重点。在设计幻灯片时,如果文字量非常大,是不方便观众记忆的,只有把幻灯片做得简洁简短,观点才能更加明确和突出。须知相比冷冰冰的文字,人更愿意看形象生动的事物,这也是Excel中把表单信息转化成图表的原因。
1.视觉朗读不可取
在幻灯片设计中,视觉朗读的方法是不可取的。
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图5??视觉朗读与视觉展示
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如图5所示,内容同样是“打开任务管理器的方法”,左边幻灯片的设计即为“视觉朗读”,这种设计方法是不可取的。正确的做法应该是,在放映幻灯片的同时,让观众的思路跟随演讲者而动,使观众时刻牢记演示文稿的观点,而只有形象生动才能够吸引观众,让人记忆犹新,进而达到“视觉展示”的效果(如右边的幻灯片)。
2.文字多也可以做出优秀幻灯片
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【操作演示】
图6所示幻灯片出自某企业的工会主席之手,其经常去地方参加各种会议,但是每年年终总结的述职幻灯片,所受到的关注度都比较低。究其原因,原来其只是对着幻灯片读,观众不爱看也不爱听。该工会主席感觉自己的工作不受重视,想在新述职时将幻灯片进行一番修改。
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图6 ?年终述职总结(一)
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相较于形式多变的数据类型幻灯片,文字列表型幻灯片由于没有办法转化成其他形式,因此是最难修改的。仔细研究图6中的幻灯片内容,可以找到突破口:每一行的最后都有开会地点,因此可以通过网上地图抓屏找到照片,然后对照地图,在幻灯片中直接标记出相应的地点,配合动画效果,开会地点就会清晰地逐次出现,如图7所示。
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图7??年终述职总结(二)
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在进行PPT演示时,当说到会议主题,只要点击鼠标,地图上所有图标就会紧急集合,地图淡淡地隐去,取而代之的是每一行文字,同时为了体现更好的效果,可在右上角添加党旗Logo。如图8所示:
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图8??年终述职总结(三)
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经过修改后的幻灯片,开会时关注度明显增高,达到了这位工会主席想要的效果。
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修改之后的幻灯片的文字量并没有减少,只不过借助地图效果做了一个转化,结果明显提高了幻灯片的等级,达到了形象生动的效果,使PowerPoint的重点更突出。由此可见,想要提高幻灯片的等级,并不一定要减少文字,也可以借助其他手段实现。
有人曾说:“文字是优秀幻灯片的天敌。”,认为幻灯片中的文字过多就会降低幻灯片的优秀率。事实上,有些文字较多的幻灯片,优秀程度也并没有降低,因此,更精准的观点应该是“多余文字是优秀演示文稿的天敌”。
3.多用图型和图表说话
在PPT的设计中,为了减少在文稿中多使用文字,需要牢记多用图型代替文字和多使用图表两条锦囊妙计。
?多用图型说话
用图型代替文字。这里的“图型”是指图形和模型。图形和模型的配合本身已经表达了幻灯片的观点,也就没有必要再写多余的文字,自然而言减少了文字的使用。图型的优势包括表达文字内容、减少冗余文字、表现力强、形象生动四个方面。
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图9??滑轮模型效果
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图9所做的是一个模型效果,其滑轮是固定的,表达份额的大小。经过对其大小和颜色的区分,在数据简单更新的基础上,又增加了动画效果,使滑轮有一个滑动的过程,就形成了比较,如图10所示。在比较的同时形成了对比过程,省略了语言和文字,使观众很直观就能知道份额多少的关系,既形象,又生动。
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图10??修改后的滑轮模型效果
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图10中的组合可以分解为很多幻灯片自带的图形,只要进行组合、复制,再配合动画就可以完成。做这样的效果看上去很复杂,事实上,熟能生巧,只要熟练了就会节省很多时间。
在实际操作中,有些效果也可以做得很简洁。
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【操作演示】
新建一张幻灯片,斜着画条直线,直接在流程图中找到三角形绘制出来,并稍微调整其位置,然后再画一条直线,接着在下方画一个矩形,再接着画个圈,圈住直线和矩形,在画圈时没有包含旁边的三角形,随后按Ctrl键直接拖,变成“复制”效果,通过Ctrl键的配合可以直接拖到指定位置。
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整张幻灯片只要加上标题,即只需在矩形中点右键添加文字,即使忽略动画制作,这张幻灯片的演示效果也会一目了然。
概括来说,在绘制图形时,有两个小建议:
第一,只要选择Shift键,就能画成规则的图形。按Shift画直线,会形成没有任何锯齿的直线;按Shift键画矩形,会变成正方形;按Shift键画椭圆,会形成正圆。不仅如此,在Office?所有软件和PhotoShop等绘图软件中,都可以配合Shift键完成规则图形的绘制。
第二,在幻灯片中复制文字和图形不建议使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。因为复制后再粘贴时,粘贴的位置还需要再调整,不好操作,因此可以直接画个圈,圈选,按住Ctrl键直接拖到制定的位置,再做微调,就可以实现想要的效果。
注意,对于工作中用到的数据对比,平衡关系等情况,在幻
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