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ABC有限公司 总 8 页 第 PAGE 2 页 文 件 名 称 文件管理办法 文 件 编  BGA001 版 次 1.0 发 布 章 1.0 目的: 使公司的各种文件皆能合理制订﹑实施﹑修改,以促使各项业务活动能顺利推行。 2.0 适用范围: 本办法适用于本公司经本办法发行之各种文件。 3.0 名词定义: 3.1 文件: 为确保公司各项业务活动能合理﹑持续﹑高效地运作,而制订并依规则核准的 书面化的制度﹑程序﹑规定﹑办法。 3.2 文件管理: 推动公司内全员依规定程序进行下列活动:“合理制订文件”﹑“切实依文件 内容实施”﹑“检讨并修改不合理或无效的文件”﹑“文件整理和建档”。 4.0 文件推行组织及职责划分: 4.1 文件推行组织: 4.1.1 推动责任者:为各级单位主管。 4.1.2 文件管制中心:为企划部。 4.2 职责划分: 4.2.1 推动责任者职责: 4.2.1.1 督导拟定所负责业务之相关文件。 4.2.1.2 依权限范围审核﹑核准相关文件。 4.2.1.3 教育并督导文件实施。 4.2.1.4 检讨并依现状修正文件。 4.2.1.5 整理﹑归档所保管之文件。 4.2.2 文件管制中心职责: 4.2.2.1 文件实施目标,推行计划之拟定。 4.2.2.2 文件拟案的受理。 4.2.2.3 提案审查结果之事务处理。 4.2.2.4 文件之整理编号。 4.2.2.5 文件之分发﹑回收﹑作废。 4.2.2.6 文件原案管理。 5.0 文件管理的程序: 5.1 流程: 拟案 审查 核准 整理编号 修订 　 实施 教育 发 布 5.2 流程说明: 5.2.1 拟案提出: 5.2.1.1 对于本公司现有不合理的规定或对于各项业务活动应有规定而未有规定 者均可提出作成拟案。 5.2.1.2 凡公司所属之员工,均有权提出与其担当业务相关文件之拟案。 拟案之提出,应附上文件制修订﹑审核﹑分发单(见表一),并依规定 之标准格式书写(见表二)。本公司之文件采用活页方式且统一为A4格 式,特殊情形可采用A3格式。欲修改旧文件者,应同时检附旧文件,以便 审查时参考。 5.2.1.4 文件内容之项次采用阶梯式阿拉伯数字编号,方式为 . . . , 如本办法之项次编码。 5.2.1.5 文件内容太多时,需编目录。 5.2.1.6 文件的形式可分为:流程图式,叙述式或前两者之混合式。 5.2.1.6.1 流程图所用标准符号规定如下: 証單据業務? 一项活动或操作 决定 証單据 業務? 明細帳 N檔存 總帳業務終? 明細帳 N 檔 存 總 帳 業務終? 資料核對資料來源傳?路線合并文件 資料核對 資料來源 傳?路線 合并文件 5.2.2 审查及核准: 5.2.2.1 文件案由文件管制中心安排审查﹑核准。 5.2.2.2 初审:直?主管负责。 5.2.2.3 复审:上一级主管及相关单位主管负责。 5.2.2.4 核准:CEO负责。 5.2.3 整理编: 文件管制中心将核准之文件做适当处理,并依文件编原则整理编。 5.2.4 发布: 5.2.4.1 文件管制中心依欲分发单位及数量将文件各页?上发布章 , 后送交相关 单位并做分发记录,同时收回旧文件（若有）。文件分发（回收）签收记 录由文件管制中心保管。 5.2.4.2 修改之旧文件,于发布新版和回收旧版时, 仅对文件修改部分作更换而其 余不动,另于文件制修订﹑审核﹑分发单上作修改部分之说明。 5.2.4.3 收回之旧版文件,除原案盖“作废”字样并暂时保留一年外, 其余皆需作 废销毁。 5.2.4.4 文件原则上分发至课级单位及各据点, 课级单位需再分发至下级单位时, 向文件管制中心申请,经公司主管核准。 5.2.4.5 文件需发行至公司体系外, 负责对外之单位得提出申请,由文件管制中心 依规定呈公司主管以上核准后发行之。 5.2.5 教育: 各有关单位接到文件后, 单位主管应依文件内容指导所属员工定期完成该项教 育工作。 5.2.6 实