文档管理制度跟培训教材教本0.pptVIP

已鉴定为销毁文档，需列出清单，整理到固定区域存放3个月再销毁 销毁时必须有两人执行，其中一个负责监督 普通文档可划线后再次使用，绝密/机密文件必须采用碎纸机或手动撕碎后销毁 存有机密信息的磁盘/光碟应重新格式化或破损为不可打开为止 销毁 九 文档的利用管理 编制文档目录，扩大使用范围 对文档加工整理，汇编专题资料或编制产品科研成果，基建工程简介，文摘和数据手册，图表手册，市场信息，用户反映，国内外同行生产情况介绍等 文档利用是文档管理的根本目的，综合资料室应编制必须的检索工具（目录、索引、卡片）为查找利用创造条件，做到调卷迅速准确 十 检查与考核 每年进行一次全面检查贯彻执行情况，并将检查结果写成总结，除报有关部门外，反馈给人力资源部作业年终评优依据、绩效考核依据 会务文控室不定期对各部门文档管理情况进行抽查，每次检查结果进行通报，反馈给人力资源部作业年终评优依据、绩效考核依据 考核项目需含有“五率”，归档率、完整率、准确率、查准率、查全率 岗位文件归档范围一览表 ●要求资料管理员组织本部门各岗位人员 编写《岗位文件归档范围一览表》; ●作业完成日期：2012年2月10日； ●提交电子工业会务文控室蒋利处。 副总指挥 1 负责按总指挥指示监督、协助组长建立与实施文控管理体系 2 跟踪进度，及时处理过程问题 3 相关文件审核 1 负责按总指挥/副总指挥指示建立文控管理体系，编制相关文件 组长 2 负责推进各子公司、各中心文控管理 3 及时处理岗位人员提出问题 4 每年收集电子工业各部门文档、归档管理（财务档案、人事档案除外），监督电子工业公司各部门文件管理 组长 5 每年组织资料室管理员对过期文件进行整理、提出报废审批，组织销毁 6 负责每年监督各分公司文档归档、储存与管理情况 1 负责按文件要求监督本公司各部门的文档管理 副组长 2 负责本公司资料室的管理，监督工厂资料室的管理 3 负责每年组织收集本公司相关文档归档存入资产室 1 负责资料室的管理工作 资料室管理员 2 负责对已归档入资料室的文档按要求进行借用/借阅/复印管理 3 负责每年按要求收集本公司或工厂的相关文档，归档管理 4 每年协助组长对过期文档进行整理、销毁 1 负责每月参照《文档类别、级别及归档范围一览表》收集文档、归档管理 部门资料管理员 2 每年将本部门文档移交资料室保管 3 负责监督本部门人员按要求摆放、归档管理文件 4 各部门资料管理员具体职责详见《文档管理人员名单及工作职责一览表》 岗位人员 1 负责对本岗位工作输出的文档按要求进行标识、分类整理、摆放管理 各岗位人员按《文档类别、级别及归档范围一览表》要求将输出文件存入服务器或专业系统，对个人电脑资料按要求保存 部门资料管理员对各岗位人员的电子存放情况进行监督管理 四 岗位要求 电子文档 ◆对服务器进行分区管理，设置文件夹、权限； ◆对服务器进行备份管理 信息管理中心 纸件文档 整理要求 每天整理文件、记录 ●字迹清晰、工整，纸张及格式符合要求，禁止用铅笔等易擦的 书写工具 ●按《文档类别、级别及归档范围一览表》中“范围”要求进行分类整理 ●废弃的资料销毁或斜画后二次使用 纸件文档 文件夹、目录要求 ●各岗位人员须按《文档类别、级别及归档范围一览表》要求分类建立文件夹 ●对文件夹及内目进行标识 文档整理 整理要求 　 　 　 　 　 　 ●用于大文件夹 ●用于小文件夹 纸件文档 整理要求 区分摆放场所 ●对于每天或每周需用到文件，一般摆放于岗位人员办公桌面 ●对于每月/季度需用到的文件，一般摆放于部门文件柜保存 ●半年以上需用到的文件，一般摆放于资料室 纸件文档 整顿要求 确保文件标识与内容一致，一般情况，单个文件夹只针对一个主题资料 各岗位人员每天下班前将文件、记录分类整理 纸件文档 送审文件或每天处理的文件可摆放于文件栏或文件夹/袋中，须对状态进行标识 送审/每天 日常使用的文件直接打孔分类 存放于文件夹/袋中。财务凭证使用专用方式捆绑整理 日常使用 移交资料室保管的文档：普通文档使用订夹或装订线进行捆绑；绝密/机密文档使用文件袋/文档盒或装订线进行捆绑 移交文件 装订要求 ●资料管理员对本部门人员工作输出文件进行监 督管理 ●资料管理员每月初按要求收集本部门上月的相 关文档，按要求进行分工类整理、标识、形成 明细后打包，附清单 ●于年初将上年度的文档进行移交(对需要使用 的文件资料由部门资料管理员进行拷贝待用 )，移交时填写《文档移交明细》移交资料室 ●专项独立保存的以项目完结后整理、标识、 打包移交资料室 资料管理员 要求 五 资料管理员要求 文档类别、级别及归档范围一览表 文档管理人员名单及工作职责一览表