物资供应链管理信息系统物资信息编码体系设计与应用.doc

物资供应链管理信息系统物资信息编码体系设计与应用 1　物资供应链管理信息系统对物资管理信息编码的需求 随着信息技术的发展，供应链管理的现代化越来越多地借助信息化，供应链管理信息系统实施成败的关键在基础数据。供应链管理信息系统只有在数据准确、完整、及时的情况下，才能发挥作用，否则可能带来致命的错误，最终导致实施失败。基础数据是供应链管理信息系统运行的根基，而建立基础数据的前提则是一定要有信息编码技术的支撑。信息编码就是给事物或概念赋予一定规律性的易于人或计算机识别与处理符号的过程，代码是表示事物或概念的易于计算机和人识别处理的一个或一组有序的符号。 物资供应链管理信息系统涉及供应商、顾客与企业本身，包含采购、运输和配送、保管、搬运、包装、流通加工、库存管理、成品的保管和配送、物流信息处理等所有业务环节，所有这些过程的信息交换都要通过代码运算来实现。与物资管理相关的编码技术在供应链管理信息系统中占有越来越重要的地位，已经成为物资管理信息共享与集成的核心要素之一。面对如此复杂众多的代码，需要研究科学的物资管理信息编码技术，而物资管理信息编码技术的顶层策划应该是构建物资管理信息编码体系，没有科学的物资管理信息编码体系，就难以运行如此复杂而众多的代码。 2　物资管理信息编码体系架构 物资供应链管理信息系统涉及的编码主要有物资编码、供方编码、顾客编码、计量单位编码、库房编码、交货方式编码、货币编码、付款方式编码、资金来源、检验方式编码、单证编号、员工编码等，以及后续物流技术进步和发展所涉及的条码等。 2.1按代码维护方法构建编码体系 物资管理基础信息编码按代码维护方法分为动态维护代码、固定代码和登记性编号三类。 动态维护代码是指需要制定编码规则，并编码和动态维护的物资管理基础信息代码，主要包含：物资代码、供方和顾客代码、仓储货位代码等。如，编写“物资代码”，首先要制定物资编码规则或标准，配备编码人员，确定编码流程，然后一物一编码，物资编码的数量大频次高。 固定代码是指需要制定编码规则并按预知的信息一次性给出代码的物资管理基础信息代码，主要包含：库房代码、计划完成状态代码、检验状态代码、检验方式代码、检验结论代码、不合格品处理方式代码、交货方式代码、结算方式代码、资金来源代码、货币代码、付款方式代码、发票类型代码等。如，编写“库房代码”，首先要制定库房编码规则或标准，确定编码流程，然后把已知的库房一次性给出代码，一般情况代码不再改变，增加库房时再增加新编码，但编码的数量少频次低。 记录性编号是指需要制定编号规则，并按规则记录物资管理基础信息的代码，主要包含：采购计划编号、物资管理流转单据编号、合同编号等。如，给“入库单编号”，首先制定入库单编号规则或标准，一般编号后几位符号是流水号，一张入库单给出一个流水号，流水号可由程序生成。 按以上代码维护方法构建的物资管理基础信息编码体系如图1所示。 2.2按供应链的过程和用途构建编码体系 物资管理基础信息编码按物资供应链的过程和代码用途分为物资编码、机构编码、单证编码、位置编码、物流过程状态编码、财务编码和识别编码等。 物资编码包含物资分类代码以及构成物资代码属性的计量单位代码等。 机构编码包含供方、顾客与企业本身的代码和部门、人员代码。 单证编码主要是供应链管理过程中所需的各种表格的编号。 位置编码主要是库房和货位编码，也可以包含区域代码。 物流过程状态编码主要是业务过程、状态或方式的分类代码。 财务编码主要是与财务有关的资金、结算、货币、发票等各类代码。 识别编码主是指条形码等自动识别代码的编码。 按物资供应链的过程和用途构建的物资管理基础信息编码体系如图2所示。 2.3两种物资管理基础信息编码体系的比较 按代码维护方法构建的编码体系方便管理人员和编码人员掌握编码的频繁程度，分清哪些编码频次高，哪些编码数量有限.可以一次完成.哪些编码只需制定编码规则，由计算机自动按编码规则生成代码。这种编码体系便于策算和统计编码的工作量，合理配备编码资源。 按物资供应链的过程和用途构建的编码体系，能把供应链管理信息系统涉及的所有编码考虑周全，减少遗漏，有利于全面构建编码体系。 2.4复合型物资管理基础信息编码体系 把以上两种方法结合在一起构建编码体系，不但便于管理，还能保证编码的全面性，是比较好的编码体系构建方法。把代码进行条码化也可以实现识别编码。复合型物资管理基础信息编码体系如图3所示。 3　物资管理基础信息编码的实施 物资供应链系统物资管理基础信息编码体系的实施步骤和方法如下： 3.1 策划和制定编码体系表 编码体系表是指导编码工作的总体思