建筑的设计院工程档案管理的探讨.docVIP

建筑的设计院工程档案管理的探讨 　　摘要：建筑设计研究院档案信息资源不仅是各部门工作要查考利用的资源，也是整个社会广大公众需要关注、了解、知晓的信息渠道。本文作者结合工作经验，分析了目前档案的内涵和特点，并提出了做好工程档案管理的相关建议和措施。 　　关键词：工程设计档案；特点；内涵；趋势；管理 　　中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 　　一、工程设计档案的内涵 　　在常规意义上，工程档案主要是指在工程建设过程中形成的，以文字、图画、表格、照片、视频等为表现形式的，具有重要的归档保存价值的信息载体。工程档案是对工程建设活动的历史记录。工程文件在不同的阶段有不同的主要形式，例如，前期的报批阶段文件，中期的设计文件和后期的施工文件以及竣工验收文件。而设计院所保留的工程档案，重点为工程的施工图，其中又有甲方委托书、各种批文、各专业施工图、工程造价资料、竣工报告资料、审后蓝图等。 　　工程设计档案不仅具有很高的工程应用价值，还具有一定的经济价值，是工程设计人员根据工程要求进行精心设计之后取得的成果。如果出现工程质量问题需要追究责任，或者发生与工程相关的法律纠纷，工程设计档案是具有法律效力的有力证据之一，能够帮助纠纷双方理清法律责任合法解决纠纷同时，需要指出的是，设计院所保存的工程设计档案是具有一定保存价值的档案文件，不是工程项目开展过程产生的所有文件都必须要进行保存，而是应该加以选择地保存一旦确定进行保存，便需要对其进行整理和归档处理，使这些档案文件能够在有效保存年限之内发挥出最大的价值。 　　二、工程设计档案的基本特点 　　设计院工程设计档案主要具有五个特点： 　　（一）、多样化的载体形式 　　设计院的工程设计档案不仅局限于文字材料、图纸等纸质材料，目前还有各种格式的电子文档。 　　（二）、种类繁多的档案内容 　　设计院的工程设计档案内容除了常见的工程施工图纸之外，还包括甲方委托书、批文、合同、设计条件及要求、地勘报告、审查意见书、结构、节能计算书、修改设计函、工程造价书、竣工验收报告书、审后蓝图等，由于内容繁多，在保存的时候必须要确保每项工程档案的成套性。总之，文档种类多，归档库藏数量大，为建筑设计公司档案管理工作增加了新难度。 　　（三）、数量巨大。 　　工程建设产品本身具有整体性的特点,不仅造型庞大,结构复杂、内容繁多,而具是由一个个单件生产的项目衔接的固定资产体系。它们千差万别,各自有它独特的结构、形式和要求,并相应形成多种多样单独设计的图纸文件。在数量方面，普通工程所形成的具有保存价值的仅是图纸便将近百张，如果是大型工程，便有几百张乃至上千张。因而设计单位在设计技术活动中形成的图纸文件必然具有数量大,递增快的特点。 　　（四）、档案的使用效率高 　　设计档案是设计科技活动的记录，承载着设计专业科学技术知识，体现了现实的长期使用功能和价值，在生产生活中应用极为普遍。设计档案的适用性原则也使得设计成果存在共享可能，也就是无论在设计阶段还是施工、竣工阶段，设计成果必须及时提供给投资方或业主、施工方参考应用。设计院所保存的工程档案不仅仅要服务本院的设计人员，同时外界的施工单位和业主单位也是重要的服务对象，因此，档案需要频繁地保存、查阅、调阅、加晒等。 　　（五）、时间跨度较长，材料变更快 。 　　建筑设计院档案形成于工程项目设计技术活动之中，一方面反映了建设项目的设计水平，是建筑工业的重要史料；另一方面许多项目建设时间跨度大，基本是跨年度甚至几个年度，设计归档材料随年度变化不断变更增多。 　　三、档案管理方式的基本趋势 　　（一）、档案内容由多元化向数字化转变 　　通过利用电子文件、电子图片、技术报告、声像等多种电子信息档案，把内容庞大的纸质形态的档案资料实施电子分类与归并，并形成数字信息储存、查询、修正等各种手段的信息媒体与服务介质，使得建筑设计公司档案管理从传统的手工操作模式中慢慢解放出来，极大地促进了档案管理工作的革新。 　　（二）、管理手段由手工向计算机操作转变 　　传统的档案管理从立卷整理、排架到查找利用案卷，档案工作人员都是手工操作，劳动强度大，工作效率低。在信息化条件下，通过运用计算机编排，开展档案信息化建设工作，开发图档管理应用系统，实现了工程图纸、设计文件等网上自动归档；完善了图档网络整理、编目、分类、编号等功能；增强了实现建筑设计公司内部局域网在线检索、浏览、申请、审批和下载借阅利用电子文件等功能。 　　（三）、 管理方式由纸质实体向信息媒介为主转变 　　传统的档案管理模式是以保管档案案卷、设计蓝图、硫酸底图实体为主。信息技术的普及使得建筑设计公司档案工作在积极主动做好档案利用服务工作的同时，能够集中精力放在做好工程参考、质量追踪、各类资质申