附件13.1 北大资源集团总部前台文员工作手册.pdf.pdfVIP

北大资源集团总部前台文员工作手册 北大资源集团总部前台文员工作手册 一、职位概要 公司前台文员是企业的第一形象窗口，通过前台文员的形象可给来访嘉宾留 下深刻的第一印象。前台文员的精神面貌也是企业精神的展示。前台文员要做好 公司日常事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率，提升公司形象。 二、工作职责 1、日常接待工作：接听、转接电话，接待来访人员； 2、票务预订：预订机票、火车票，打印登机牌，总办成员出差报备； 3、名片制作：根据名片制作需求联系名片公司和费用结算； 4 、LED 播放：及时更新照片内容； 5、快递：制作快递登记表格，提醒填写人员登记相关信息，如部门、快递单号、 到达地、收件人及单位等和费用结算； 6、办公区环境的维护：办公区环境卫生日常检查，包括办公设施报修，电器设 备维护，保洁人员的检查及监督等；每天上午11:00 早班巡查，每天下午16:00 晚班巡查； 7、饮用水管理：根据与送水公司签订的协议，依照使用水的规范要求按时更换 饮用水，设备设施维护及饮用水费用结算； 8 、会议室管理：会议室预定及协调、日常环境管理及维护、会议服务及协助接 待工作准备资料和桌签等； 9、收发工作：接收报刊杂志、传真等； 10、新员工入职：制作欢迎LED、胸卡、门禁卡； 11、通讯录：新入职人员的电话邮箱由信息管理部张争提供，每月月底发给集团 办王欣洁，由王欣洁发给人力资源部确认信息，及时更新生日信息及通讯录； 做好保密工作； 12、员工生日管理：制作员工生日统计表格，统计当月员工生日名单，播放LED 生日祝贺词，发放贺卡和生日礼物及签字确认； 北大资源集团总部前台文员工作手册 13、短信发送平台：根据当天总办领导的车辆尾号信息，发送相关领导的限号短 信内容及大型活动短信的通知； 14、袁总、方总床单被套及休息区桌布的定期换洗工作； 15、地毯清洗：早晚班巡查发现地毯脏记录下来，及时联系保洁刘主管清洗； 16、根据领导的要求，完成临时指派的工作 （如：收寄快递、复印扫描文件、给客人 倒茶等）； 三、工作纪律规定 1、每天早班人员着装整齐后8:30 到岗，17:30 下班；晚班人员10:00 到岗，19:00 下班； 2、不可随意离开岗位，离岗前需有人代岗后方可离开； 3、不可在椅上前俯后仰摇腿跷脚；不可双手抱于胸前；不可跷二郎腿或半躺半 坐；不可趴在工作桌上；不可晃动桌椅；不可工作期间玩手机、脱鞋、伸懒 腰、哼小调；非前台人员不可在前台班台后逗留闲谈等行为； 4 、交谈中不可粗言恶语，不可使用歧视或侮辱性的语言，不可以任何借口顶撞 讽刺客人； 5、上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈； 6、上班前不可吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新； 7、保持桌面整洁、物品摆放有序； 8、认真填写《前台交接本》； 四、工作行为规范 （一）仪容 1、上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁； 2、保持头发梳理整齐，以盘发为主；不得佩戴夸张的首饰； 3、保持手部干净，指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物，不可染颜 色夸张的指甲油； 4 、上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当； 5、保持精神饱满，在接待过程中应面带微笑，确保给来访客人留下良好的印象， 以便于与客人的沟通交流； 北大资源集团总部前台文员工作手册 （二）仪态 1、站姿 要求：自然挺拔，头部端正，重心自然落于脚中间，肩膀放松，丁字步站立。谈 话时，要面对对方，保持一定的距离；尽量保持身体的挺直。不可歪斜， 或依靠墙壁、桌椅而站；不可有双腿分开距离过大、交叉等不雅观和失礼 的行为；不可有玩弄物品，漫不经心等不礼貌行为。 基本要领： 1）两脚跟相靠，脚尖分开45 度至60 度； 2 ）两腿绷直，身体重心放在两脚上； 3 ）腰背挺拔； 4 ）收腹挺胸、抬头、脖颈挺直； 5 ）双目向前平视，微笑，微收下颌。 2、行走 要求：靠右侧行走，遇到同事、领导要主动问好。在行走的过程中，应避免吃东 西、整理衣服等行为。 基本要领：