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监理信息管理讲座[上节].pdf
第十章 监理信息及文件资料管理
专题讲座
倪建国
二O一六年度
1 监理信息管理
1.1 信息管理概述
1)信息管理概念
所谓信息管理是指在开展建设监理工作过程中对信息的收集、
加工、整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。
2)信息管理目的
信息管理是监理工作的一项重要内容,贯穿于监理工作的全过
程。信息管理的目的是通过有组织的信息交流,使有关人员能
及时、准确地获得相应的,作为分析、判断、控制、决策的依
据,也为工程建成后的运行、管理、缺陷修复积累资料。
3)信息管理工作原则
①标准化原则; ②有效性原则; ③定量化原则;
④时效性原则; ⑤高效处理原则;⑥可预见原则。
4)信息管理的内容
信息管理的内容一般包括收集、加工、传输、存储、
检索、应用六项内容。
1)收集:收集是指对工作中原始信息的收集,是很重
要的基础工作。
2)加工:信息加工是信息处理的基本内容,其目的是
通过加工为工作提供有用的信息。
3)传输:传输是指信息借助于一定的载体在监理工作的各
参加部门、各单位之间的传输。通过传输,形成各种信息
流,畅通的信息流是工作顺利进行的重要保证。
4)存储:存储是指对处理后的信息的存储。凡需要存储的
信息,必须按规定进行分类,按工程信息编码建档存储。
5)检索:监理工作中既然存储了大量的信息,为了查找方
便,就需要拟定一套科学的、迅速查找的方法和手段,这
就称之为信息的检索。已存储的信息,应管理有序,便于
检索。
6)应用:是指将信息按照需要编印成各类数据、报表和文
件格式,以纸质或电子文档形式加以呈现,以供管理工作中
使用。
1.2 监理信息管理
1)监理信息管理的意义
监理信息管理是建设项目监理 “三控两管一协调”,
并履行建设工程安全生产管理的法定职责的重要内容
之一,随着建设监理业务规范化管理的不断加强和细
化,监理市场环境竞争的激烈,监理信息管理(以下
简称:信息管理)的作用显得越来越重要。管好用好
监理信息,能够促进监理业务经营和现场监理工作的
开展,对监理工作管理水平和业务技能的提高具有推
动作用。
2)监理信息管理任务
①组织项目基本情况信息的收集并系统化,编制项目
信息管理实施细则或手册。
②明确项目报告、报表及各种资料的规定,例如文件
资料的格式、表式、内容、数据结构及字体字号等要
求。
③按照项目监理工作过程建立项目监理信息系统流程,
在实际工作中保证这个系统正常运行,并控制信息流。
④信息管理资料的档案管理。
3)监理信息管理的收集要求
1)及时收集不同来源的监理信息。
监理信息来源可包括文件、档案、监理报表及计算机
辅助文档等四方面。
①文件信息主要是在工程建设过程中,上级有关部门
的文件、工程前期有关文件、设计变更及工程内部文
件。
②档案信息主要是在各种文件办理完成后,根据其特
征、相互联系和保存价值等分类整理,根据文件的作
者、内容、时间和形成的自然规律等特征组卷。
③监理报表信息主要有开工用报表、监理工程师巡视
记录表、质量管理用报表、安全管理用报表、计量与
支付用报表及工程进度用表。这些表格是监理工作常
用报表,反映了监理工作的开展及工程进展情况,应
注意报表信息的收集和整理。
④计算机辅助文档主要是监理机构书面发出的会议纪
要、通知、联系单、函告,监理业务开展过程形成的
监理日记、月报、专题报告、监理报表、影像、总结
及工程质量评估报告等以电子文件形式存在、储存的
各种文档资料。
2)保证收集到的监理信息的质量。
信息管理工作的质量好坏,很大程度上取决于原始资料的全面
性和可靠性。因此,建立一套完善的信息采集制度是极其必要
的。信息的收集工作必须把握信息来源,做到收集及时、准确。
3)建立监理信息管理制度和纪律。
①送往建设单位及有关部门 (包括通过建设单位送往设计及外部
相关方) 的文件,应有签收记录。对于重要的文件资料应做书面
备份。
②送往施工单位的文件,必须由施工单位专管人员或领导签收。
③以 《工作联系单》形式送往建设单位、设计单位或施工单位
的非正式文件,用于对某些局部、具体事项进行协调,提请注
意或要求了解、要求配合等用途。
④项目监理机构的所有正式发出文件须在总监(或总监代表)审
查批准后,由项目监理机构办公室负责
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