办公自动化软件B.ppt

计算机网络原理、技术及应用 大学计算机基础 目 录 第 1 章 计算机基础知识 第 2 章 操作系统 第 3 章 办公自动化软件 第 4 章 多媒体技术及其应用 第 5 章 计算机网络基础 第 6 章 互联网及其应用 第 7 章 标记语言与网页制作 第 8 章 国民经济与社会信息化 办公自动化软件概述 办公自动化是计算机应用的一个重要方面，相应的计算机软件也很多，目前影响最大、使用最广泛的当属Microsoft公司的Office 2003。这是一个办公自动化应用程序软件包，其中包含了文字处理、电子表格处理、演示文稿制作、网页设计和桌面数据库管理等各个方面的内容，它的用途几乎涵盖了办公室工作的各个方面。这些软件用户界面统一，功能强大，使用方法一致，数据交换途径多，而且各有侧重，相得益彰。基本涵盖了普通办公室工作的各个方面。利用它们及其所携带的工具，将会大幅度地提高用户的工作效率。 第 3 章 办公自动化软件 3.1 文字处理 3.2 电子表格 3.3 演示文稿的制作 3.2 电子表格 所谓“电子表格”是指通过计算机建立、存储和处理的数据表格。和纸质的表格最大有不同就是，它可以做到表格数据的实时性、直观性、动态性和自动处理。实时性是它可以做到使表格数据反映最新的数据变化；直观性它可以将数据以图表的形式直观地展示给用户；动态性是指表格可以任意地根据需要按不同的要求显示数据，用户可以动态地从不同的视角分析数据；自动处理是计算机的强项，任何纸质表格都无法与之相比。 3.2.1 电子表格基础 Excel 2003 是一个功能强大的电子表格软件。 是Microsoft 公司生产的办公自动化套装软件 Office 2003的主要应用程序之一。它具有强大的数据计算与分析处理功能， 可 以 把数据用表格及各种统计图、透视图的形式表示出来，使得制作出的表格图文并茂，信息表达更加清晰。另外，Excel 2003还包含了很强的计算分析功能以及对 Internet 的全面支持，使 用 户 能 直接将工作簿文件保存为网页格式，并使用提供的发布工具将它传到服务器上。 1. Excel 2003的窗口界面 1）编辑栏 编辑栏是用来输入或编辑单元格数据或公式的区域。在这里，除可以直接输入数据或公式外，也可以通过其中的工具把函数粘贴到公式当中，使用非常方便。 2）工作簿 工作簿是Excel 2003窗口中的主要部分，是用户编辑处理数据的工作场所， 也是储存各类数据、 公式、 图表 等 各种用户信息的区域。在我们启动Excel 2003后，系统会自动新建一个空的工作簿文件。 Excel工作簿由的组成 工作表编辑区：是由多行和多列单元格组成的单元格阵列。为了区分不同的单元格，单元格之间用网格线分开。 行标、列标：在每一行的开头有一个行标按钮，上面的数据为该行的行号按钮；同样地，在每一列的顶部有一个列标，上面的字母表示该列的列号。行标和列标除作为行、列的标志外，还可以用来进行行、列的选定，行高和列宽的调整等。 工作表标签行：在工作表的下部有一个工作表标签行，上面显示出了工作表的名称，白色标签与当前工作表连为一体，为当前工作表的标签。在工作表的标签上可以进行工作表的插入、删除和换名等工作。如果工作簿中工作表较多，按左边的按钮工具可以把隐藏的工作表标签显示出来。 2. 工作簿的建立与管理 Excel文档被形象地称为工作簿，扩展名为xls。下面看工作簿的管理。 1）新建与打开工作簿 2）工作表操作 3）工作表的编辑 4）保存工作簿 1）新建与打开工作簿 当系统正常启动后， 将自动建立一个名为“Book1”的空工作簿文件。在这里可直接进行数据的编辑，而工作簿的文件名可以到保存时再确定。在Excel 2003中，建立新工作簿、打开已经存在的一个工作薄文档，其的方法与Word文档的建立与打开方法一样。 2）工作表操作 新建的空白工作簿，默认情况下，包括sheet1、sheet2和sheet3三个工作表。 (1) 激活和切换工作表：当新建一个工作簿或打开一个已有的工作簿时，Excel自动激活第一个工作表，处于激活状态的工作表为活动工作表或当前工作表，如sheet1。用户可以进行数据输入、编辑等操作。如果要切换到其他工作表，可以单击要激活的某工作表的标签。若标签不可见，则可以单击标签行中的按钮来显示工作表标签。 (2) 工作表的插入、删除和重命名：在使用Excel的使用中，经常要进行工作表的插入、删除和重命名工作。它的完成非常简单：只要激活相应的工作表，将鼠标指针指向它的标签，单击右键，显示出如所示的快捷菜单，然后选择进行工作表的插入、删除、重命名、移动、复制等工作。 3）工作表的编辑 一个工作簿可以认为是若干个工作表的集合。它