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档案管理信息系统的设计 　　摘要：本文简要介绍了档案管理信息系统需求、功能设计等，并根据公司档案管理的特点，提出了档案管理信息系统的具体目标及信息系统建设需要遵循的设计原则。 　　关键词：档案信息系统电子化管理 　　1、引言 　　目前，档案管理的信息化进程远远滞后于整体信息化的进程，档案管理水平与信息化高速发展不相匹配的矛盾越来越突出。主要表现在： 　　第一，大量纸质档案数量不断增加对现有库容带来极大的挑战，纸制档案面临无空间保存的窘境。 　　第二，随着企业发展规模的不断扩大，已经形成设计和生产异地并存的模式，这种状况不但给档案信息的归档、提供利用带来不便，更重要的是造成档案的更改、作废等信息传达不及时，这不但会直接给生产经营带来困难，还极有可能生产出废品，直接造成经济损失。因此，传统的档案管理方式已经完全不能满足企业高速发展的需要。 　　第三，档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分，在创建创新型企业的大背景下，档案管理系统建设也是知识资源管理的需要。 　　因此，加快档案管理的信息化建设步伐，更好地为企业生产经营服务，是摆在企业面前的迫切任务，也是建设创新型企业中知识资源管理的重要组成部分。 　　2、系统需求与功能设计 　　2.1系统需求 　　系统需求的目标是采用现代信息技术实现档案管理工作的信息化、提升档案管理水平、增强档案提供利用能力、确保档案信息安全、有效。 　　具体目标： 　　(1)建立档案系统信息化管理流程，实现各类档案归档计划的制定、档案移交、登记造册、借阅管理、作废、档案统计等全过程的信息化管理。 　　(2)电子图纸档案和文书档案实现电子化文件级管理；产品档案、科学研究档案、会计档案、生产经营档案、人事档案、声像实物档案、设备档案和基本建设档案等保存纸制档案，系统将对上述档案分类、案卷目录进行信息化管理；实现异地产品电子图纸档案和产品档案及时有效归档。 　　(3)增强档案提供利用能力。 　　(4)增强档案的综合检索功能；及时发布档案变更、作废信息；实现公司各类电子图纸档案异地晒印申请，异地晒印；有条件地向公司本地和异地使用者开放档案信息。 　　(5)建立电子档案系统的档案灾备中心和档案存储介质中心；采用水印和电子签章技术，确保归档文件的有效性、合法性、防篡改、防抵赖。 　　2.2功能设计 　　档案管理信息系统包括如下功能：归档计划制定、收集整编、档案管理、提供利用、系统维护和与其它系统的接口等。 　　2.2.1归档计划制定 　　归档计划是档案馆和归档单位共同制定的归档内容的计划单。主要适用范围为文书档案、会计档案、实物档案、声像档案、生产经营档案、产品档案、科研档案、设备档案、基建档案、人事档案等。 　　2.2.2收集整编 　　档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。 　　收集整编功能主要包含文件收集、档案移交清册形成、归档文件整理、归档文件审核和归档整理等。 　　2.2.3档案管理 　　档案管理功能主要包含电子图纸档案管理、产品档案管理、科研档案管理、基建档案管理、设备档案管理、文书档案管理、声像档案管理、实物档案管理、会计档案管理、生产经营档案管理、人事档案管理和鉴定销毁管理。电子图纸档案管理中包含电子图纸更改管理和电子图纸晒印管理。 　　2.2.4提供利用 　　提供利用功能主要包含档案检索、借阅管理、年报统计和档案进出登记等。借阅管理主要包含对实体档案和电子档案的借阅管理。 　　2.2.5系统维护 　　系统维护功能主要包含权限管理、数据维护、数据转换、档案设置、数据字典维护、口令修改、参数设置、数据备份和恢复等。 　　2.2.6与其它系统的接口 　　档案管理信息系统与其它系统的接口主要实现电子归档数据的直接对接。 　　3、设计原则 　　3.1实用性原则 　　软件系统设计时要充分考虑技术人员与操作者的要求和建议,一方面要使软件的人机交互界面友好,布局合理；另一方面要满足用户的各种需求,尽量将用户所要进行的操作包含在同一界面内。 　　3.2信息集成原则 　　强调系统中信息的一致性和在其范围内的共享。 　　3.3开放性原则 　　软件内核与外界的接口应具有良好的通用性和可移植性,动态数据库和静态数据库的数据结构、表结构、视图结构都应遵循特定规则,程序编码应尽量采用信息屏蔽原则和不使用语言标准文本以外的语句。 　　3.4利用面向对象技术原则 　　在软件开发过程中综合运用面向对象语言、面向对象的运行环境,也可以和结构化设计方法结合使用。 　　3.5可伸