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档案管理信息系统评价的体系框架的研究 　　摘要：本文结合档案管理信息系统和档案实际工作的特点、功能要求及相关标准，明确了档案管理信息系统评价体系框架设置的原则，构建了一个专门针对档案管理信息系统的、全面的综合评价体系框架。该评价体系框架由一级指标和二级指标及所需参考的要素三个层次组成。通过建立档案管理信息系统评价体系框架，以促进档案管理信息评价体系的发展与深化。 　　关键词：档案管理信息系统；评价体系；框架；指标 　　 　　 一、研究背景与意义 　　随着社会信息化的发展，档案管理信息系统也得到了较快的发展和完善。利用档案管理信息系统能够提高档案信息资源的管理效率，实现档案信息资源的有效利用。目前，档案管理信息系统的类型很多。针对众多的档案管理信息系统，其评价体系的研究已有成果，而且评价方法也有很多。但是对档案管理信息系统的综合评价体系框架进行搜索，没有得到相关的内容，而且对档案管理信息系统评价体系的研究也有不足之处。为此，本文以“档案管理信息系统评价体系框架研究”为题，试图建立档案管理信息系统评价体系框架，从而促进档案管理信息系统评价体系的进一步发展。档案管理信息系统评价体系框架研究的现实意义有以下几点： 　　1.提升档案管理信息系统的开发水平。通过对档案管理信息系统评价体系框架的研究，为评价档案管理信息系统提供了一个客观、全面的评价标准，同时提升了档案管理信息系统的开发水平，一方面使得档案管理信息系统的建设有了努力目标，使得档案管理信息系统建设更加明确，有较强的操作性；另一方面，为档案管理信息系统的建设水平和进度提供了尺度，使得档案管理信息系统的设计者能针对薄弱环节，有针对性地改进，从而提升档案管理信息系统的开发水平。 　　2.培育档案系统软件市场，逐步形成系统软件优胜劣汰的机制。建立档案管理信息系统评价体系框架，能够促进档案管理信息系统软件的发展，对于优秀的、能够适应档案实际工作的档案管理信息系统，可以以之为参考标准和借鉴，并继续发展完善；对于需要改进的档案管理信息系统，促使其改善和进步，从而逐步促进系统软件的优胜劣汰机制。 　　3.进一步推动档案信息化建设。档案管理信息系统是档案信息化建设的一部分。而研究档案管理信息系统评价体系，可以加强数据库的建设，有利于优化数字档案信息资源甚至整个档案信息系统的档案信息资源，从而促进档案信息化建设。 　　二、档案管理信息系统评价体系框架的设计原则 　　档案管理信息系统评价体系框架设计的指导思想是，通过确定评价指标体系框架，使得档案管理信息系统的设计者对档案管理信息系统有个更科学、全面准确的认识，进而为评价、指导和推动档案管理信息系统的建设和发展提供客观的参考和数据支持，使得信息系统更加完善，产生更大的效益。具体的设计原则要注意以下几点：①全面性：评价范围综合全面，涵盖范围广。②系统性：评价体系逻辑性强，有层次性；横向指标间并列无包含现象，纵向指标间上层指标涵盖下层指标。③适用性：适用于档案管理信息系统，满足档案管理工作的实际要求与需要，评价指标的含义明确，资料收集方便。④先进性：能反映出当时档案管理信息系统的先进技术和最新的管理理念。 　　三、档案管理信息系统评价体系的框架 　　根据上述档案管理信息系统评价体系框架的设计原则，及档案管理信息系统的基本特点及功能特点和职能特点，对档案管理信息系统评价体系框架，笔者设计了两层指标。如表1所示。 　　 　　1.系统功能。系统功能是指从档案管理信息系统的实际出发，是针对档案管理信息系统功能的要求而提出的指标。①数据管理功能。数据管理功能就是档案管理信息系统应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能。数据管理对象――文本、图像、音频、视频：档案管理信息系统的管理对象包括文本信息、图像信息、音频和视频信息。目录、全文：对各类档案目录及原文信息进行管理。实时处理：对数据信息进行实时性的处理。定期数据备份：应用数据库做好记录，以便查找错误来源；每次修改时，应使备份修改前、后的内容并保存，以备查阅；系统出现故障时，用备份文件恢复数据库。数据输入、存储、修改、删除：即具有数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等功能。数据格式统一：对于各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。②整理编目功能。能为用户自行设置实体分类方案预留空间：具备数据采集、类目设置基本功能，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序。能自动生成各种排列序号，并能由用户自主修改、重排：能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序。能自动生成符合相关标准的各类目录和备考表。具备统计功能，并能生成相应报表。具备打印输出功能：能打印输出各类目录、统计报表。③检索查询功能。提供简单查询：能够设置题名、责任者、形成