档案管理简约化的趋势分析.docVIP

档案管理简约化的趋势分析 　　也许是因为物极必反的原理，繁琐冗杂的档案管理工作在过去的十几年间不断被简约化，并且成为不可逆转的发展趋势，应当引起我们的足够重视，予以充分的分析。 　　 　　一、档案鉴定不再成为难事 　　 　　上个世纪80年代，笔者根据上级机关业务指导意见，整理出多达20个步骤的文件归档鉴定工作流程，其冗繁程度令人咋舌不止、锁眉难开。在一些单位，文件价值鉴定还有三年不出徒的土规定，而决定案卷存亡的档案鉴定更是让许多人谈之色变。由此可见，以“高（指所需操作水平）、难（指工作难度）、险（指失误引起责任风险）”著称的档案鉴定工作观念，在档案界不知延续了多少年。然而，到本世纪初，至少在铁路物资系统，档案鉴定因其变得简明而易于学习，因其变得简单而易于操作。中国铁路物资总公司于2004年举办了一期档案鉴定培训班，近30家单位的50多名专兼职档案员仅仅经过半天课堂培训，又经过半天实习操作，便基本上掌握了归档文件鉴定和档案鉴定的工作技巧，当年，全系统鉴定各门类保管期满档案约5万余卷，往年费力耗时的文件鉴定和归档整理工作，许多单位仅用一周时间便告结束。 　　 　　二、档案分类已从神坛上走下来 　　 　　上个世纪80年代，一些档案学教授们反复讲解“分类是档案管理的核心与基础”这个命题，档案分类几乎被神圣化，成为约束人们思想观念、束缚人们手脚的“天条”。1987年出版的《中国档案分类法》，将档案从Ａ到Ｕ列出19个大类，仅分类主表就编排了近200页，此外，还有复分表、分类规则等，如同一部厚重而又难懂的“天书”。天地轮回，物极必反。当实践成为检验档案分类正确与否的主要标准后，档案分类便走上了不断简化和易于操作之路。机构分类法在机关、企事业机构精简中被不断精简；问题分类法将近乎无限的问题高度简约化；以社会公共职能为主、以本单位特殊职能为辅、只设置8－12个单级目录的职能简易分类法，更是彻底褪去了档案分类的神圣华装，将档案分类从神坛上拉将下来。有些人预见，在实现了档案计算机智能化管理之后，根本不用将归档文件作任何分类，只用常规方法将其组成若干保管单位，一样可以通过主题词实现快速模糊查询。 　　 　　三、对档案目录（手工编写或用于手工查询的）能否继续存在的设问 　　 　　档案编目学像一堵厚重的围墙，将公众挡在档案馆大门之外。人们去档案馆查阅档案，不耐心翻阅目录而试图找到所需文件，如大海捞针。而试图通过查阅专业性很强的、简直数不清的各种目录，找到所需档案，犹如翻越三丈高的冰崖方可遥见如同小小白斑的那朵雪莲。依据《档案编目学》编撰的馆（室）藏引导性、查找性的卡片式、簿册式、机读式若干档案目录，被称为“档案检索目录体系”。这个复杂的档案目录体系，连档案目录学专家都感到眼花缭乱。由此可见，档案馆藏向社会开放，真不是一蹴而就的事情。 　　在西北某飞机制造公司即将将100多万卷的图文档案输入计算机，进而实现数字化网络化管理之时，“十一五”期间要丢弃一切纸质目录而实现档案无纸化网络查询利用。“我们将把档案目录库贴上封条!”馆长不无幽默地说。 　　是的，谁能设想在数字化网络化基础上进一步实现的计算机智能化查询功能该有多么神奇！它不仅是简约快速与非常便利的，而且是准确与系统的，甚至是人性化（友好对话与生动页面）与人工智能的（具有逻辑联想功能）。可以自动生成标准规范的各种案卷级、文件级查询目录，并可实现快速便捷档案全文检索利用的计算机智能管理技术，将浩瀚的丰富的系统的档案馆藏（少数需保密者除外）一览无余地展示给社会，那个时候，传统的手工档案编目便成为历史，档案编目学只是档案管理软件编程者的工具书。 　　 　　四、谁打破了档案著录标引的瓶颈 　　 　　将档案内容中可用于检索的信息特征记录并形成条目的过程，叫著录；用规范化语言符号对档案主题内容揭示并标识，称作标引。按照《档案著录标引规则》，标引一份文件的近二十个著录项目，一般要花约十分钟时间；而著录标引一张案卷级卡片，一般需要20分钟。有人做过专门测算，对某档案馆数百万卷档案、数千万甚至上亿份文件著录标引，几百人要干几百年，这就是将天文数字的档案著录标引所要花费的天文时间。2005年10月，笔者在参观某一现代化机械制造厂档案馆时，已经亲眼所见一秒钟“吃进”一页文件的自动翻页扫描机，它一年就可轻松地将大约一万卷档案数字化，如果组排式高速自动扫描机问世，数百万卷档案馆藏的数字化处理，几个月便可大功告成。智能化档案全文高速扫描，可以在扫描过程中由管理程序自动生成用于检索的档案（文件）主题词，以及年代、日期、文号、责任者、类别编号等若干查询要素，彻底打破了档案计算机著录标引的瓶颈。突破瓶颈的档案文件，如决堤洪水哗哗地涌进海量的计算机数据库，这就是档案著录标引工作的历史性变革。