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浅析高校办公自动化功能的设计 　　摘要：科学技术发展日新月异，网络化和信息技术化逐渐成为21世纪时代的主题。随着网络技术的不断发展，高校信息化建设也不断走向深入。办公自动化系统是高校信息化建设的重要内容之一，对提高工作效率具有重要意义。该文从办公自动化系统的基本内容入手，简介办公自动化系统在高校应用的关键问题，继而介绍高校办公自动化系统的具体模块，最后详述高校办公自动化系统的流程设计。 　　关键词： 高校；工作流；办公自动化；功能设计 　　中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）26-0050-02 　　Abstract：The rapid development of science and technology， networking and information technology has become the theme of the twenty-first Century era. With the continuous development of network technology， the information construction of colleges and universities is also deepening. Office automation system is one of the important contents of information construction in Colleges and universities. This paper starts with the basic content of Office automation system， introduces the key problems of Office automation system in Colleges and universities， and then introduces the specific modules of the Office automation system in Colleges and universities， and finally describes the process design of Office automation system in Colleges and universities. 　　Key words：Colleges and universities； workflow； functional design 　　全社会信息化建设发展迅猛，高校作为人才培养和科研的重地，信息化建设的水平对其建设和发展至关重要，各大高校对此极其重视，成为信息化建设的重要阵地。办公自动化（Office Automation）系统，又名办公自动化系统，现今已成为高校信息化建设的核心部分。传统的办公自动化办公模式主要集中于发布通知公告、发送邮件、公文传阅等基础功能，欠缺办公文件的在线起草、提交、分办、传阅、审批、下发和归档的自动化流转功能，是日常工作中大量的审批工作依然采用纸质跑鞋审批，无法实现自动化和网络化，效率始终无法提高，遇到领导出差，还会造成审批文件的积压，严重影响工作效率的提高。而今，新型办公自动化系统对流程重新设计，实现了办公文件流转中真正意义上的无纸化和自动化，弥补传统办公模式的不足，极大提高教学办公的效率，提升教学管理的质量，缩减办公管理的成本。 　　1 高校办公自动化系统建设的主要内容和关键问题 　　1.1 高校办公自动化系统的基本内容 　　各大高校在实际办公操作中需要面对各式各样，不同门类的文件，工作繁琐且艰巨，办公自动化系统的出现扭转了各大高校办公管理的窘境。办公自动化系统是面向全校的办公自动化、网络化、协同化系统，是学校电子政务事项处理的基础系统。办公自动化系统的运作主要基于流程二字，所要实现的是各项流程活动，具体包括：信息发布、档案管理、文件处理、车辆审批……其中，尤以文件处理最为重要[1]。所谓流程，即是工作中各项事务处理的工作流的基本运作，将各项分门别类的工作部门和看似独立的工作环节紧密衔接起来，构成有序的整体，实现空间与时间的无缝对接。 　　1.2 高校办公自动化系统建设的关键问题 　　高校办公自动化系统建设中最主要环节便是电子公文的流转。纵观高校收发公文的渠道和形式可知，文件主要分为以下三种情况：校外来文，校内收文，高校发文。校外来文经过最基础的扫描和录入之后，就依次进行拟办、批办、承办和归档的程序[2]。校内来文程序较为简单，较之校外来文免去了归档的环节。收文是被动、不可控制。发文则需要深思熟虑、谨慎行事。文章发起后还需经院系校方领导审核处理，方