浅谈如何做好建设的项目档案管理.docVIP

浅谈如何做好建设的项目档案管理 　　摘要：基本建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作，它具有成套性、专业性、动态性的特点。基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置，必须下大力气做好档案的管理工作。 　　关键词：建设项目；档案；管理 　　 　　1.建设项目档案的内容、特点极其重要性。 　　基本建设项目档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆迁、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式的文件材料。基本建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作，它具有成套性、专业性、动态性的特点。基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。根据《国家重大建设项目档案验收办法》关于“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收”的有关规定，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。 　　2.加强对建设项目档案工作的组织领导。 　　基本建设项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，做好档案工作不只是档案人员的事情，大量档案往往产生于工程的管理者、技术人员和施工人员手中，因此必须有强有力的组织保证，以协调各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好档案工作。要成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。 　　3.加强建设项目档案管理制度建设。 　　制度建设是根本，没有一套切实可行的档案管理制度作保证，档案管理工作将无所适从。档案工作建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，使其成为工程项目建设人员和施工人员特别是工程技术人员自觉遵守的准则，才能使建设项目档案管理工作规范化、科学化、效率化得到根本保障。 　　4.完善建设项目档案管理工作程序。 　　项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位档案管理人员参加项目档案工作协调会议，相互通报各单位负责的单项工程项目进度和该项目档案工作进度，研究档案管理工作需要协调解决的重要问题，提出下一步目标要求。 　　5.加大对项目档案管理工作的考核力度。 　　在建项目档案管理工作面宽、量大、头绪多，特别是由于参建单位众多，形成的文件材料多而杂，如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。因此，要特别强调需要各参建单位“协同作战”。为此就要不断加大对各个施工单位考核力度，要求项目建设单位在签订招标合同时就要把项目档案的整理要求明确提出，每个参建单位形成的材料，由形成单位负责整理好，向建设单位档案部门移交，并把档案管理工作与工程奖挂钩，督促其严格按照建设单位的要求及时完成档案管理的各阶段性目标任务。 　　6.加强档案管理人员的专业知识培训。 　　各施工单位档案管理人员往往是技术人员兼职的，个别单位还有临时聘用的，他们对档案专业知识知之甚少，对国家和行业档案管理法律法规及标准也是一知半解。因此，建设单位必须在工程建设之初就要组织参建单位档案管理人员进行集中培训，迅速提高他们的档案管理专业知识，从工作源头开始就严格按照规范要求开展工作。 　　7.加强项目档案的安全管理。 　　项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。因此，档案的安全管理就成为档案管理的重中之重。根据《国家重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容中就包括项目档案的安全状况。从以往工程项目档案管理工作经验看，实现档案安全管理，就必须在软硬件两个方面下功夫。在硬件方面，要求工程