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浅谈如何加强国际EPC的项目文件控制管理 　　摘 要 本文首先分析了文控在设计过程之中的作用，然后项目运作中文件控制管理的重点，最后总结了文件控制管理的难点及解决方法。 　　关键词 国际EPC 项目文件控制 管理 　　文件控制是指按照项目文件管理方案，运用科学的方法和手段，高效规范的对项目文件进行控制和管理，使项目文件处于有序合理的状态。文件控制是工程项目管理过程中十分重要的内容，特别是在国际设计采购施工总承包项目（EPC）中，是项目进程中所有信息的储存库，也是各部门各专业的连接枢纽。文件控制工作的好坏直接关系到项目的建成质量和投资费用。 　　一、文控在设计过程中的作用 　　（一）保持健全的文控管理流程高效运行，有利于项目设计进度的控制 　　在国际EPC 项目中，业主会聘用监理公司（即PMC）审核设计图纸和设计文件，文件往来是承包商与业主和监理咨询工程师沟通的重要形式。不同类型的文件或者文件的不同状态（如批准、按意见修改后批准、未提交等）反映了项目的进度状态，实施完善的文件控制，记录收发时间、版次和状态等信息，文控记录是项目管理部实施项目进度控制的重要依据。 　　（二）完善的文控流程有利于专业之间的协调和沟通 　　在国际工程项目的文控管理中，各专业之间相互提资料以及专业会签，都需要通过文控。互提资料单和会签记录，以及项目协调会议记录等，都在文控管理下。这样各专业之间的沟通协调都有据可查，避免信息传达不到位或者互相推卸责任等情况出现，这对设计进度和质量都是有利的。 　　二、项目运作中文件控制管理的重点 　　（一）以文件控制部门为核心，加强保密性和安全性 　　网络化办公的成本和效率优势毋庸置疑，但对运作周期较短，工作内容涉密、涉外的国际EPC项目，由于国内外法律体系和要求不同，且对工程所在国的法律无法做到完全熟悉，往往容易在网络化办公中造成泄密，甚至触犯所在国的法律法规，或因违反EPC合同中保密条款而遭到受害方索赔。因此，将网络管理和网络服务的职责纳入文件控制管理应是一项行之有效的管理方式。在内部网络中确立使用权限、范围、确保数字化签名的有效安全，加强网络病毒的集中防范管理，都是要逐项解决的重要问题。目前，网上交流已是因公、因私沟通的主要载体，大量非工作需要的网上下载不仅降低工效，也会给病毒侵入内部网络带来机会。因此，加强对内部人员上网的监控是必要的。 　　（二）文件控制部门要负责好电子文件和硬拷贝文件的双重管理 　　目前，无纸化办公已成为国际上衡量企业现代化管理水平的一个标志。随着网上可传输数据量的急剧增大、压缩工具的功能增强、数字化影像资料制取方法的简化，现在几乎全部的工程设计及管理文件都可以网上传递，且确保安全性和只读性，推行真正的无纸化办公体系条件已非常成熟。当然，无纸化办公只是相对的，既要认识到它的高效、低成本的优势，也要根据不同合同条款的要求和工程所在国法律法规及国际仲裁法中对提供证据有效性的要求，建立必要的硬拷贝文件管理体系。硬拷贝文件在法律纠纷过程中能够提供详实可信的证据材料，可为承包商带来更大的利益。 　　（三）文件控制部门要做好设计过程文件和竣工文件的管理 　　首先，要在整个项目中建立严格的文件发放程序，确保升版后的设计文件及时地发放到各相关部门，以保证项目始终执行最新的图纸和文件，减少工程损失。其次，针对重大工程变更，要建立必要的作废文件图纸强制招回制度。文件和图纸版本的更新信息，要及时公布在内部网络上，通知到各有关部门。第三，文件控制部门要督促设计部门做好图纸的适时升版，减少滞后引起的图纸误差。第四，国际EPC项目要求竣工图必须由设计部门负责完成，这与国内项目中通常是设计部门委托或依靠施工部门来完成竣工图的做法截然不同。因此，文件控制部门要对现场的施工记录、工程签证做好整理归档，为最终拿出一套真实准确的竣工图创造充分的条件。 　　（四）文件控制部门要协助做好财务文件的管理 　　由于财务文件管理的特殊性，不同项目执行的方式也不同，但基本上财务文件都应由财务部门建立、归档，由文件控制部门封存以备检查和审计之需。 　　三、文件控制管理的难点及解决方法 　　国际EPC项目文件管理的体系建设，一方面由于社会、文化、制度和法律体系的不同，不同国家的文件管理体系有所不同。为了沟通管理和信息畅通，必须建立适应属地化项目管理的文控体系，而这些工作的开展必然涉及人、财、物的投入等问题；另一个方面就是国内项目形成的文件管理体系和国际通用项目文件管理体系的冲突问题。针对这些难点，提出了以下的解决方法。 　　（一）加强与业主的沟通，将文件控制管理体系化繁为简 　　项目运作伊始，就应结合项目属地的法律法规通过与业主沟通确立项目文控管理的运作模式，做到化繁为简，尽可能降低体系的运行成本。