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浅谈如何在咨询企业推广OA系统的应用 　　【摘要】随着企业的发展规模越来越大，企业对信息处理的要求也越来越高。传统的办公模式很难适应大量的信息处理，因此必须要借助OA办公系统来实现大量的信息处理。 　　【关健词】OA系统；咨询企业；推广 　　 　　1 OA系统的概念及发展状况 　　90年代以来，信息化已经成为各国政府、企业和人民普遍关注的一个焦点。发达国家力图确立和巩固在全球信息化进程中的优势和主动地位；一些新兴工业化国家采取进取性的策略，力争在信息化进程中跻身于发达国家的行列；许多发展中国家也在采取种种措施，努力摆脱被动落后的局面。 　　OA办公系统中OA是Office Automation的简写，就是办公自动化系统，是企业信息化的一种实际实用，OA的概念是动态的，进化论不管是其外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。 　　办公自动化的发展经历了四个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。 　　2 OA系统的好处 　　2.1 建立信息发布的平台 　　在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如公司通知、公司文件、政策法规、通讯录、公司论坛（自我介绍、电子书城、公司杂谈）等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。自我介绍可以使员工之间快速的相互认识，使企业氛围更加融洽。电子书城可以收集本公司的专业书籍，以便全体员工共享，提高专业知识，增强企业核心竞争力。 公司通知加入讨论，员工可以直接参与回复，例如请假、建议等。会议通知还可以集成手机短信群发，以便重要的通知快速、便利、廉价的通知到每一位员工。 　　2.2 实现工作流程的自动化 　　变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内部的签印审批、合同管理、项目管理、财务管理、公司通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。 　　2.3 建立信息集成平台 　　变革了单位传统的信息采集模式，单位传统采集信息一般通过档案员通过文本上的信息录入电脑，这种方法的缺点是不能采集到文本上没有的信息和工作量大，例如：联系人、联系电话等等。OA系统可以建立相应的模块，重复信息可以直接调取，绝大多数信息可以从签印审批、合同管理、项目管理调取，这样大大简化了档案管理员的工作，并且采集更多的信息。 　　2.4 实现电子文档管理的自动化 　　变革了单位传统电子文档管理，传统电子文档管理一般通过刻录光盘与纸质文件一起保存或者通过移动硬盘统一保存，这两种方法都存在收集、检索、保存的问题。OA系统可以在签印审批、合同管理、项目管理时收集电子文档，并逐一对应保存，通过服务器磁盘列阵功能进行自动备份。 　　2.5 实现分布式办公 　　变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。 　　2.6 辅助办公 　　它牵涉的内容比较多，像借阅登记、会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理、日程提醒、随手记、个人网盘等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 　　2.7 建立内部的通信平台 　　建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。 　　2.8 节省企业的办公费用支出 　　将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。 　　2.9 搭建知识管理平台 　　系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。 　　2.10 增强领导监控能力 　　强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时