文书档案管理-马鞍山档案局.PPTVIP

第二编 档案管理 文书档案管理 科技档案管理 会计、人事及音像档案管理 档案的保管和统计 档案提供利用 档案室分类示意 档案室档案构成 档案室工作内容 网络人员 第一章 文书档案管理 文书档案 指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。 一、收集工作的要求 二、收集工作的方法 一、文书档案收集工作的要求 （一）归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求 1、齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整 2、质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存 * 收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 * 收集质量决定文书档案管理的质量 （二）归档的文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能 （三）档案部门要加强收集工作的监督和指导 （四）及时移交应归档文件 二、收集工作的方法 （一）严格按归档制度规定进行接收 （二）建立制度加强零散文件收集 (三）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整 (四）平时收集 具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。 第二节 文件材料的价值鉴定 一、确定归档范围 ---- 是否留存 二、划分保管期限 ---- 价值高低 一、确定归档范围 （1）确定归档范围需考虑三个因素 A 本机关的职能活动 B 公文已经办理完毕 C 具有查考利用价值 （2）内容 A 上级针对本机关的指导性公文 B 本级机关主要职能活动中形成的公文材料 C 下级机关呈送的报请类公文 D 同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文 （3）注意问题： A 联合办理的公文； B 本机关内部负责人兼任其他机关职务的 C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录 基本依据 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 * 归档范围 第三条 * 不归档范围 第四条  二、划分保管期限 永久 第七条 定期 第八条 编制保管期限表 第三节 归档文件整理单位的确定和装订 整理方法的变革： 组卷 -----》 归档文件整理 案卷 -----》 件 《归档文件整理规则》 -- 2000.12.6 简化整理 深化检索 一、归档文件和归档文件整理： 1、归档文件： 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 。 2、归档文件整理： 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、归档文件的整理原则 1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系， 2、区分不同价值， 3、便于保管和利用。  三、 归档文件整理单位的确定 《归档文件整理规则》最根本的特点，就是 以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规 则》规定，“件”即归档文件的整理单位。  （一）、文件正本与定稿为一件。 同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等。一般来说，文件的正本与定稿为一件，重要文件（如法律法规等）还须保留历次修改稿。  （二）、正文与附件为一件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。正文与附件为一件；如果附件数量较多或太厚不易装订时，也应为一件。  （三）、转发文与被转发文为一件。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。  （四）、原件与复制件为一件。 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。  （五）、来文与复文可为