电子公文系统FAQ问题集.PDF

電子公文系統FAQ 問題集 電子公文系統 FAQ 目 錄 Q1: 如何在公文系統上進行「加簽」？ 2 Q2:發現原承辦人所設定簽辦流程不完整，應如何處理 ? 2 Q3: 公文附加檔案格式為Tif檔案者，會以繪圖軟體開啟（如 photo shop），內容字體 太小且無法出現多頁（即僅跑出第１頁）。 2 Q4:登記桌分錯文時如何返還？ 3 Q5:如何將自己承辦過的公文，複製後重新運用？ 3 Q6:密件公文該如何處理？ 4 Q7: 「檔號」應如何設定？ 4 Q8: 公文系統打開後馬上就自動關掉的情況? 4 Q9:外來文由長官決行完畢後要如何處理? 5 Q10:欲發文之文稿由長官判行完畢後要如何處理 ? 5 Q11: 「登記桌」與「承辦人」身份之差異為何？ 5 Q12:公文如何於長官擲回後進行「後會流程」？ 5 Q13: 為何長官在有可修改內文權限下無法修改併案公文的子案? 6 Q14:欲發文之文稿由長官判行完畢後要如何處理 ? 6 Q15:承辦人 點選退文 改分\ 退給登記桌，總收發無法重新分文的處理方式？ 6 Q16:為何收件匣的公文看不到『送公佈欄』按鈕 6 Q17:為何創文時選預設流程無法使用 6 Q18:為何點選公文追蹤看不到承辦的公文了 7 Q19:為了配合電子公文交換，建議電子附件的大小限制是多大? 7 Q20:如何到公文系統進行憑證卡的登錄(取得憑證序號) 7 Q21:當公文傳送時出現憑證失敗，憑證序號不符的訊息時？ 8 Q22:當公文傳送時出現憑證失敗，出現無法呈核或傳送問題？ ＮＥＷ ！ 9 第1 頁 電子公文系統FAQ 問題集 Q1: 如何在公文系統上進行「加簽」？ Ans: 僅能於自己關卡後面加簽，若需跳關卡加簽則應退回原承辦人辦理。加簽設定程 序如下： 於「簽核名單」欄位中選擇欲加簽的人員後按確定； 點選「加簽」將人員加入簽核關卡； 按下傳送鈕即可傳送下一簽核關卡。 Q2:發現原承辦人所設定簽辦流程不完整，應如何處理 ? Ans: 可直接退文請承辦人員進行加簽；或開啟該份公文後，點選左列「公文流程」， 選擇簽核名單再點選加簽即可請參照操作手冊『設定公文流程』( ) 。 Q3: 公文附加檔案格式為Tif檔案者，會以繪圖軟體開啟（如 photo shop），內 容字體太小且無法出現多頁（即僅跑出第１頁）。 Ans: 一般作業系統皆有瀏覽tif檔案之軟體，惟部份程式無縮放檢視功能，若欲使用 縮放檢視功能，建議可用 Windows內建之「 Windows Pictureand FaxViewer」， 並於第一次使用時將之設為預設開啟程式，日後使用時即會以預設程式開啟。參 考作法如下： (1)先將tif檔案複製至桌面； (2)點選檔案後，按右鍵選擇「開啟檔案」 / 「選擇程式」； (3)選取「Windows Picture and Fax Viewer」為開啟程式； (4) 勾選「永遠用選取的程式來開啟這種檔案」後按下確認鍵即可 第2 頁 電子公文系統FAQ 問題集 Q4:登記桌分錯文時如何返還？ Ans: Q5:如何將自己承辦過的公文，複製後重新運用？ Ans: 為簡化例行性公文之製作流程，可利用「複製」功能進行創簽稿。先利用「資料 查詢」已結案公文( 或「公文追蹤」) 簽辦中公文( )功能找出欲複製之公文，並點 選複製鈕 ( )即可複製一份新公文，再針對該份公文修改完成後按下「儲存」後 即可。 第3 頁 電子公文系統FAQ 問題集 Q6:密件公文該如何處理？ Ans: 根據研考會規定，密件公文應以紙本簽辦。作業方式如下： 1. 承辦人員於系統上創稿後儲存 → 列印公文後進行紙本簽辦流程。 (1) 簽核狀態選擇 「紙本」； (2) 密等選擇「密」； (3) 主旨鍵入「密不錄由」。 2. 存檔後列印紙本 (MS.Wor