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dcc文件管控作业培训教材jh
ISO9001:2008、ISO14001:2015、TS16949:2009;纲 要;文 控 职 责;;需形成文件的信息证据;文件级别;受控文件类型;文件编制、审批权限具体参照本司《文件编制及管理实施办法》规定执行;文件编号原则;文件编号原则;文件编号原则;文件编号原则;文件发行、修订、作废、遗失处理流程;记录填写、整理、检索;质量记录的作用 :
A.质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录,信息管 理就没有实际义意。
B.质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。
C.质量记录是一种客观证据,是一个组织质量保证的证实文件。
D.质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。
E.质量记录有利于产品标识和可追溯性。
记录填写:
记录的填写要求及时,真实,准确,按规定进行填写.
字迹清晰,不得涂改;若有填错,用=线或/线划掉,在旁边重新填写上正确数值,并签上修 改人名字,填写修改日期.
当出显记录空白栏目无内容可填写时,要求在空白的适中位置画一横线,表示记录已被关注,只是无内容可填.如何是纵向几行均无内容可填写,用一斜线代之.
记录的签署(检测人,审核人,批准人)均应签署全名,尽可能清晰易辨不允许有姓无名或有名无姓存在.;记录整理、保存、检索:
记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、检索可按照文件要求进行分级整理保存,按照《记录控制程序》和《记录控制一览表》中规定的保存年限进行保存。;文件分类整理、检索、保存;Yao Jun;整理(SEIRI):
区分必需与非必需品,把非必需品处理,在岗位上只放必须品。;因缺乏整理造成的浪费;整顿(SEITON):
把区分好的东西分区作好标识,必需品定置存放,在30秒内找到要找的东西;
;整理不好造成的浪费;寻找物料百态图;如何进行整顿?;清扫(SEISO):
将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态;
;清洁(SEIKETSU):
将前3S进行到底,并且制度化、管理透明化;
素养(SHITSUKE):
对于规定的事,严格遵守、严格执行;
安全(SAFETY):
生产安全,人人有责;安全生产、预防为主。;文件的分类整理原则和方法;实施6S前后文件柜;实施6S前后办公桌;Yao Jun;五. 文件控制程序;3. 文件的发放和回收
盖有红色“受控”印章的受控文件,未经批准不得私自借阅、复印;
技术类文件由知识产权部统一发放和管理,其他体系运行的相关文件由总经办统一发放与管理;
手册、程序文件由总经理确定发放范围,技术类文件由副总经理确定,其它支持性文件由编制部门确定
发文部门填制《文件分发与回收记录》,由部门接收人签收并负责文件去向;
各部门受到文件资料后编制并及时更新《部门受控文件记录一览表》,检查部门文件的有效性,确保各相关场所使用有效版本的文件;
当各部门有人员离岗时需办理交接手续,保证文件顺利交接、流通顺畅;
若部门或个人需要受控文件,需提出书面申请,经权限范围批准后再由发文部门发放并登记。
;4. 文件的更改
当文件需要修改时,提出人需先填写《文件更改申请/通知单》,说明更改原因,由原文件审批人进行审批;
文件更改后,需提交原审核、批准人进行审核批准,并按原文件的《文件分发与回收记录》进行发放。同时需收回作废文件,并告知文件使用人更改处;
5. 文件的管理
各部门体系文件(新编或修订)审核批准后,原版文件交总经办存档,由总经办统一编制公司内部《质量环境体系文件一览表》;
各部门体系管理专员负责本部门文件资料的建档、保管和收发工作,要防止文件受潮、损坏或丢失,确保文件整洁、完好和易于检索查阅。
;六. 记录控制程序;3. 记录的检索、保存
对入库单、现场记录表等发生频次较多的原始记录,部门可按月份整理汇总。其余发生频次较少的记录,各部门可安排每年进行一次总的整理。对完善的记录按时间先后顺序装订成册,并在其封面注明记录全称、部门别、记录编号及发生时间段等。
4. 记录的保存期限和处理
记录保存期限的规定
内审和管理评审记录保存期限为三年以上,其它记录:原始记录为一年以上、报告为二年以上、台账为三年以上,其它文件另有规定者按照规定执行。
超过保存期限的记录,由记录保管人员填写《文件/销毁申请表》,经本部门负责人审核,管理者代表批准后方可进行处理;七. 内部审核控制程序;3. 首次会议
参加会议人员:总经理、管理者代表、内审组长及成员、各部门负责人。
会议内容:由内审组长阐明审核的目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排,以及其它相关的事宜
4. 现场审核
内审员根据《内审实施计划》安排,通过看、问、查的方式,客观公正的检查质量环境体系运行的符合性、有效性、适宜??,将体系运行效果及不符合项详细记录在审核检
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