宿迁学院部门兼职档案管理员业务培训教程-江苏理工学院档案馆.DOCVIP

江苏技术师范学院档案管理系统培训资料 PAGE PAGE 4 江苏技术师范学院 “南大之星”网络版档案管理系统使用指南 一、登录 方法一：登录党办校办网站，点击档案工作，左下角有一个系统管理入口，输入综合档案室分配的用户名和密码，打开档案网络管理系统主界面。（如图1） 图1 方法二：或者在WEB浏览器地址栏输入：57，打开档案管理系统登录界面，输入用户名及密码，打开主界面。（如图2） 图2 二、修改个人信息 综合档案室分配的用户名为兼职档案员姓名的第一个字母，初始密码统一为6个0，归档人员首次登陆后请修改成个人密码。同时填写通讯方式、办公地址等个人信息。 方法：点击菜单栏“系统设置”按钮，出现用户帐户信息对话框，逐项填写。（如图3） 图3 三、创建档案表 1．点击“档案管理”菜单，出现档案信息管理页面，点击“创建新档案”按钮，如图4： 图4 2．点击“创建新档案”按钮后，系统要求：请正确输入新档案表的基本信息。如图5： 图5 填写要求如下： “档案表代码”统一为：年度+部门+科室，用数字和字母表示。如2008年人事处劳资科档案，代码为：08rsclzk，长度要求=10。 “档案表名称”直观反映本张档案表的内容。统一为：年度+部门+科室，用数字和汉字表示。如：如2008人事处劳资科。 “档案表名称”下方的“档案”、“收文”、“发文”三个选择框，采用系统默认的“档案”，无需改动。 “档案表分类设置”，默认不分类。 “著录模板设置”取系统默认，不需要改动。 “档号检查”项，选择“不检查表内档号唯一性”。 “权限设定”不需要改动，采用默认——“本人可读，可写”。 “备注”如果需要对本档案表作特殊说明，请在下面备注栏中输入。一般为空。 基本信息填写完毕，最后点击“新建”按钮，新档案表创建完成。 四、档案著录 档案表建好之后，归档用户会看到一个自己刚刚创建的档案表，点击“打开”按钮。如图6： 图6 进入编辑档案信息主页面，如图7： 图7 点击左上角的添加文件按钮，打开著录对话框，如图8： 图8 著录项目必填项包括： “一级目录”：填写档案形成年度； “全宗号”：统一写为“3”（代表江苏技术师范学院全宗）； “实体分类号”：由年度和分类号组成。具体组成方案是由学校档案馆根据教育部《普通高学校档案实体分类办法》确定的。格式为2008-XZ、2008-DQ等。请各归档部门在填写时与综合档案室联系； “件号”：系统自动添加，档案实体归到档案室后，件号可能会有调整； “保管期限”：分为永久、长期、短期三种，由档案室根据有关规定确定。财会档案根据财会档案管理办法具体确定； “密级”：一般选择供公开。对于明确密级的文件，请对应选择； “正题名、副题名、附注”：正题名就是文件题名，有些文件会有副题名，则必须填写“副题名”项，“附注”则在有必要对该文件作出注释时填写； “第一责任者、其他责任者”：“第一责任者”即文件形成者，一般以文件后公章为准；有些文件是多个单位联合发文，则牵头单位为第一责任者，其他单位为其他责任者； “规格”：根据文件开本规格，正确选择； “页数”：指本件档案总页数； “文件日期”：文件日期即文件形成日期，一般以文后签署的日期为准，填写8位阿拉伯数字； “归档单位”：明确填写归档中层单位及科室； “主题词”：点击输入框后面的按钮，可自动生成主题词，若自动生成的主题词不能正确表达本件档案主题时，请手动修改； “文号/图号”：文书档案都有文号，一些图纸有图号，在此必须填写完整； “归档份数”：有些文件归档多份，在此要标明归档的份数； “附件题名/电子文件编号”：有些文件会有附件或电子档，需在此注明名称或编号； 著录信息全部输入后，点击“添加”，完成文件信息的著录。 五、修改著录信息 需要修改著录信息时，点击“档案管理”菜单，出现“档案信息管理”页面，选择需要修改的档案表，点击“打开”按钮，出现“档案文件信息管理”页面，点击左侧表内文件目录，然后双击右侧出现的数据题名或者点击“编辑”按钮，即可打开修改对话框，修改后保存。如图9： 图9 六、归档文件目录打印 档案著录完成后，需要打印归档文件目录（同时也作为归档交接目录），步骤： 如果要打印若干指定条目，在需要打印的档案条目前的复选框打勾——点击数据表下方的“队列打印”——点击“打印当前”按钮——在弹出的目录打印对话框里进行设置——选择“归档文件目录”——选择 “仅打印打印队列中的文件”——“打印预览”或“倒入到excel表”； 如果要打印当前类目下所有条目，则点击下方的“全选”按钮——在弹出的目录打印对话框里进行设置——选择“归档文件目录”——“打印预览”或“倒入到excel表”； 如果要打印当前表内所有类目下所有条目，点击“打印