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浅谈高职院校数字档案馆建设的现状 　　【摘要】当前,国内外的数字档案馆建设工作已走向实践,与高校相比,高职院校的数字档案馆(室)建设工作尚处于起步或未起步阶段。本文针对我国高职院校数字馆(室)建设现状进行剖析,希冀能对我国高职院校的数字档案馆(室)建设工作有所帮助。 　　【关键词】高职院校;数字档案馆;数字档案室;建设 　　 　　高等学校是各种先进科学技术的重要集散地,也是最先使用科学技术的实验所。实际工作中,高校数字档案馆的建设已经开始走向实践,如浙江大学档案馆、天津大学档案馆等国内相当一批高水平的综合性大学已然展开数字档案馆建设并取得不俗的成绩。笔者曾对我国部分省市高职院校的档案工作做过调研,发现各职业院校的数字档案馆(室)建设工作亟需进行改革,亟需档案理论及实践指导。 　　 　　1.我国高职院校数字档案馆建设现状 　　 　　总体来说,高职院校数字档案馆(室)的建设工作则开展的十分薄弱。作为一类新兴的新型院校,无论是从办学历史上还是从办学规模上来讲,高职院校都处于初始阶段,其档案工作的开展更是相对滞后于高等院校,在笔者所调查的40余所高职院校中,相当一部分数字档案馆(室)的建设工作处于零起步或零建设阶段,仅有少数几所高职院校已经开展起档案数字化建设工作。 　　1.1 从机构设置上来看 　　受历史条件和客观条件所限,相当一部分高职院校的档案工作机构不足以成“馆”,只是“档案室”或“档案科”,甚至于无专门档案保管机构,仅由相关的职能部门履行档案管理职能。无独立建制,自然无法提及数字档案馆(室)建设问题。 　　1.2 从档案基础建设上来看 　　巧妇难为无米之炊,各高职院校的档案工作存在着一个普遍通病,即档案基础建设簿弱,档案硬件条件不过关,软件条件不到位,而档案管理工作对象――档案更是存在着各种各样的问题。 　　(1)档案办公条件差。各高职院校均不同程度地忽略了档案的价值和地位,档案办公的硬件环境无法得到满足,无库房、无专门办公室、无办公所需的硬件设备。在软件环境上,无档案管理软件、无档案管理规章制度、无档案业务培训。软、硬件上尚无法保障纸质档案管理工作的顺利开展,其学校数字档案馆(室)的建设日程更是遥遥无期。 　　(2)档案实体管理质量差。受主、客观两方面因素影响,应归档和已归档的档案实体既存在着未对其进行有效地管理问题,又存在着无法对其进行有效管理的问题。各高职院校间相比,档案实体数量悬殊,有的相对丰富,有的数量极少;档案实体质量不一,有的破旧损坏,有的整齐划一;有的院校尚不明白数字档案馆是什么概念,有的院校已经着手利用相关的软、硬件设施开展起档案数字化建设工作,为数字档案馆(室)的建设做准备。 　　1.3 从档案工作人员配备上来看 　　高职院校的档案队伍构成比较复杂,人员素质及学历教育差距很大,这样对数字档案馆(室)建设问题的认识就参差不齐。 　　笔者通过访谈和调查发现,受各种因素影响,有的档案工作人员本身就未对档案工作形成正确的认识,相当一部分人抱着“得过且过”、“凑乎着过”或者仅仅把档案工作当作今后工作的一块跳板这样的思想。有的档案工作人员档案业务工作能力不过关,只知道要收集纸质档案,但对如何管、怎么管并不清楚到底是怎么一回事。有的工作人员技术能力不过关,尤其是对高新科技的认识存在着误区,不会操作和应用新技术。信息技术、网络技术和计算机技术的出现与发展改变了人们的生活、工作及学习方式。同时,高科技的发展也改变了信息的组织、管理与利用方式。任何抵制或排斥高新技术的思想及行动势必会导致学校的数字档案馆(室)建设工作停滞不前。 　　 　　2.高职院校数字档案馆建设过程中存在的问题 　　 　　2.1 概念不清 　　目前各高职院校在认识上存在着误区。通过调查,笔者发现相当一部分高职院校将档案数字化建设及数字档案馆建设混为一谈,搞不清楚数字档案馆建设内容,不了解建设目标、建设阶段及建设方法等诸多问题。 　　2.2 标准不统一、法规不完善 　　标准化是建设数字档案馆的生命线,是建设数字档案馆(室)最有力的保障措施,它对数字档案馆资源的存储、查询、管理等各个方面作出一个统一规范,为数字化档案工作体系的建立保驾护航。然而在实际工作中,各高职院校各自为政,标准不统一、不规范、不科学,法律规章制度不健全、不完善,无统一的技术标准为依据、无相关的规章制度来保障,为档案信息的利用和管理留下安全隐患和漏洞。 　　2.3 重视不到位 　　部分主管领导建设数字档案馆(室)意识不强。该划拨的经费不拨,该增加的编制不加,该解决的问题一直拖沓不解决。对数字档案馆(室)建设的重要性认识不到位或者说有失偏颇,甚至有时会敷衍了事,没有把档案工作作为一项重要的、基础性的工作来抓,从领导意识上就把数字档案馆(室)