第4章 办公自动化及其应用 主讲教师　　郭松涛.pptVIP

第4章 办公自动化及其应用 本章教学计划　理论教学（课堂教学）：4学时　　　　　　　实验教学（上机实习）：6学时 本章教学重点 　1. 办公自动化系统构成 　2. 常用办公自动化设备 　3. 常用办公自动化软件 　4. 常用工具软件 　 4.1 办公自动化概述 4.2 常用办公自动化设备 4.3 常用办公自动化软件 4.4 常用工具软件 　　办公自动化（OA，Office Automation）通常是指办公人员运用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，并借助于先进的设备进行事务处理、管理控制和决策分析等办公活动的综合。它是由办公人员和办公设备加上现代科技手段构成的、服务于某种目标的信息处理系统，其目的是为了提高办公活动的效率和办公工作的质量。 4.1.1 办公自动化的特点 　　20世纪60年代，人类社会出现了一次新的技术革命——“信息革命”，出现了“信息化社会”。由于社会形势的瞬息万变，社会信息量的迅猛增加，人们对办公活动的要求与原有的办公方式之间已产生了尖锐的矛盾。这种矛盾突出表现在以下几个方面： 　　（1）大量增加办公人员 （2）办公效率低下 （3）办公费用不断增加 　　为了解决上述问题人们以一整套的软科学为理论基础，以电子计算机为核心工具，加之原来的通信和自动化技术，使办公行为发生了根本性的变化，从而形成了一个新的概念——“办公自动化”。 4.1.1 办公自动化的特点 　　OA已成为人们生活中的流行语，是现代信息社会的重要标志，它有如下特点： （1）先进性 　　（2）实用性 　　（3）可扩展性 　　（4）通用性 　　（5）动态性 OA是一个决策支持系统，是人们作为产生更高价值信息的一种辅助手段。决策支持系统（DSS）是具有人机对话、数据存取和模型化三大功能，用于辅助各级管理者进行正确决策的系统。 4.1.2 办公自动化系统构成 办公自动化是为各部门的办公活动服务的，部门的办公职能大体上可以分成三种类型： （1）事务型办公自动化系统 —— 通常将以文字对象为主的（如文字处理、公文管理、档案管理、编辑排版和印刷等）统称为文字处理工作。事务型办公自动化系统一般由计算机的软硬件系统、基本办公设备、简单通信设备和事务处理数据库组成。 （2）管理型办公自动化系统 —— 管理型办公除具备事务型办公的全部功能以外，主要是增加了对信息的管理功能，侧重于完成本部门的信息管理。 管理型办公自动化系统的组成除了具备事务型办公自动化的全部设备外，通常还广泛地使用计算机网络系统和管理信息数据库。 （3）决策型办公自动化系统 —— 决策型办公除应具备事务型及管理型办公的全部功能以外，还应具备决策支持功能，即对办公部门在诸如计划平衡、发展规划、效益预测、结构分析等有关国民经济和企业发展方面，起到决策支持作用。 4.1.2 办公自动化系统构成 　　一个完整的办公自动化系统除了具有操作层的事务处理、管理层的信息管理以外，原则上还应具有最高层的决策支持，而且决策能力的大小也反映了自动化水平的高低。狭义的办公自动化多指事务型和管理型办公系统，这种系统以基础数据库和专业数据库为主，虽然也是决策分析的基础，但作为提供真正的决策支持还是远远不够的。因此，只有在此基础上加上模型库、方法库、历史资料库，使得决策的类型由结构化上升到非结构化，并进一步发展成为知识库系统和专家系统以后，才能实现真正意义上的办公自动化。 4.1 办公自动化概述 4.2 常用办公自动化设备 4.3 常用办公自动化软件 4.4 常用工具软件 　　由于办公自动化是信息化社会的必然产物，也是一门多种科学技术和设备的综合运用，因此，办公自动化过程实际上是多学科、多技术、多种设备综合运用的过程。 1 . 办公自动化是多学科的综合 实现办公自动化的理论支持是一种多学科的综合运用。其中经常涉及到的主要学科有行为科学、管理科学、系统科学、社会科学和人机工学等等，此外，还有其他一些软科学理论，如管理心理学、人的素质学、办公环境学等等。 2 . 办公自动化是多技术的综合 办公自动化系统无论是操作层的事务型办公系统，还是最高层的决策型办公系统，都是一个多种技术综合运用的系统。主要技术通常包括： 　　（1）计算机技术：包括多种硬件技术，如各种信息的输入、转换、存储、处理、加工和输出等；多种软件技术，如文字处理、图形图象处理、数据处理、分布处理技术、数据库技术、方法库、模型库和知识库技术等。 （2）通信技术：包括电信技术和网络技术，如局域网、城域网和广域网技术等。 （3）自动化技术：包括复印技术、激光照排和激光打印技术以及轻印刷系