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现代建筑的设计院档案管理分析 　　摘要：随着当前工程信息量的逐渐加大，传统的建筑设计院档案管理模式难以适应现代档案管理的需要，因此，结合设计院的自身特点，对加强和完善设计院档案管理工作，建立健全信息化的档案管理理念具有重要意义。 　　关键词：建筑设计院；档案管理；信息化建设 　　中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 　　0 引言 　　随着经济快速发展，城市化进程加快，建筑业蓬勃发展，而建筑设计院作为项目产品设计、技术研发的重要平台，承载着社会各行各业项目建设的设计、开发与运用，形成了丰富而庞杂的设计成果，积累了众多的档案信息资源和设计知识文本，如何充分运用信息技术改进、创新和完善这些档案资料的管理工作，推进档案管理信息化建设，以便使数据共享，节省设计时间，提高工作效率，快捷地为领导决策和内、外顾客服务。 　　1 设计院档案信息化建设的内容及模式 　　1.1实行CAD图网络无纸化验收 　　（1）建立与单位同步发展的计算机管理网络平台，实现无纸化归档、验收。确定电子档案在网络状况下的归档程序；图纸签署栏及交验单签署实行网络管理，项目管理人员、档案验收人员、总设计师、设计人员分工录入不同的数据，各工作程序之间的数据录入不重复，一次录入，数据共享；使项目策划及各专业互提资料等质量记录内容、涉密项目的流程监控内容、项目数据库所需的专业数据内容、归档前的各种辅助性表格或记录，均在局域网上操作完成。 　　（2）建立底图验收与计算机出图、晒图相结合的快捷出版网络体系，确保归档的CAD图是最终版本。CAD图绘制后与出图前为预归档期，在此期间进行各专业会签、修改。图纸会签采用“三维立体专业叠放技术”或计算机投影放大技术，此后在网上交验设计图纸及技术资料。在预归档期内档案验收机和设计终端机均可看到CAD图，设计终端机能改图而档案验收机只能看不能改。档案验收机能改图签、签署栏和目录页，签署栏分机签和草签，两者同时并存。机签为了识别直观，而草签则作为凭证。在人名库的建立上可采用数码技术将本人签名转换，或利用扫描技术建立人名数据库。人名数据库各设一定字节的密码，个人密码可随时变换，签署时凭密码调用而自动生成。签署验收中的问题通过对话框形式解决并确认。一旦验收无误，由档案验收人员授权出图室按计划下达的份数出底图、晒蓝图。随后电子文件逻辑归档，纸介质底图在一定时间内实行物理归档。待CAD图正式归档进入图库后，自动生成只读形式，不经授权或审批（软件设计应具备授权审批功能），任何人不能改图和下载。 　　1.2通过终端机修改图纸 　　修改已归网络图库的某一项目图纸，可在网上申请、批准，由档案数据库管理人员下载图纸，在网上提供并传给使用者，同时修改者通过信息框将修改后的底图传给档案验收岗位。图纸修改次数编号、标识、替换或增加等，均按院对纸介质档案规定办理。图纸审校后由修改者在网上办理交验归档手续。 　　1.3利用因特网下载信息并转局域网阅览 　　利用连接图书、资料、样本、标准等内容的宽带数据网或购置电子图书，由档案工作人员查询设计中所需的资料，以目录、数据、摘编等形式下载，在局域网上发布，供设计、生产及管理人员参考。 　　2 目前档案信息化过程中的问题 　　2.1查重功能有待改进 　　（1）同一项目中，若项目号不同，不同项目的图纸归档在同一项目中，使同一个项目下有不同的项目号共存。可能导致 A项目的图纸归档在 B 项目的图纸中，系统不能自动识别，要靠工作人员在扫描归档过程中自己识别。 　　（2）同一项目中，若专业建立重复，不可自动识别。可能导致同一项目下创建两个同样的专业。如：同一项目中应包括给排水、暖通、动力、电器、建筑、结构等多钟专业，系统不能自动识别专业的重复建立，可能出现两个建筑专业，图纸的输入也会发生错误。当设计人员利用信息化平台查询图纸时，会发现不同项目的图纸归档在同一项目下，或者同一项目中有两个相同的专业，一方面不利于档案部门的形象，另一方面浪费了不必要的人力和物力，降低了工作效率。 　　2.2识别功能有待改进 　　（1）同一套图纸中子项名称或建设单位不统一，不能自动识别。一套图纸的图签由建设单位、子项名称、项目名称和图名共同组成，若在同一套图纸中，第2张图纸和其他图纸的建设单位或子项名称不同，系统不能自动识别，可能导致把别的项目的图纸归档在这一项目中。 　　（2）带有二级目录的设备类图纸的排序不能自动生成，须工作人员手动排序。设备类的图纸通常有上百张，靠工作人员手动排序既浪费了时间，也不利于图纸张数和图号的校对。 　　3 加强建筑设计院档案管理工作的策略 　　3.1开拓思路，更新观念 　　由于建筑设计研究院档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显的直接的经