基于信息化的高校档案管理研究初探..docVIP

基于信息化的高校档案管理研究初探 】档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水 平，高效有利的进行信息文化的存？ r?在确立网络环境中档案管理与档案 服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。 关键词】信息化；存储；高效 一、 引言 在经济全球化的今天，随着时代的发展，科技的创新，以及人们生活 态度的转变，我们开始接触着一种新的时代格局一信息化时代格局。在现 如今，信息充斥在世界的各个角落，其中包括了生活中所有能含括的各项 活动，而今天我们具体详谈的是在信息储存方面及其重要的“高校档案管 理信息化建设”。就高校档案这一条而言，其本身就是一个信息的储存屮 心它可以说是信息存储保存的关键所在地，对它的建设关系到信息的安全 性以及保密性。在校园范I韦I内，关于高校档案管理信息化的建设是建设“数 字化校园”的重要组成部分，也是建设“数字化校园”的必然趋势。高校 档案管理信息话的建设需要运用一种全新的新观念，运用现代化管理的理 念、技术、方法和手段对档案进行科学的分类，最终实现档案管理计算机 化、数据库化、网络化和智能化，开创高校档案管理的新局面。 二、 兴起的缘由 自古以来，信息的的记录和传承都是及其重要的，人类文明的初期， 会在岩石上记录特有的绘画与字符来存储和传递信息，当后来的甲骨文, 竹书，以及传承至今的纸质书章都是用来记录和传承信息的，随着历史的 验证下，在传统存储文件的条件下面临的一个问题是，体积过大，查阅不 方便，最重要的是在历史传承过程中容易丢失，容易被岁月侵蚀。以至于 传承至今所剩的史实屈指可数，导致过往的信息残缺不全，为了更加高效 的去存储和传输信息，直到近现在，信息种类的增多，以及信息化发展的 崛起，过去单一的纸质档案已经发展成为图片、光盘、音像等多途径的档 案存储信息存储载体。所以在信息种类日益增加种类益趋繁杂的今日，为 保证信息的高效存储以及安全性，高校档案管理信息化建设的实施刻不容 缓。随着信息化建设的实施，电子档案信息的存储己经变得愈发重要，在 我们的生活屮扮演了及其重耍的作用，究其原因，电子档案凭借其体积轻 巧，使用寿命长，易存储易传输的特性，获得了大众广泛的接受。高校档 案管理信息化建设的幵展使原木现实话的东西，在网络环境的存储下跨越 了时间和空间的局限，又有形转变为网络虚拟的心态。是一个金新的理念， 具冇跨时代的意义，在信息化的全球是适应其发展的一种趋势。 三、发展的必然性 高校档案管理信息化建设可以说是时代发展契机下的必然趋势。办公 自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，以往的 纸质存储方式己经完全不能承受现在化建设中信息的传输和存储效率，传 统纸质的诟病全都在这飞速发展的时代显露出来，于是代替纸质存储的电 子档案管理应运而生，它能够实现快节奏生活的方式，能够提供一些加工 过的系统全面的档案信息服务，而且在时代的进程中不会向一样的存储工 具一样易于被淘汰，或者以我们现在的眼界来说，信息化建设可以贯穿于 现在节奏的每一个环节，高校档案管理信息化建设的实施能满足时代的要 求。因此，电子档案管理软件是电子档案管理工作发展的必然趋势。档案 管理由纸质向信息化发展可以说是信息化建设的一个质的转变，一种突 破，是对传统存储的一种冲击，甚至可以说是对新时代新世界的开辟起到 了至关重要的作用。不论对于企业还是个人，我们都应顺应，去试着了解 接收高校档案管理信息化建设的这一思想观念，在历史发展途中顺应则可 发展，反之则会被淘汰，应该采取积极的态度去抢占新时代的制高点，抓 住机遇。如果不思进取只能在时代格局中陷于被动，尤其对于一些高校， 要想适应形势的发展，使得档案的利用率增加，那么档案信息化处理这条 道路是必须试着去走的，从而可以实现发展的跳跃，为学校的服务提供必 要的条件，推进高校档案管理信息化建设的实施。 四、发展途巾的坎坷 高校档案管理信息化建设的发展离不开两个东西，一个是资金一个是 技术，尤其是在那些经济欠缺的地区尤其显著。想要进行高校档案管理信 息化建设，必不可少的需要购买，一系列的电子设备，需要网络，这在开 始建设的过程中是一笔极大的投入，而当建设完成后，需要进行设备的维 护和检测更是一笔巨大的费用。其次设备的使用与开发也是一个及其严峻 的挑战，都说科学技术是第一生产力,可想而知科学技术在高校档案管理 信息化建设中所扮演的重要角色，首先需要对数据的采集处理，其次是对 数裾库的整理与设计，我们需耍通过计算机的超强运算能力去创建一个先 进的搜索引擎，以便于日后的搜索功能，还有我们需要通过计算机语言去 编程，去构建适合我们网络搜索语言和辅助成长的程序。第三数据的保密 与安全性的建设也是重中之重，需要加设网络防火墙，保障信息存储过程 的安全性，这就需要不断的去防护，去预