国立成功大学行政业务研究探究发展计画.docVIP

PAGE PAGE 2 國立成功大學行政業務研究發展計畫 期末成果報告 計畫名稱：「國立成功大學研發處行事曆暨業務報告整合系統」 執行期限：民國97年1月至民國97年12月 計畫主持人：王蕙芬 共同主持人：李玫慧、吳政璋、許儷耀、滕慧玲 執行單位：國立成功大學研究發展處 中華民國97年12月 PAGE 36 目錄 目錄 1 前言 3 壹、背景及目的 6 貳、現況分析 8 2.1現有系統 8 2.2主管行程調查 8 2.3業務報告需求 8 2.4系統建置構想 9 參、計畫擬定及開會情形 11 3.1計畫進度管制表 11 3.2歷次工作會議 12 肆、系統說明 13 4.1「資料表」的簡單說明 13 4.2「個人(總表)行事曆」的簡單說明 14 4.3「業務報告登記(整合)」的簡單說明 16 4.4「活動時間調查」的簡單說明 18 4.5「個人資料修改」的簡單說明 20 4.6「歷次業務報告查詢」的簡單說明 21 4.7資料表之相關性資料庫關聯圖 22 4.8資料表的定義及內容 23 4.9設計原理 25 伍、研究成果 31 5.1 個人行事曆 31 5.2 行事曆總表 31 5.3 業務報告登記 31 5.4 活動時間調查 32 5.5 業務報告整合 32 5.6 歷次業務報告查詢 32 5.7 使用手冊 32 陸、結論 33 柒、成果自評 35 7.1 功能性 35 7.2 實用性 35 7.3 創新性 35 7.4 整合性 36 7.5 推廣性 36 7.6 未來發展 36 附件一 操作手冊 附件二 行政電腦化需求申請及結果 附件三 歷次會議紀錄 附件四 全校說明會  前 言 在一所宏偉的大學學術殿堂中，教學、研究與行政三個單位堪稱一個大學的鐵三角，相輔相成，缺一不可；又，近年來，政府挹注了「五年五百億」的專款經費補助推動國內各頂尖大學邁向世界一流大學之列，於是，本校已將未來的發展定位為追求卓越之研究型綜合大學，如此一來，追求卓越就成了我們發展的終極目標。 成功大學創立於西元1931年，漫漫77年的歷史將成大匯集成一個擁有九大學院，上百科系的龐大機構；若要邁向世界一流大學之列，除了挹注大量經費提昇教學單位與研究單位的質與量外，行政單位的服務效率更有著息息相關、休戚與共的緊密關係，在這場追求世界排名的戰役中，行政單位就像是後勤單位，既支援前線，也提供源源不絕的補給，使其無後顧之憂；套句企業界常用的術語，如何使成大這隻大象跳起舞來呢？也就是說，如何讓成大這個龐大的組織更有效率的運作起來？或者是能更游刃有餘的處理例行公事？於是，提升工作效率便成了行政單位刻不容緩的首要任務。 本校研究發展處前身為研究發展委員會，成立於民國60年10月，於83年改制為研究發展處，其任務在於：規劃整合並推動本校學術及產學之研究合作及發展，故需辦理各項資料之統整，院系所各項經費之補助提昇學術及產學能量之推動活動等等，在日常業務極為繁瑣艱巨，常常一個會議的前置準備，需要調查各個一級主管或委員的行程，或整理收集來自各一級行政單位，甚或是各院系所的資料，將資料轉成可用的資訊是耗時費力，常常不同的業務也需要同一份資料，於是又向其他單位索取，同樣的文件資料傳來遞去甚是浪費時間與人力，造成業務的負荷量甚大，經濟學之父亞當史斯密曾說：「資源有限，慾望無窮」，一語道破我們所面臨的困境，亦即如何在有限的人力、時間和資源的條件限制下完成既有和額外交辦的工作？因此，本處一直致力於簡化業務流程這項工作，例如：民國86年本處建教合作組為了有效管理國科會一年超過千件，金額超過10億的補助，曾自行開發「國立成功大學國科會計畫管理系統」，其系統不斷更新，除研提本項行政業務研發計畫外，於92年獲得全國法制再造銀斧獎的殊榮，就是一項明顯的案例，除提昇校譽，並為本校行政業務引入一股”研發”的動力。 子曰:「工欲善其事 必先利其器」，基於滿腔的服務熱忱，本校研發處雖人力單薄，仍戮力不懈，積極開發此「行事曆暨業務報告整合系統」，希冀本系統能成為我們辦理行政工作的一項利器，開創出屬於成大的行政藍海；本計畫除了行事曆的規劃及會議時間的調查登錄外，更提供了可上傳、下載的E化平台，期能逐步展現研發處資源平台共享的目標，畢竟寸金難買寸光陰呀！ 在此特別感謝本處曾永華研發長及處內一、二級主管的熱心指導，有了您們的指正，讓我們的成品得以不斷進步，也要感謝本處的新生力軍陳怡君小姐主動的投入並提供許多“美學”方面的寶貴意見，謹此一併致謝。  背景及目的 隨著本校的迅速成長擴張，研發處的業務也隨著與日遽增，在傳統的模式下，只要會議將屆或繳交會議資料截止期限前，全處相關業務承辦人的電話聲便此起彼落，除了在電話中討論提供會議資料外，雙手亦馬不停蹄地在繕打著會議摘要或統整所需的資料，有時候不同業