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提高学校职能部门工作质量的三点思考-校长管理论文 提高学校职能部门工作质量的三点思考 杨芳志 根据传统惯例和实际工作需要，学校整体工作纵向分层、横向分工，于是学校就有了不同的职能部门。实际工作中，职能部门工作存在诸多问题，如无序、被动、推诿、拖拉、无所作为等，严重影响了学校管理的整体效益。如何提高职能部门的工作质量是每个学校校长都需要认真思考的问题。笔者认为应该从部门工作的整体性认识、目标管理和模式方法等三个方面进行探索、改进。 一、提高部门工作的整体性认识 规模稍大的学校，职能部门一般都设置正职和副职等不同岗位，并进行具体分工。在实际工作中，一些部门管理人员因不能正确地认识部门工作的整体性要求，没有认识到正职与副职的岗位职责不同，因而经常出现工作中各自为政或互相推诿等难以协调的问题。提高部门工作的整体性认识，有助于提高部门工作的协调性和工作效益，主要有以下三点要求： 1．正确认识工作分工 “组织的最高主管因受到时间和精力的限制，需委托一定数量的人分担其管理工作。”组织分工是为了达到专业化和精细化管理的目的，分工是工作的委托分解而不是各行其政，受委托人要受到上级委托人的监督和制约并向委托人负责；同样，工作分工之后，委托人也不能一分了之、不闻不问，因为责任追究起来，还是委托人的责任；由于种种原因，不同人格特质的人都会进入到学校管理的班子中来，不是每一个受委托人都是十分称意的，但又不能不承担具体工作，部分受委托人往往不能达到理想的工作效果，所以部门负责人加强部门内的工作监督和指导是非常必要的。 2．部门工作是整体性的 由于受到管理幅度的制约，学校在组织设计时，通常会将那些性质相近的职务或岗位归并到一起，形成不同的管理部门。部门管理人员虽各有分工，但基本属于同一种或相似的工作性质、围绕着一个工作中心。如教学管理，虽有分管教学、分管教研、分管学生工作等不同，但都是围绕提高学校教育质量这个中心；再如后勤管理，有分管基建、分管环境卫生、分管资产财务等不同，但都是为教育教学服务的。部门人员分工不同，更需要部门主管来进行协调管理，在时间安排、工作进度、工作质量等方面做统一要求，保证整个管理系统有机运转，有效达成部门工作总体目标，即“分工不分家”“分工更要协作”。 3．正职与副职的岗位要求不同 部门正职和副职的岗位职责不同，在工作上的要求也应该不一样。正职全面负责该部门的日常工作，副职则担负着协助、参谋的任务，因此，部门正职不能只关注自己经办的具体事务，而应该对部门工作有系统思考、整体安排，在率先做好自己经办的工作同时，对副职的工作要经常给予提醒和指导，起到统领的作用，而不是听之任之。如果副职干不好受委托的工作，正职同样要承担相应的领导责任，而不是与自己无关。“路径一目标理论”认为：“当领导者弥补了员工或工作环境方面的不足，则可能会对员工的绩效和满意度起到积极的影响。” 二、加强部门工作的目标管理 实际工作中，有些部门工作无目标或目标模糊，表现为被动、无序，症结在于没有目标意识和不懂目标管理。“目标是个体、群体和整个组织期望的产出。它提供了所有管理决策的方向，构成了衡量标准，参照这些标准就可以度量实际工作的完成情况。”“目标管理是一种程序，使一个组织中的上下各级管理人员行动起来制订共同的目标，确定彼此的责任，并以此项责任来作为指导业务和衡量各自贡献的准则。”如何充分利用工作目标来引领部门有效开展工作，我认为要做到如下几点： 1．明确部门职能，确立部门常规工作目标 学校职能部门主要是根据学校管理需要设立，这些机构均有其常规工作内容和职责，部门负责人及其成员要明确本部门的职能要求和工作宗旨，并将之细化为具体的常规工作目标，作为部门常规工作的方向和标准，保证常规工作有序进行。如教务处的基本职能就应该是抓好教育教学的常规管理，工作宗旨是提升教育教学质量，工作目标应在教和学两方面设立：教的方面，要在课程设置与人员分工、教学计划与检查、教学质量检测与分析等方面细化，保障教学秩序；学的方面，要在班级管理、学生教育、成绩评定等方面细化，提升教育质量。 2．根据具体事务，确立单项工作目标 部门工作是由一件件具体的事务性工作组成，每一件具体事务性工作的合理过程、理想结果就是单项工作的目标。新出现的或重要的单项工作目标要由部门全体人员在一起制定，集中大家的智慧，形成书面的材料，作为过程管理和结果评价的依据；而一般常规性的单项工作目标，则受组织内惯例标准制约，由经办人自行把握。如教学管理中的学年验收考试，班级成绩将作为教师工作或班级管理的考核依据之一，就要认真制定各个环节的质量标准，而平时的小测验，则可由科任教师自己把握；在后勤工作中，学校