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高校档案数字化“黑洞”现象的研究 　　摘 要：高校档案数字化的“黑洞”现象是一种客观存在，严重制约着高校档案数字化乃至高校数字档案馆建设的开展。本文从界定高校档案数字化“黑洞”现象的概念入手，分析了高校档案数字化“黑洞”现象产生的根源，并最终提出了通过实施具体的顶层设计和前端控制措施减缓这一问题。以期引起高校和高校档案馆负责人的重视，为高校档案数字化工作的开展提供有益的借鉴。 　　关键词：高校档案数字化；“黑洞”现象；顶层设计；前端控制 　　1 概念界定 　　1.1 黑洞。“黑洞”是天文学的一个概念，是指“演变到最后阶段的恒星。由中子星进一步收缩而成，有巨大的引力场，使得它所发射的任何电磁波都无法向外传播，变成看不见的孤立天体，人们只能通过引力作用确定它的存在，所以叫做‘黑洞’。也叫‘坍缩星’”。[1]说它“黑”，是因为它就像宇宙中的无底洞，任何物质包括光线一旦掉进去，“似乎”就再不能逃逸出来。由于其“黑”的特性，人们赋予了“黑洞”许多引申的意义，如可以指无法摆脱的境遇、无底洞等。 　　1.2 高校档案数字化过程中的“黑洞”现象。高校档案数字化过程中的“黑洞”现象是指高校档案馆在开展档案数字化的过程中投入巨大，但产出很少，形成了投入与产出的巨大反差。从经济学的角度讲，投入与产出的比值称之为效益。由于高校档案馆档案的利用率很低，产出极小，相对于巨大的投入而言简直微不足道。这与天文学中的“黑洞”极其相似，只有物质投入，几乎没有物质逸出。长此以往就成了投入的无底洞。 　　2 高校档案数字化“黑洞”现象产生的根源 　　2.1 一笔简单的经济账——高校档案数字化无法走出的“泥潭”。高校档案数字化最基础、最主要的工作就是将纸质档案扫描、挂接，目前可采取的方式有两种，一种是高校档案馆利用自己的力量数字化，另一种是外包，即档案部门支付一定的报酬，将档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司完成档案的扫描、处理、挂接等工作。由于外包公司在技术设备方面具有优势，且档案部门因为库存档案数量巨大，人手有限等原因，许多高校档案馆都选择外包这种方式。 　　笔者曾经咨询过一家档案外包公司，关于档案数字化的价格，一般是以张为单位计算的。年代较为久远、纸张保存不好的档案，经过扫描、处理、挂接等一系列程序后的价格是一张0.5元～0.6元，对于大部分高校档案馆来说，这种高龄档案所占比重很小；纸张保存良好、可以一次性、大批量扫描的档案是一张0.3元。按一页0.4元计算，平均100页一卷的档案即需40元，陕西师范大学档案馆截至2011年底库存档案是10万余卷，所需费用竟为400万元，而且，该馆的档案以每年6000卷左右的速度在增加，那么，在2011年度的基础上搞档案数字化，保守估计就需要投入“400万+24万×n（年）”这么多资金，这对于以教学科研为主的西北地区的高校来说是一笔巨大的开支。 　　高校档案馆数字化工作所需的费用是需要每年向学校申请专项经费的，由于高校均是以教学科研为主，且又要统筹规划，每年能否审批还是个未知数，即便能够审批，资金数额也不会很大，一般也就几万元，对于身处经济欠发达地区的高校档案馆来说就更少了。因此，要想将所有馆藏档案数字化，仅就资金而言，单靠高校本身的支持根本就是一项无法完成的任务。 　　2.2 热闹背后的冷遇——高校档案数字化无法迈过的门槛。高校档案数字化最便捷最省力的途径就是归档的时候就数字化归档，近年来兴起的OA系统就是为解决高校行政公文电子化流转和归档问题应运而生的。但是，陕西师范大学档案馆每年通过OA系统归档的电子文件只有1000份左右，而且这些文件的利用率非常低，这与高额的系统购买和维修费用根本不成比例。更让人心急如焚的是，由于计算机的普及，其实大部分文件材料都是由计算机系统生成的，尤其是利用率最高的学生成绩单，但由于条块分割的体制以及目前无法解决的系统无缝对接、数字签名盖章等技术因素，绝大部分的档案在移交时都做不到双套制归档，这些材料移交档案馆后，只能由档案馆投入人力、物力再一次数字化。 　　2.3 长期极低的利用率——高校档案数字化无法避免的尴尬。由于各种因素的限制，目前我国高校档案利用率长期处于极低的水平。以陕西师范大学档案馆为例，2011年的档案利用率不到4.5%，前溯十年，即便是加上本科教育评估等特殊年份，档案的平均利用率也没有突破10%。 　　高校档案数字化可以节约利用成本，提供快速检索和异地查询，还可以减少提供利用工作中的调卷、还卷等环节，大大减少提供利用的时间。但是，数字化只是改变了档案信息的存在状态，没有从根本上解决阻碍档案开放利用的主客观因素，因此，其对于提高高校档案利用率的功效极微。 　　在注重经济效益的今天，原本置身事外的档案工作也不得不自觉或不自觉地被纳入经济效益量化评价的范畴