高校公文质量问题分析及对策的探讨.doc

高校公文质量问题分析及对策的探讨 　　【摘 要】 本文概述了高校公文质量存在的问题，分析了影响公文质量的主客观因素，提出了改进的对策与建议：强化质量意识，出产精品公文；坚持把好“五关”，提高公文质量；文风朴实简约，内容简明扼要；开展全员培训，着力营造重视公文质量氛围。 　　【关键词】 高校；公文质量；分析；对策 　　 　　高校公文是高校行政管理工作中的重要组成部分，关系到学校工作任务的完成、工作目标的实现和工作效率的提高。正确认识提高公文质量的重要性和必要性，发现其存在的问题，并采取有效措施解决问题，既可以促进公文效能的实现，又能够提高工作效率和学校的管理水平。 　　 　　一、高校公文质量存在的主要问题 　　1、文风不够端正 　　公文的文风直接关系到公文的效力，而文风存在问题则会大大削弱公文的效力。在实际工作所接触的公文中，教条主义、本本主义、形式主义、照抄照转的情况都有不同程度的反映。如有的大话、空话、套话连篇，一接触到实际问题又拿不出具体实际的解决办法；有的不针对行文对象和实际情况，照抄照转上级的通知内容；有的用词生硬，措词不讲究语气和方法等。凡此种种都是文件办理中亟待解决的问题。 　　2、正文质量较差 　　正文是文件的主体部分，直接影响发文意图的实现。根据调查掌握的情况，正文质量存在诸多问题。比如中心不明确，下笔千言，离题太远，工作部署描写较多，并且内容交叉重复，层次不清；还有的长篇大论，大话、空话、套话连篇，一般性要求部署多，针对性的具体措施意见少；甚至有的文件起草、校对马虎应付，经常出现一些不该发生的低级错误等。 　　3、文种使用混乱 　　收文机关是上级组织的，只能采用“请示”、“报告”等文种；向下级组织发文时，一般应选用“通知、通报、决定”等文种；向平级单位和不相隶属的单位行文的，主要使用“函”。但在实际应用中，很多人不求甚解，混淆文种。如表彰先进的文件，有用“通知”的，有用“通报”的，有的使用“决定”，没有一个统一的文种；再如对系统外有关行业主管部门行文，不管行文关系，习惯于用“请示”而不用“函”。有的文秘人员不熟悉公文处理办法，使用一些似是而非的文种，比如“关于××情况的调查报告”。 　　4、公文格式不规范 　　一是排版不规范，每页行数、每行字数不统一；二是纸张不规范，有的是16K，有的是A4，参差不齐，影响了公文的整体美观；三是字号、字体不统一、不标准；四是订口翻口留得不够，装订时有压正文现象；五是未正确标注密级和紧急程度。这些除了设备的局限因素外，多是对公文体式规范要求不够重视；或是对格式要求不明确，业务不熟练等原因所致。 　　5、公文结构层次序数混乱 　　公文起草中除了用词、结构上的问题外，还有一个经常出现的问题，即不正确使用文件结构层次序数。根据要求，公文的结构层次序数应该依次为“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”。这样一个看似简单的问题，而在公文审核时却遇到和修改得最多，这也从一个侧面反映出公文起草者的随意性和不严谨性。 　　 　　二、影响高校公文质量的因素分析 　　分析高校公文质量中存在的诸多问题，原因大致可以归结为两类，即主观因素和客观因素。 　　1、主观因素 　　（1）思想认识不足，重视程度不够。一些工作人员对公文质量的重要性认识不足，写作时自以为是、东拼西凑、应付差事；校对时马虎从事、只求数量不求质量。这样，公文质量不高就不可避免了。 　　（2）起草过程简单，缺乏必要的思考和斟酌。一篇好的公文是在认真思考、精心草拟、反复修改的基础上形成的。而现实情况是，一些拟稿人在接受任务后既不列提纲又不打草稿，而是自由发挥，草率而就；有的自我感觉良好，不善于主动请教别人，这些由“一家之言”和”一孔之见“形成的公文，自然不能与凝结集体智慧，经过反复揣摩提炼而成的佳作相比，其质量自然也就难以保证了。 　　(3)审核把关不严，助长了不良文风。公文文稿形成之后，一般要经过有关领导和部门层层把关、修改和审核。但在实际操作中，有的部门和领导或碍于面子，或限于水平，常常对文稿审核不严，敷衍了事，使本应精研细改、反复推敲、分口把关的核稿制度形同虚设。这些现象势必造成公文质量的低下。 　　2、客观因素 　　（1）部分领导业务不精，文秘人员素质不高，导致公文质量低下。有些文秘人员从事办公室工作时间较短，对办公室工作不熟悉，特别是对公文处理方面的业务知识知之甚少，以致影响了公文质量；部分领导业务不精，对公文把关不严，不能善始善终地把好每一道关，致使公文出现了纰漏。公文学是一门具有专门研究领域及其内在规律的独立的社会科学。文件起草和审核人员对公文写作知识知之不多或一知半解，对公文的特点、写作方法与技巧掌握不多，直接导致了公文质量低下。 　　（2）办公和文印设备落后，制约了公