酒店会议接待演示教学.pptVIP

 主讲课程: 酒店如何做好会议接待工作   第二讲：会议接待的基本内容 接待对象和接待缘由 接待日程 接待责任 第三讲：会议的筹备工作 1、根据会议规模，确定接待规格 2、发放会议通知和会议日程 ※会议通知必须写明会议负责人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加人数、会务费、联系方式等内容。 ※会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是酒店所有部门了解会议情况的重要依据。 3、选择会场。要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到以下标准： 第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。” 第二：附属设施要齐全。营销经理一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、音响等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会为酒店带来损失。 4、会场的布置 会场的布置包括： 会场四周的装饰和座席的配置 根据会议内容，在场内悬挂条幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花； 桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。 坐席的配置要适合会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： 有事干了 蚂蚁和大象结婚不久，大象就死了。蚂蚁一边 埋大象，一边痛哭：“亲爱的，你怎么这么早就去了， 我这辈子不干别的，就埋你了！” 圆桌型（回字型）：这种形式适于10-20人左右的会议。 口字型：使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。 课桌型：这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议。 5、会前检查 这是对在准备工作阶段考虑不周或不 落实的地方进行的补救。比如检查音响、文件、条幅等是否准备齐全。 6、提前进入接待岗位 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位，并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位： 签 引 接 到 座 待 四、会议中的服务礼仪 会议进行中的服务要做到： 稳重 大方 敏捷 及时 倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。倒水时动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能放在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开杯盖，右手持水壶，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能心动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。 其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这时音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布颁发荣誉证书，组织人员应迅速将受将人员排好队， 礼仪小姐把领导从主坐席上引出来，另 有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁 发给受将者。为使会场上的活动有条不 紊，必要时应将有关人员组织起来进行 模拟训练，避免会场上出现混乱。 微笑，是世界共通的语言; 和睦，是待人接物的根本。