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浅述商业银行办公室管理工作 　　当前，商业银行之间争夺市场、争夺客户、争夺人才的竞争更加激烈，商业银行的经营方式更加灵活多样，产品与服务日益繁多，这对商业银行的各项管理工作也提出了新的要求。因此，商业银行办公室必须进一步转变自身的工作职能，从偏重于简单的办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；从单纯的收发传递信息转变为综合处理信息；从单纯凭借老经验办事转变为实行科学化管理；从适应被动服务转变为力争主动服务；从以对内服务为主转变为兼顾对内服务与对外服务；从封闭状态转变为开放状态，不断加强纵向联系和横向联系。 　　一、抓住四个重点 　　通常，一家商业银行办公室管理工作主要包括四个方面，即：秘书工作、研究与开发工作、内部信息宣传工作及服务工作。做好办公室管理工作的关键在于抓住这四个重点开展各项工作。 　　（一）关于秘书工作。办公室的秘书工作主要包括三件事情，即办文、办事和办会。 　　办文：办文工作涉及收发文件、公文核稿、各种材料撰写、机要和档案等各项工作。为了确保商业银行内部公文运转渠道畅通，办公室首先要做好办文工作。要根据实际情况拟订工作计划，充分体现本行的特点，做到文字简练，结构合理，目标明确，措施得力，针对性强又便于操作；要实现公文工作的规范化、制度化和科学化，努力提高公文质量，使公文工作的各个程序和环节符合现代商业银行的工作标准和要求；要按照行长的有关意见和要求组织起草讲话稿或讲话提纲，做到观点准确鲜明，论证严密，数据准确，资料丰富，并符合有关领导的文化素养、年龄甚至性格习惯等；要做好有关公文的档案保管工作，提高档案的有效利用率；要做好与公文运转相关的机要工作，保全商业银行的各项秘密。 　　办事：办公室要协助行领导做好各项调查研究工作，帮助行领导安排日常的工作，协助各部门更好地协同工作，并对行领导安排的有关事项进行督办，保证全行各类重要的经营管理思想和举措能够得到有效地贯彻执行。 　　办会：办公室要安排好全行各项综合性会议的计划，对例行会议和重要的综合性大会区别管理，并做好与会议有关的各项文字工作。由于秘书工作通常比较繁杂、琐碎，因此，实行办公自动化，提高秘书工作的质量和效率就显得非常重要。 　　（二）关于研究和开发工作。要通过做好研究工作来帮助行领导和各有关业务部门提高决策水平和管理水平。办公室要立足于为业务第一线服务，研究新业务的品种开发，分析和研究银行业务决策、经营和管理规程以及资源的合理使用等，为行长的决策提供科学依据。要进行动态研究，了解本行业务的发展变化情况，了解本行员工的思想动态，了解本行产品的优势与劣势，了解客户的需求与心声，了解同业的措施与行动。要随时接受行长的研究课题，针对管理中的难题、决策中的疑点、业务经营中的困难等问题进行深入研究，并形成各种研究报告，供行领导和各部门进行决策时使用。在研究过程中，要采用走访研究、查询研究机构、向客户成员发送征询意见表等多种方式，通过历史的、同业的、内部的数据，进行比较、分析研究。要丰富研究内容，既要开展对外经营方面的专题研究，关注产品、客户、行业的发展动向，也要开展内部管理方面的专题研究，关注人力资源管理、后勤管理、安全管理等多个专题。 　　要通过产品开发工作来提高商业银行的核心竞争力。新产品开发是商业银行不断提高其创新能力的重要方面，也是商业银行在激烈的金融竞争中获得胜利的必要条件之一。新产品开发的水平显示了企业在产品创新方面的能力，也代表了企业对于市场变化、客户需求的了解和把握程度。在产品开发工作方面，办公室首先要牵头提出本行的新产品开发工作设想，推动全行根据商业银行目前的现状，明确产品开发的定位，坚持有所为有所不为，以推动全行的新产品开发工作。其次，要推动全行形成有效的组织安排。要根据商业银行的实际情况，牵头成立商业银行新产品开发委员会，负责产品开发业务的规划、协调和重大金融创新项目的决策；要明确新产品开发的工作流程和各部门职责，保证新产品开发全过程顺利运行；要迅速组织各部门开展各项核心业务产品的调研工作，深入了解本行现有的各项产品的优势和存在问题，并从调研中抓住优势产品，以点带面，推动新产品开发工作。最后，要加强对金融创新的计划、组织和协调，完善新产品开发的有关制度、程序和办法，并加强对各有关部门金融创新、开发效率、产品质量等的激励和考核。 　　（三）关于内部信息和宣传工作。1.要做好信息工作，为科学决策提供坚实的基础。充足的信息是决策的基础。办公室要做好四个方面的工作，及时向行长及有关部门提供各种适用信息。掌握信息：既要注重各种外部信息资源，又要有效利用各种内部信息资源，动员全行员工利用跑客户、参加会议、出差、培训、调研、外购信息等各种方式搜集信息，从而形成快捷、灵敏的信息搜集机制。处理信息：要将从各种信息渠道取得的信息进行科学过滤，并将