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关于学校外事档案管理工作思考 　　[摘 要]外事档案管理成为学校外事工作的一项重要内容，本文介绍了外事档案内容的分类，分析了当前学校外事档案管理中存在的突出问题，并提出了有助于提升学校外事档案管理水平的建议。 　　[关键词]外事档案；管理，分类；问题；建议 　　中图分类号：G271；G647.24 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）27-0186-01 　　自从2004年首届中国―东盟博览会在中国南宁成功举办，在随后的十多年时间里，广西许多学校与东盟10国的交流活动日益频繁，外事档案的数量也随之增大，内容不断丰富。外事档案是各学校外事工作的重要写照及凭证，在学校对外交流、教学和科研活动中起着重要作用，其重要性日益受到普遍关注，外事档案管理的水平将直接体现出学校档案管理水平，其重要性是不可轻视的。 　　1 外事档案内容的分类 　　凡是学校与外国学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料均属外事档案。目前学校的外事档案内容主要包括外事综合类、出国（境）类、来校类、国际合作与会议类、外国留学生工作类等方面的文件材料[1]。 　　（1）综合类：上级关于外事工作的文件材料，学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等，外事工作统计报表等，外事工作会议材料，聘用、续聘有关专家材料。 　　（2）出国（境）类：上级对出国（境）人员的有关文件材料、国际学术会议论文、投寄国外的学术论文、出国（境）人员考察、访问材料，出国（境）讲学、研究人员有关资料，出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）、国际比赛、竞赛。 　　（3）来校类：上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件，外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料，外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料，来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料，国际比赛、竞赛。 　　（4）国际合作与会议类：中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录，本校完成的国际合作项目、成果等材料，合作办学材料，合作项目中国外单位完成项目、成果等材料，授予外籍人员名誉称号的材料，双方互赠的礼品、纪念品，国际会议的有关材料。 　　（5）外国留学生工作类：录取审批材料，学籍登记表、学籍卡片，教学计划、大纲、安排，学习情况、成绩及评语，学位论文及学位证书复印件，学生名册，学术去向及有关材料。 　　2 外事档案管理存在的问题 　　学校外事档案具有国际性与涉外性、语种的多样性与专业性、内容的广泛性与阶段性等特点[2]，目前学校外事档案管理工作中尚存在一些不足之处，主要表现在以下几个方面。 　　（1）外事档案管理制度不够完善 　　目前一些学校对外事档案管理不够重视，外事档案管理制度不?蛲晟啤Ｑ?校内没有设置专门的外事档案管理人员，外事档案管理常常由外事部门的工作人员兼任。随着工作增多，外事工作人员工作量加大，无暇顾及外事档案的收集、积累、归档和管理，导致很多外事活动结束后形成的档案仅是简单的汇总存放，未真正形成有效的归档立卷。而有些学校虽有专门的档案管理人员，但对外事档案管理没有形成规范化的工作程序，该收哪些材料不明确，对外事部门提交的档案材料给多少收多少，常常遗漏一些重要的材料等等。 　　（2）管理手段落后，信息化程度较低 　　近年来网络信息发展迅猛，档案管理人员可以利用计算机对文档进行快速、安全、全面的分类和整理，还可以提高人们查询内容时的效率，节省查询时间，精确查询内容，提高其工作质量。但很多学校外事档案的收集、整理、归档等工作仍停留在简单的手工操作，档案信息的储存方式主要靠书籍纸张打印保存，这种原始的存储方式不仅效率低，而且纸张还具有不易保存的缺点。这种手工档案分类的操作方式已不能满足当今外事档案的管理，信息化程度偏低也严重影响了外事档案信息资源的共享和利用，制约了学校外事工作的发展。 　　（3）档案管理人员专业素质偏低 　　外事档案的来源和内容广泛，尤其与东盟十国交流形成的外事档案描述形式具有多语言性，不能保证所有档案材料都有中文译本，而且随着电子档案管理系统普及率越来越高，这对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。我国外事档案管理专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，有一部分人员文化程度较低，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，管理队伍中尤其缺乏兼备外事背景、外语能力、档案管理的专业人员。 　　3 提升学校外事档案管理水平的建议 　　针对学校外事档案管理工作中存在的不足之处，以下从思想服务意识?p档案管理制度、管理信息化以及人员队伍建设等方面提出几点具有参考性的建议，促使学校外事档案管理工作向良