大型活动策划及管理6.pptVIP

第五讲 大型活动运作（一） 第四讲 展会现场管理 重点: 会展开幕现场策划内容 会展现场布展和参展管理的注意事项 统计参观观众 风险、安全管理 第一节 会展开幕现场策划与管理 开幕式： 制造气氛、扩大影响、提高展会知名度、 吸引观众 －－　任务繁重　－－ 第一节 会展开幕现场策划与管理 一、展会现场布置 二、ＶＩＰ接待 三、媒体的接待和管理 四、展会开幕 五、开幕酒会策划 一、现场布置： 布置开幕现场 (1)如果展会开幕式在展馆外广场举行 (2)在展馆序幕大厅 嘉宾休息室、会客室、现场服务中 心、咨询中心等 二、ＶＩＰ接待： 协会高层官员、公司总经理、名人演讲者、重要的赞助商、著名艺人、领导人等 宣传作用、购买、建议等 酒店接待 坐席排位 解说、翻译等 安全管理 三、媒体接待与管理： 新闻中心　新闻发布会 专业媒体、大众媒体 四、展会开幕： 第一节 会展开幕现场策划与管理 1、开幕时间和地点 当地交通、气候、工作习惯等；避免时间过长。 2、开幕式讲话稿和新闻通稿 选题定位恰当；内容全面系统 3、开幕方式的确定 礼炮、嘉宾剪彩、领导讲话等 4、嘉宾讲话 注意句子归纳，节省鼓掌时间 五、开幕酒会策划： 酒店 时间 人员范围 方式 第二节 会展布展与现场服务 会展现场工作： 从会展现场布置开始，包括会展举办期间到最后会展闭幕这一段时间，对所有事物的组织管理工作。 “办展就是做服务” 第二节 会展布展与现场服务 1、办展机构现场管理 2、参展商的现场管理工作 3、撤展管理 1、办展机构现场管理 （1）展会现场布置 布展： -- 办展机构： 布置展会现场环境； 协调参展商的现场搭建、陈列等； 在工商、消防、海关等部门备案； 展位协调管理 1、办展机构现场管理 （2）展会注册与入场管理 --- 注册登记 注册表、登记柜台、“请赐名片” 、分类登记 --- 展会入场 身份代表证 1、办展机构现场管理 （3）展会证件与门票管理 目的：维持秩序，保证展出效果 --- 参展商证 --- 筹（撤）展证 --- 专业观众证 --- 贵宾证 --- 媒体证 --- 工作人员证 --- 车证 1、办展机构现场管理 （4）展会设备设施管理 各种租赁服务 签订合同 责任明晰 1、办展机构现场管理 （5）安全管理 消防安全 人员安全 展品安全 公共安全 1、办展机构现场管理 （6）展会现场的知识产权保护工作 “知识产权保护办公室” 侵权投诉 1、办展机构现场管理 （7）展会现场的相关活动管理 会议、比赛、表演 （8）展会现场的其他服务 商务、餐饮、清洁等 2、参展商的现场管理工作 （1）布展 参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭建、布置和将展品陈列在展位上的系列工作。 一般，展位搭建工作由承建商完成，参展商主要负责陈列展品。 2、参展商的现场管理工作 （2）配备展台的工作人员 现场管理目的： 　通过展台工作人员接待、宣传、产品介绍以及贸易洽谈等工作，与客户签订合同，销售产品。 2、参展商的现场管理工作 2、参展商的现场管理工作 A、配备人员的数量 展位所需工作人员数量 每小时与会者人数 = 每个工作人员每小时可以接待的人数 C、工作人员的标准： P（People） --- 以人为本 E（Enthusiastic）--- 友好热情 O（Observe）--- 善于观察 P（Production）--- 产品知识丰富 L（Listener）--- 好的聆听者 E（Earnest）--- 设身处地为客户着想 较强的业务知识 有一定的展览工作经验 有决断能力，能够胜任工作 有领导、鼓舞士气的能力 有组织、处理紧急事务的技巧 处事沉着、善于表达 有责任心、协作精神和集体感 能够谈判、善于协调 积极的工作态度和工作技巧 穿着整齐、举止端庄 （3）展台接待 普通观众 vs 潜在客户 （4）贸易洽谈 赢得新客户、留住老客户 （5）情况记录 展览跟踪评估工作的主要依据 收集名片、使用登记簿、记录表格、 电子记录等方式 （6）其他相关宣传推广活动 展览表演、观众竞赛等 重点拜访目标客户与潜在客户 行业交流活动 （7）信息收集工作 客户信息、市场信息 交换信息资料，寻求合作发展机会 （8）细节管理注意事项 A、展位应考虑设有隐蔽的洽谈地方 B、展位的清洁工作 C、善于利用组合式展览用具 D、展位的防盗及安全工作 3、撤展管理 展位拆除、参展商租用展具的退还、参展商展品的处理和回运、展品出馆控制、展场清